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Betriebsausgabenabzug sichern Steuerabzug: So muss das Arbeitszimmer aussehen

Haben Sie das Finanzamt davon überzeugen können, dass Sie für Ihr häusliches Arbeitszimmer die vollen Kosten oder zumindest bis zu 1.250 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben abziehen dürfen und haben die tatsächlich auf das Arbeitszimmer entfallenden Ausgaben ermittelt, müssen Sie eine Hürde nehmen. Denn das Finanzamt erwartet für ein häusliches Arbeitszimmer eine bestimmte Beschaffenheit.

Arbeitszimmer
Lage und Nutzung entscheidet: Für das häusliche Arbeitszimmer gibt es genaue Vorgaben. -

Damit Sie überhaupt einen Cent der Kosten des häuslichen Arbeitszimmers als Betriebsausgaben verbuchen können, müssen Sie nachweisen können, dass das Arbeitszimmer nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird.

Praxis-Tipp: Eine nahezu ausschließlich betriebliche Nutzung des Arbeitszimmers liegt vor, wenn Sie den Raum zu Hause mindestens zu 90 Prozent betrieblich nutzen. Bei Unterschreitung dieser Grenze, lässt das Finanzamt keinen Betriebsausgabenabzug. Auch nicht anteilig.

So weisen Sie die betriebliche Nutzung nach

Die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung können Sie gegenüber dem Finanzamt durch folgende Nachweise und schriftliche Stellungnahmen glaubhaft machen:

1 Führen Sie eine Art Tagebuch und halten Sie fest, zu welcher Zeit das Arbeitszimmer betrieblich, privat oder gar nicht genutzt wurde. Beträgt die Privatnutzung nicht mehr als zehn Prozent, steht dem Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer nichts im Weg.
2 Achten Sie darauf, dass Ihrem häuslichen Arbeitszimmer keine Gegenstände stehen, die für eine mehr als 10-prozentige Privatnutzung sprechen. Schädlich sind ein Bett, ein Laufband oder der einzige private Kleiderschrank im Arbeitszimmer.
3 Achten Sie darauf, dass das Arbeitszimmer kein Durchgangsraum ist, der ständig benutzt werden muss.
4 Das Arbeitszimmer muss räumlich von den anderen Räumen abgetrennt sein. Ein bloßer Raumteiler genügt nicht.
5 Schießen Sie jedes Jahr Fotos von Ihrem Arbeitszimmer und bewahren Sie diese bei Ihren Geschäftsunterlagen auf. Im Zweifel legen Sie diese Aufnahmen, die beweisen, dass in dem Arbeitszimmer keine privaten Gegenstände befinden, dem Finanzamt vor.

Tagebuch führen und Finanzamt überzeugen

Die Zweifel des Finanzamts lassen sich am besten ausräumen, in dem Sie jeden Tag eine Art Tagebuch führen, wie das Arbeitszimmer genutzt wurde. Zeichnen Sie hierzu Folgendes auf:

Tag der Nutzung (Datum) Grund der Nutzung Tätigkeitsbeschreibung Dauer der Nutzung
………….. ………….. ………….. …………..
………….. ………….. ………….. …………..

Führen Sie solche Aufzeichnungen, kann das Finanzamt die so nachgewiesene mindestens 90-prozentige Nutzung nicht widerlegen.

Lage des häuslichen Arbeitszimmers mit Bedacht wählen

Das Arbeitszimmer muss möglichst von der privaten Sphäre getrennt sein. Das setzt voraus, dass das häusliche Arbeitszimmer ein eigener, von den übrigen Räumen abgetrennter Raum ist. Handelt es sich bei dem Raum um ein Durchgangszimmer, gilt Folgendes:

  • Häufiger Durchgang: Muss das Arbeitszimmer immer durchquert werden, um in den Wohnbereich oder in die Küche zu kommen, ist die notwendige Trennung zur privaten Sphäre nicht erreicht. Folge: Selbst wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind, ist für einen solchen Raum der Betriebsausgabenabzug verloren.
  • Seltener Durchgang: Muss das Arbeitszimmer dagegen nur selten durchquert werden, etwa um ins Schlafzimmer zu gelangen, ist das für den Betriebsausgabenabzug rund ums häusliche Arbeitszimmer nicht schädlich.
Praxis-Tipp: In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob Handwerker für die zu Hause genutzte Arbeitsecke einen Betriebsausgabenabzug geltend machen können? Die Antwort lautet leider nein. Die Finanzämter erkennen Betriebsausgaben nur für Arbeitszimmer an, wenn es sich um abgeschlossene Räume handelt, in denen Sie keine privaten Arbeiten verrichten. Das ist bei einer Arbeitsecke leider nicht der Fall, weshalb ein Betriebsausgabenabzug abgelehnt wird (BFH, Beschluss v. 2.7.2012, Az. III B 243/11; veröffentlicht am 15.8.2012).

Bitten Sie um eine Überprüfung vor Ort

Lässt sich das Finanzamt einfach nicht davon überzeugen, dass es sich bei dem genutzten Raum zu Hause um ein betriebliches Arbeitszimmer handelt, sollten Sie das Finanzamt darum bitten, sich ein Bild vor Ort zu machen. Zu verlieren haben Sie zu diesem Zeitpunkt nichts mehr. Sie können nur gewinnen, in dem Sie den Prüfer des Finanzamts vor Ort davon überzeugen, dass die Beschaffenheit und die Lage des Arbeitszimmers für einen Betriebsausgabenabzug sprechen.

Praxis-Tipp: Beantragen Sie eine beim Finanzamt dazu eine betriebsnahe Veranlagung (BNV). Das bedeutet, dass sich das Finanzamt nur um den Sachverhalt "Arbeitszimmer" kümmert und keine umfassende Betriebsprüfung durchführt.

Keine Einschränkungen bei außerhäuslichem Arbeitszimmer

Die Einschränkungen beim Betriebsausgabenabzug gelten nur für Räume, die zum "häuslichen" Bereich gehören. Handelt es sich jedoch um ein "außerhäusliches" Arbeitszimmer, sind die Arbeitszimmerkosten in unbegrenzter Höhe absetzbar.

Ob separat angemietete Räume im selben Haus noch dem häuslichen Bereich zuzurechnen sind, hängt davon ab, ob durch die unmittelbare räumliche Nähe zur Privatwohnung eine innere, "häusliche" Verbindung mit der privaten Lebenssphäre begründet wird:

Wird eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus, z. B. ein Ein-Zimmer-Appartement, separat angemietet und als Arbeitszimmer genutzt, gehört sie zum privaten Bereich, wenn sie an die Privatwohnung unmittelbar angrenzt (BFH-Urteil vom 26.2.2003, BStBl. 2004 II S. 69).

Der Bundesfinanzhof hat in einem anderen Fall entschieden, dass eine zusätzlich angemietete Wohnung im Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses, die vollständig als Arbeitszimmer genutzt wird, ein "außerhäusliches" Arbeitszimmer ist. Mit der angenehmen Folge, dass die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar sind (BFH-Urteil vom 18.8.2005, VI R 39/04).

Praxis-Tipp: Aufgrund dieser Entscheidungen ist festzuhalten: Befindet sich die zusätzlich angemietete und als Arbeitszimmer genutzte Wohnung oder Räumlichkeit auf einer anderen Etage als die Privatwohnung, sind die Kosten wegen "Außerhäuslichkeit" in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten abziehbar.

Eine Checkliste zur Lage des häuslichen Arbeitszimmers finden Sie hier.>>>

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