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Start in die Selbstständigkeit Umsatzsteuer und Vorsteuer: Das sollten Gründer wissen

Existenzgründer müssen sich oft schon vor dem Start in die Selbstständigkeit mit der Umsatzsteuer auseinandersetzen. Dabei gibt es zahlreiche Besonderheiten zu beachten. Das Wichtigste im Überblick.

Das Thema Umsatzsteuer beginnt für Gründer eines Handwerksbetriebs nicht erst mit der Gewerbeanmeldung, sondern schon Monate und Jahre zuvor. Denn bereits in der Planungsphase zur Existenzgründung fallen Gründern in spe bereits erste Ausgaben an, die mit Umsatzsteuer belastet sind. Nach der Gewerbeanmeldung und meist noch vor dem Start der Handwerkerleistungen stellt der Gründer mit gezielten Angaben im Gründerfragebogen des Finanzamts die Weichen für die Umsatzsteuer. Hier die wichtigsten Infos für Existenzgründer zur Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Planungsphase

Haben Sie noch kein Gewerbe angemeldet, sondern befinden sich noch in der Planungsphase, sollten Sie alle Belege zu Ausgaben im Zusammenhang mit der geplanten Gründung sammeln. Das hat den Grund, dass Sie dem Finanzamt diese Ausgaben in Ihrer Einkommensteuererklärung als vorweg­genommene Betriebsausgaben ­präsentieren dürfen. Das bedeutet dann auch, dass Ihnen ein Vorsteuerabzug zusteht, sollten Sie im Besitz einer Rechnung sein, in der Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Typische Ausgaben, für die Sie eine Vorsteuererstattung noch vor der Gründung beantragen dürfen: Ausgaben für Fachliteratur, für Beratung durch den Steuerberater oder Rechtsanwalt oder für Besuche von Seminaren und Gründermessen.

Tipp: Halten Sie zu jeder Ausgabe, für die Sie im Vorfeld der Gründung eine Vorsteuererstattung beantragen, schriftlich fest, warum diese Ausgabe im Zusammenhang mit der geplanten Gründung angefallen ist. Das ist wichtig, wenn die Gründung aus welchen Gründen auch immer scheitert. Denn das Finanzamt darf die Vorsteuererstattung dann nicht mehr rückwirkend zurückverlangen.

Gründerfragebogen

Melden Sie ein Gewerbe bei der Gemeinde für Ihren Handwerksbetrieb an, schickt die Gemeinde postwendend ein Exemplar dieser Anmeldung dem für Sie zuständigen ­Finanzamt. Das ­Finanzamt schickt Ihnen dann einen Gründerfragenbogen zu, in dem Sie wichtige umsatzsteuerliche Aussagen treffen müssen.

Aussage 1 – Kleinunternehmer: Die erste Aussage, die Sie treffen müssen, ist die Aussage, ob Sie umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG eingestuft werden wollen oder nicht. Kleinunternehmer bedeutet, dass Sie in den Rechnungen an Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen und im Gegenzug auch keinen Anspruch auf Vorsteuererstattung haben. Die Kleinunternehmerregelung ist immer dann interessant, wenn Sie in den ersten Jahren kaum nennenswerte Investitionen haben. Die Kleinunternehmerschaft können Sie beantragen, wenn die Umsätze im Gründungsjahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Das Finanzamt erwartet von Ihnen eine Schätzung des Umsatzes im Gründungsjahr. Doch aufgepasst: Wer hier euphorisch zu hohe Umsätze einkalkuliert, kann selbst bei Umsätzen von unter 50.000 Euro im Gründungsjahr den Anspruch auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung verlieren. Der Grund: Das Finanzamt rechnet die von Ihnen im Gründerfragebogen kalkulierten Umsätze auf zwölf Monate hoch.

Beispiel: Sie gründen zum 1. Oktober 2019 Ihren Handwerksbetrieb und geben an, von Oktober bis Dezember voraussichtlich 20.000 Euro Umsatz zu machen. Folge: Das Finanzamt rechnet diese 20.000 Euro auf 12 Monate hoch, was einen Jahresumsatz von 80.000 Euro (20.000 Euro : 3 Monate × 12 Monate) entspricht. Da die 50.000-Euro-Grenze im Gründungsjahr überschritten wird, scheidet die Einstufung als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer aus.

