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Steuertipp Übernachtungskosten steuerfrei erstatten: So geht´s

Befindet sich Ihr Angestellter auf einer Dienstreise und muss auswärts übernachten, können Sie als Arbeitgeber seine Übernachtungskosten pauschal und damit steuerfrei erstatten. Das bedeutet: Selbst wenn der Arbeitnehmer bei Verwandten geschlafen hat und ihm gar keine Übernachtungskosten entstanden sind, können Sie die Übernachtungskosten pauschal und steuerfrei erstatten.

Ohne Nachweis der tatsächlichen Übernachtungskosten können Sie Ihrem Mitarbeiter pro Tag pauschal 20 Euro bezahlen, ohne dass dafür Steuern und Sozialabgaben fällig werden (R 9.7 Abs. 3 Satz 1 Lohnsteuerrichtlinien). Findet die Dienstreise im Ausland statt, können Sie sogar höhere Pauschbeträge steuerfrei erstatten. Die Pauschbeträge bei Auslandsreisen für das Jahr 2018 finden Sie hier.

Bei einer mehrtägigen Dienstreise kann zwischen der Erstattung nach Einzelnachweis und der Erstattung nach Pauschale gewechselt werden.

Beispiel: Ihr Arbeitnehmer befindet sich auf Dienstreise. Zwei Tage übernachtet er im Hotel (Hotelrechnung ohne Verpflegung 120 Euro), die anderen drei Tage schläft er bei einem Freund. Folge: Sie können Ihrem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten in Höhe von 180 Euro steuer- und abgabenfrei erstatten (Zwei Übernachtungskosten im Hotel mit Nachweis 120 Euro und drei Übernachtungen ohne Nachweis 60 Euro).

Steuertipp: Erstatten Sie Ihrem Mitarbeiter die Übernachtungskosten nicht, kann er diese Kosten in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. In diesem Fall kann er jedoch keine Pauschalen angeben, sondern nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Übernachtungskosten. dhz

Weitere Steuertipps finden Sie im DHZ-Steuerarchiv

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