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Erfolgreich präsentieren Tipps und Tricks für Powerpoint-Einsteiger

Für Präsentationen hat sich Powerpoint etabliert. Die Software bietet eine Menge Vorteile im Vergleich zu pdf, Word oder anderen Dateiformaten und Präsentationsprogrammen. Wie nutzt man Powerpoint effektiv für gelungene Präsentationen? Die besten Tipps für Einsteiger.

Um mit Powerpoint zu arbeiten benötigen Sie natürlich zuerst die Software auf Ihrem PC und/oder Laptop. Powerpoint ist im Office 365 Paket von Windows enthalten. Privatanwender können dieses Paket für etwa 7,00 Euro pro Monat oder für rund 69,00 Euro pro Jahr lizensieren. Für Businesskunden fallen die Kosten höher aus. Wer Powerpoint geschäftlich nutzen möchte, sollten auf jeden Fall eine Lizenzberatung von Microsoft in Anspruch nehmen.

Wenn Sie Powerpoint zum ersten Mal öffnen, lassen Sie sich nicht durch die Vielzahl der Optionen irritieren. Sie benötigen davon meist nur sehr wenige. Ein entscheidender Vorteil von Powerpoint ist die Ähnlichkeit vieler Funktionen mit Word. So fällt es leichter, sich am Anfang zurechtzufinden. Die Symbole für die Formatierung von Text werden Sie beispielsweise kennen und intuitiv korrekt verwenden. Um die nachfolgenden Powerpoint-Funktionen zu erlernen, sollten Sie diese stets direkt am PC ausprobieren. Dann behalten Sie die Funktionen besser im Gedächtnis.

Wie richte ich eine Masterfolie ein?

Das Grundprinzip von Powerpoint besteht darin, das man Textfelder und Grafiken frei auf einer Präsentationsfolie herumschieben kann, bis einem die Anordnung gefällt. Zeit sparen kann man, indem man zuvor Musterfolien mit widerkehrenden Elementen einrichtet. Drücken Sie dafür im Menu auf "Ansicht" und dann auf "Folienmaster". Wenn Sie jetzt beispielweise Ihr Logo oben rechts platzieren, wird es auf jeder weiteren Folie immer genau dort zu sehen sein. Wenn Sie die Masterfolie fertig haben, klicken Sie rechts auf "Masteransicht schließen." Jetzt sind Sie wieder im normalen Arbeitsmodus.

Diesen Arbeitsmodus, erreichen Sie immer, indem Sie oben auf "Start" im Menu klicken. Links auf dem Bildschirm sehen Sie dann alle Folien, und im großen Fenster rechts die Folie, welche Sie gerade bearbeiten. Das linke Menu ist sehr praktisch. Sie können hier einzelne Folien mit der Maus verschieben und so die Reihenfolge der Folien ändern. Beispielsweise scheiben Sie die Folie Nummer 7 auf Position 3. Mit der rechten Maustaste können Sie jederzeit neue leere Folien an jeder beliebigen Position der Präsentation einfügen. Fehler lassen sich auch korrigieren. Ganz oben über dem Menu direkt neben dem Diskettensymbol finden Sie stets zwei Pfeile. Damit können Sie Arbeitsschritte rückgängig machen. Genauso wie bei Word.

Wie gestalte ich die Folien am besten?

Meistens werden Sie im großen Fenster rechts arbeiten und Folien gestalten. Unter dem Menupunkt "Start / Layout" wählen Sie hierfür zuerst die gewünschte Vorlage. Es gibt vorgefertigte Layouts für Titelfolien, für Gegenüberstellungen für Medienfolien oder auch einfach eine komplett leere Folie. Eigene Textfelder setzen Sie, indem Sie auf "Bearbeiten" und dann auf "Textfeld" klicken. Sie benötigen solche Textfelder immer dann, wenn Sie Texte platzieren wollen. Schreiben Sie einfach Ihren Text in das Feld und schieben Sie anschließend das Textfeld an die richtige Position. Sie können die Textfelder auch jederzeit mit der Maus vergrößern oder verkleinern. Ein wenig Übung und schon haben Sie das Prinzip verstanden.