Tipp: Möchten Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren und wissen noch nicht genau, wie die Geschäfte laufen und wie hoch die Umsätze dabei ausfallen, kalkulieren Sie die Umsätze eher pessimistisch niedrig. Das könnte die Anwendung der Kleinunternehmerregelung im Gründungsjahr ermöglichen.

Aussage 2 – Antrag auf Ist-­Besteuerung: Normalerweise gilt bei der Umsatzsteuer das Soll-Prinzip. Das bedeutet, dass für erbrachte Leistungen Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden muss, sobald die Leistungen ausgeführt sind. Wann der Kunde die Rechnung bezahlt, ist egal. Das führt in der Praxis oftmals dazu, dass Unternehmer die Umsatzsteuer vorfinanzieren müssen, bis der Kunde endlich bezahlt. Deshalb können Unternehmer, deren Vorjahresumsatz nicht über 500.000 Euro lag, beim Finanzamt die Ist-Besteuerung beantragen. Hier wird die Umsatzsteuer erst bei Begleichung der Rechnung durch den Kunden zur Zahlung ans Finanzamt fällig. Doch auch hier gilt für Existenzgründer eine Besonderheit. Der von Ihnen kalkulierte Umsatz im Gründerfragenbogen wird auch für die Frage der Ist-Besteuerung auf 12 Monate hochgerechnet.

Beispiel: Sie haben im Juli einen Handwerksbetrieb gegründet und beantragen im Gründerfragebogen die Ist-Besteuerung. Sie kalkulieren die Umsätze für das Erstjahr optimistisch mit 300.000 Euro. Das Finanzamt kommt dadurch auf einen Jahresumsatz von 720.000 Euro (300.000 Euro : 5 Monate × 12 Monate). Folge: Das Finanzamt lehnt Ihren Antrag auf Ist-Besteuerung ab.

Tipp: Auch hier gilt: Ist völlig ungewiss, wie hoch die Umsätze im Erstjahr tatsächlich ausfallen werden, sollten Sie sehr pessimistische Zahlen im Gründerfragebogen eintragen. Die Angaben müssen aber ehrlich sein. Haben Sie also bereits einen Großauftrag abgeschlossen, müssen Sie diese hieraus im Erstjahr erzielbaren Umsätze einkalkulieren.

Aussage 3 – Umsatzsteuer-­Identifikationsnummer: Im Fragebogen des Finanzamts werden Sie auch danach gefragt, ob Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen. Im Zweifel sollten Sie diese Frage bejahen, weil Ihnen dann zeitnah vom Bundeszentralamt für ­Finanzen die USt-IdNr. zugeschickt wird. Verneinen Sie die Frage und benötigen Sie die USt-IdNr. später doch wegen eines Umsatzes mit einem im Ausland ansässigen Kunden, müssen Sie sich selbst an das Bundeszentralamt wenden. Den Zeitaufwand können Sie sich sparen, indem Sie im Gründerfragebogen die Zuteilung einer USt-IdNr. beantragen.

Umsatzsteuervoranmeldung

Existenzgründer machen erfahrungsgemäß steuerlich die meisten Fehler. Deshalb müssen Gründer unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze stets monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Das Finanzamt möchte dadurch zum einen Fehler und zum anderen Manipulationen durch zu hohe Vorsteuererstattungen schnell erkennen und abstellen. Erst nach zwei Jahren entscheidet das Finanzamt aufgrund des Vorjahresumsatzes, ob der Gründer ab dem dritten Jahr seine Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich, vierteljährlich oder bei sehr niedrigen Umsätzen sogar nur einmal im Jahr in der Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen muss.

Tipp: Um zu verhindern, dass das Finanzamt wegen hoher Vorsteuern aus Anfangsinvestitionen ständig einen Umsatzsteuerprüfer schickt, der bei Ihnen vor Ort die Vorsteuerbelege prüft, sollten Sie zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung freiwillig die Rechnungen mit Beträgen ab 5.000 Euro als Kopie ans Finanzamt schicken. Das erspart Ihnen viel Zeit für die Betreuung der Prüfer bzw. für die Beantwortung schriftlicher Rückfragen durch das Finanzamt.

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