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Das gilt für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner Sommerfest im Betrieb: Steuerlich clever feiern

Findet in Ihrem Betrieb in naher Zukunft ein Sommerfest für die Belegschaft sowie Kunden und Geschäftspartner statt, sollten Sie steuerlich clever planen. Denn überschreiten die Kosten je Arbeitnehmer mehr als 110 Euro, muss Lohnsteuer ans Finanzamt abgeführt werden und der Vorsteuerabzug kippt. Doch mit ein wenig Planung können diese steuerlich unerwünschten Folgen verhindert werden.

Grundsätze zur steuerlichen Behandlung des Sommerfests

Beim Sommerfest, an dem alle Mitarbeiter teilnehmen dürfen, handelt es sich steuerlich um eine Betriebsveranstaltung. Vor allem die folgenden Grundsätze sollten Betriebsinhaber auf dem Schirm haben (BMF, Schreiben v. 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001):

  • Betragen die Kosten je Arbeitnehmer mehr als 110 Euro, wird für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer fällig (110-Betrag = Freibetrag).
  • Überschreiten die Kosten je Arbeitnehmer anlässlich des Sommerfests mehr als 110 Euro, kippt die Vorsteuererstattung vom ersten Cent an (110-Betrag = Freigrenze).

Um die Kosten je Teilnehmer zu ermitteln, muss der Arbeitgeber die Gesamtkosten für das Sommerfest durch die Anzahl der „teilnehmenden“ Gäste geteilt werden. Darf ein Arbeitnehmer eine Begleitperson zum Feiern mitbringen, werden die Kosten der Begleitperson dem Arbeitnehmer zugerechnet.

Beispiel: Die Kosten für das Sommerfest inklusive Musikband betragen 3.000 Euro. An der Festivität sind 20 Arbeitnehmer eingeladen. Jeder Arbeitnehmer hat eine Begleitperson mitgebracht. Der Chef bringt seine Ehefrau mit. Eingeladen waren insgesamt 80 Personen.

Folge: Die Kosten betragen je Teilnehmer 71 Euro (Gesamtkosten 3.000 Euro : 42 Teilnehmer). Da jedem Arbeitnehmer die Kosten für die Begleitperson zuzurechnen sind, betragen die Kosten je Arbeitnehmer am Sommerfest also 142 Euro. Das führt dazu, dass 32 Euro wie Arbeitslohn behandelt werden müssen und Lohnsteuer dafür fällig wird. Der Vorsteuerabzug wird für die kompletten Kosten versagt.

Praxistipp

Wichtig zu wissen: Es zählt nicht die Anzahl der geladenen Gäste, sondern die Anzahl der tatsächlich am Sommerfest anwesenden Gäste. Bewahren Sie bei Ihren Geschäftsunterlagen also unbedingt eine Liste mit den geladenen Gästen und einer Liste mit denen tatsächlich feiernden Teilnehmern auf und legen Sie diese im Zweifel dem Finanzamt vor.

Kunden und Geschäftspartner einladen, um 110-Euro-Grenze zu unterschreiten

Liegen die Kosten für das Sommerfest nur knapp über 110 Euro je Arbeitnehmer, gibt es eine elegante Möglichkeit, um die 110-Euro-Grenze doch noch zu unterschreiten. Laden Sie einfach ein paar Kunden und Geschäftspartner zum Sommerfest ein. Die höhere Teilnehmerzahl sorgt für geringere Kosten für die einzelnen Teilnehmer und womöglich zur Unterschreitung der 110-Euro-Grenze.

Beispiel: in einem Betrieb sind zum Sommerfest 42 Gäste eingeplant. Die Gesamtkosten betragen 5.000 Euro und lassen sich nicht reduzieren.

Folge: Da in diesem Fall die Teilnehmerkosten 119 Euro betragen, würden die oben genannten steuerlichen Folgen greifen. Ausweg: Würden Sie nur vier weitere Gäste einladen, die dann auch wirklich kommen, liegen die Prokopfkosten der Gäste bei 108,69 Euro. Die Lohnsteuer wäre damit vom Tisch und die Vorsteuererstattung aus den Kosten für das Sommerfest gerettet.

Nehmen Kunden oder Geschäftspartner am Sommerfest teil, müssen die Prokopfkosten dieser Teilnehmer noch aufgeteilt werden. Der Teil, der auf die Bewirtung fällt, ist zur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Der verbleibende Betrag ist nicht als Betriebsausgabe abziehbar, wenn die Kosten netto über 35 Euro liegen (BMF, Schreiben v. 7.12.2016, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001; FinMin Schleswig-Holstein, Kurzinfo v. 26.11.2015, Nr. 2015/16).

Beispiel: Die Kosten am Sommerfest betragen 100 Euro pro Teilnehmer. In diesem Betrag stecken Bewirtungskosten von 50 Euro und Kosten für die Feier in Höhe von 50 Euro. Folge: Die Bewirtungskosten sind in Höhe von 35 Euro als Betriebsausgaben abziehbar. Die Vorsteuer für Bewirtungen gibt es zu 100 Prozent. Für die restlichen 50 Euro scheidet ein Betriebsausgabenabzug aus, weil steuerlich eine Zuwendung von mehr als 35 Euro vorliegt. Mit dem Betriebsausgabenabzug kippt auch die Vorsteuererstattung.

110-Euro-Regelung gilt nur für zwei Betriebsveranstaltungen

Die 110-Euro-Regelungen zur Lohnsteuer und zur Vorsteuererstattung gelten nur für zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr. Finden in einem Jahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen statt, hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht. Er kann frei entscheiden, für welche der Betriebsveranstaltung die 110-Euro-Grenze gelten soll und für welche nicht.

Bei der Veranstaltung, bei der die 110-Euro-Regelung nicht greift, wird für die gesamten Kosten Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug für die Aufwendungen des Sommerfests geht verloren.

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