Wie füge ich Grafiken und Videos ein?

In die Textfelder können Sie auch Videos und Grafiken einfügen. Dies machen Sie, indem Sie auf "Bearbeiten" gehen und dann auf "Medien". Eine andere Variante Videos und Grafiken einzufügen finden Sie, indem Sie eine entsprechende Medienfolie auswählen. Gehen Sie dafür ebenfalls unter "Start" auf "Neue Folie" oder "Layout". Einige der dort angebotenen Folien haben kleine Symbole in der Mitte. Wenn Sie solche Folien auswählen, brauchen Sie nur noch die entsprechenden Symbole anzuklicken um Videos, Clip Arts oder Illustrationen einzubinden. Wollen Sie beispielsweise ein Video einfügen, klicken Sie auf die Filmrolle. Dafür müssen Sie den Film als mp4 oder mp3 Datei auf einem  angeschlossenen Datenträger parat haben. Sie können die Videos oder Grafiken später beliebig verkleinern oder vergrößern. Ziehen Sie dafür einfach mit der Maus an den Rändern.

Powerpoint startet immer im Querformat. Wenn Sie eine hochformatige Präsentation erstellen möchten, dann klicken Sie auf "Entwurf" und dann auf "Folienausrichtung". Bedenken Sie aber, dass ein hochformatiges Layout für Präsentationen am Beamer nicht gut geeignet ist.

Wie starte ich die Präsentation?

Wenn sie eine Präsentation starten möchten, klicken Sie entweder ganz unten in der Fußleiste auf das Monitor-Symbol oder oben im Menupunkt Bildschirmpräsentation links auf "von Beginn an" oder "ab aktueller Folie". Ab sofort sehen Sie dann nur noch die gesamte Folie auf dem Bildschirm. Wenn sie einen Beamer angeschlossen haben, zeigt auch dieser jetzt die Folie jeweils komplett ohne störende Programmfunktionen. Wie Fernsehen quasi. Umblättern tun Sie mit den Pfeiltasten auf der Tastatur. Oder mit einem Presenter.

Eine sehr praktische Sache ist die Referentenansicht. Sie finden diese Funktion ganz rechts unter "Bildschirmpräsentation". Wenn Sie die Referentenansicht aktivieren, dann können Sie auf Ihrem Monitor bereits die nächste Folie sehen. Ihre Zuschauer sehen aber jeweils in voller Größe nur die aktuelle Folie. Beenden können Sie jede Präsentation ganz einfach, indem Sie die Escape Taste (ESC) drücken. Sie befindet sich ganz links oben auf ihrer Tastatur. .

Im Grunde könnten Sie jetzt schon loslegen. Gestalten Sie am probeweise 2-3 Folien und starten Sie eine Präsentation. Ihre Präsentationen können Sie auch im pdf-Format speichern. Integrierte Videos sollten Sie vorher aber löschen. Speichern Sie also eine Kopie der Präsentation ohne Videos und speichern Sie diese als pdf. Das Speichern als pdf hat den Vorteil, dass Sie diese Dateien leichter per Mail versenden oder auf einem USB-Stick speichern können, weil sie kleiner sind. Klicken Sie dafür auf "Datei" und dann auf "Als Adobe pdf speichern". Sie können auch direkt aus Powerpoint drucken. Dafür klicken Sie auf "Start" und dann auf "drucken".

Wo werden Powerpoint-Präsentationen gespeichert?

Powerpoint speichert Ihre Präsentationen übrigens standardmäßig im Ordner "meine Dokumente", wenn Sie nicht "speichern unter" sondern nur das Diskettensymbol wählen.

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Kommentare

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Hanschke, Norbert

Was ist mit Open Office?

Open Office hat auch eine Präsentationsoftware!
Kann man damit nicht das gleiche machen, zumal Sie kostenlos ist bzw. für 10,-€ im Elekronikmarkt zu bekommen ist?!