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Datensicherung So speichern Sie E-Mails rechtssicher

Jeden Tag senden und empfangen Handwerksunternehmen viele E-Mails. Bei nicht ordnungsgemäßer Archivierung drohen Strafen für Unternehmen -– Zehn Tipps, wie Sie mit Ihren E-Mails richtig umgehen.

Jede E-Mail-Korrespondenz eines Unternehmens, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss archiviert werden. Darunter fallen Verträge, Rechnungen, Reklamationsschreiben und Zahlungsbelege.

Tipps zur ordnungsgemäßen E-Mail-Archivierung

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) empfiehlt folgende Schritte zu befolgen:

  • Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
  • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  • Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
  • Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  • Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
  • Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
  • Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
  • Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Verantwortlich für die ordnungsgemäße Archivierung zur Aufbewahrung von E-Mails ist die Geschäftsführung eines Unternehmens. Wenn dieser Pflicht nicht nachgegangen wird, drohen in schweren Fällen Freiheitsstrafen. Alle E-Mails und Datenanhänge müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Zudem müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Der Arbeitgeber muss in jedem Fall seine Mitarbeiter über die Pflicht der Archivierung und interne Lösungen informieren.

Generelle Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und Lageberichte sowie Buchungsbelege und sonstige Organisationsunterlagen sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Heikles Thema: Automatische E-Mail-Archivierung

Viele Unternehmen und Arbeitnehmer empfangen täglich eine Flut von E-Mails. Es würde viel Zeit kosten, jede E-Mail in die Kategorien archivierungspflichtig und nicht-archivierungspflichtig zu unterteilen. Deshalb werden in vielen Unternehmen E-Mails automatisch archiviert. Dies kollidiert jedoch mit Datenschutzgesetzen, wenn in diesem Betrieb eine private Nutzung des E-Mail-Programmes erlaubt ist. Manche Unternehmen lösen das Problem damit, dass sie die private E-Mail-Nutzung untersagen. Die automatische E-Mail-Archivierung und die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts stünden dann nicht in Konflikt, wenn der Arbeitnehmer durch eine Betriebsvereinbarung explizit der Archivierung zugestimmt hat. Problematisch ist jedoch hierbei, dass Nachrichten externer Kommunikationspartner ohne deren Wissen und Willen mit archiviert werden und somit deren Datenschutz-Recht verletzt wird. Hier wird es in Zukunft noch viel Klärungsbedarf geben.

Weitere nützliche Tipps finden Sie in folgender Broschüre. meh

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