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Steuertipp Steuerrisiko bei Betriebsprüfungen: Fehlende Aufzeichnung von E-Mails

Eigentlich sollte man meinen, dass sich Betriebsprüfer des Finanzamts nur den Zahlen der Buchhaltung und der Steuererklärung widmen. Doch beim Datenzugriff werden zum Teil auch E-Mails vom Prüfer angefordert. Wenn diese nicht aufbewahrt wurden, drohen schlimmstenfalls steuerliche Sanktionen.

Bei einer vom Finanzamt angeordneten Betriebsprüfung hat der Prüfer das Recht auf digitalen Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Es gibt insgesamt drei Zugriffsmöglichkeiten:

  1. Der Prüfer lässt sich einen Direktzugriff auf die Buchhaltungssoftware geben und wertet diese aus.
  2. Der Prüfer lässt sich einen auswertbaren Datenträger mit den Buchhaltungsdaten aushändigen und wertet diesen mit der Finanzamts-Software IDEA aus.
  3. Der Prüfer wählt eine Mischform und aus Zugriffsrecht 1 und 2 und lässt sich zusätzlich vom Unternehmer Daten aufbereiten.

Der digitale Datenzugriff besteht auf alle "steuerlich relevanten" digital aufzubewahrenden Unterlagen. Aufbewahrungspflichtig sind übrigens auch E-Mails. Diese sind Handels- und Geschäftsbriefen gleichzusetzen, die ebenfalls aufbewahrungspflichtig sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 Abgabenordnung).

Steuertipp: Fehlen steuerlich relevante E-Mails und kann der strittige Sachverhalt bei einer Prüfung des Finanzamts nicht geklärt werden, kann das schlimmstenfalls zu Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn führen. Inhaber von Handwerksbetrieben sollten deshalb Ihren Steuerberater oder Ihren IT-Fachmann darauf ansprechen, mit welchen Tools ein- und ausgehende E-Mails digital aufgezeichnet und aufbewahrt werden können. dhz

Im DHZ Steuerarchiv finden Sie noch mehr Steuertipps.

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