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Musterschreiben für Handwerker Steuer: So muss eine Gutschrift aussehen

Rechnet ein Handwerksbetrieb gegenüber einem Geschäftspartner für erhaltene Leistungen im Gutschriftverfahren ab, gibt es den Vorsteuerabzug nur dann, wenn das Abrechnungspapier tatsächlich als "Gutschrift" bezeichnet wird. Hier einige Besonderheiten und ein Abrechnungsmuster zu dieser Regelung.

Dass eine Gutschrift nicht mehr als Rechnung, Eigenfaktura oder Minusrechnung bezeichnet werden darf, ist im Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG geregelt. Wer sich nicht an diese Vorgaben hält, bekommt die Vorsteuer aus dieser eigens erstellten Gutschrift vom Finanzamt nicht erstattet. Diese Regelung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug gilt seit dem 1. Januar 2014.

Beispiel: Handwerker Müller zahlt einem Geschäftspartner für die Vermittlung von Aufträgen Provisionen. Die Abrechnung erfolgt 14-tägig im Gutschriftverfahren. Herr Müller muss das Abrechnungspapier steuerlich unbedingt als "Gutschrift" bezeichnen, sonst droht der Verlust der Vorsteuererstattung.

Auszug aus Muster-Gutschrift

Gutschrift über Provisionen für vermittelte Aufträge

Gutschriftnummer: 13

Steuernummer/USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (Gutschriftempfängers): 123/125/21364

Sehr geehrte Frau …/Sehr geehrter Herr ….,

für die vermittelten Aufträge (siehe Anlage) in der Zeit vom ……. bis …… erhalten Sie vereinbarungsgemäß folgende Provisionszahlungen:

Provisionszahlungen ………….. Euro

USt …………… Euro

___________________________________________

Gesamter Rechnungsbetrag …………… Euro

 

Zwei Besonderheiten muss Herr Müller beachten, um seinen Vorsteuerabzug aus dieser Gutschrift zu retten:

  1. Er muss das Abrechnungspapier zwingend als Gutschrift bezeichnen.
  2. Die Gutschrift muss die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Gutschriftempfängers und nicht die von Herrn Müller enthalten.

Gutschrift: Sonderfall zur Umsatzsteuernummer

Bei Betriebs- und Umsatzsteuerprüfungen sind Gutschriften für den Prüfer des Finanzamts meist ein "gefundenes Fressen", um dem Handwerksbetrieb den Vorsteuerabzug zu kürzen. Hintergrund ist, dass in vielen Gutschriften die falsche Umsatzsteuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) steht.

Dass der Aussteller in einer Rechnung seine Umsatzsteuernummer bzw. seine USt-IdNr. angeben muss, hat sich im Laufe der Jahre schon herumgesprochen. Denn der Rechnungsaussteller muss eindeutig identifizierbar sein, damit das Finanzamt die umsatz- und ertragsteuerliche Versteuerung des Rechnungsbetrags im Zweifel überprüfen kann.

Stellt nun ein Handwerker eine Gutschrift aus, muss er aber umdenken. Denn in die Gutschrift (Auftraggeber erstellt quasi Rechnung des leistenden Unternehmers) gehört die Umsatzsteuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (= Gutschriftenempfängers). Denn nur beim leistenden Unternehmer kann das Finanzamt im Zweifel prüfen, ob er die Umsätze brav versteuert hat.

Beispiel: Die selbständige Friseurin Huber beschäftigt zwei selbständige Aushilfen, die in mehreren ihrer Friseurfilialen aushelfen, wenn Not am Mann ist. Huber schreibt sich die Stunden auf, an denen die selbständigen Friseurinnen in ihrem Friseursalon eingesprungen sind. Sie stellt monatliche Gutschriften mit Umsatzsteuer aus und überweist den selbständigen Aushilfen den Gutschriftsbetrag. In den Gutschriften weist Huber a) ihre eigene Umsatzsteuernummer aus oder b) die Umsatzsteuernummern der selbständigen Aushilfen oder c) die eigene Steuernummer sowie die Steuernummer des leistenden Unternehmens .

   Variante a  Variante b  Variante c
Vorsteuerabzug aus Gutschriften  nein ja ja

Praxistipp : Das Finanzamt darf Ihnen keinen Strick daraus drehen, wenn Sie das Wort Gutschrift in einer anderen Sprache schreiben. Welche Worte je nach Sprachgebrauch Gutschrift heißen, kann einer tabellarischen Übersicht in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnommen werden (BMF, Schreiben v. 25.10.2013, Az. IV D 2 – S 7280/12/10002).

Kaufmännische Gutschrift keine Gutschrift im Sinn des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG

Wird die Gutschrift an einen Geschäftspartner nicht wegen einer bestimmten Leistung erbracht, sondern als Korrekturbetrag für Rechnungen, handelt es sich um eine kaufmännische Gutschrift, für die die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG nicht erfüllt sein müssen. Die Rechnung sollte deshalb als "Korrektur-Gutschrift" bezeichnet werden. Bei kaufmännischen Gutschriften ist es für den Vorsteuerabzug auch nicht schädlich, wenn die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Gutschriftempfängers fehlt.

Rückwirkende Gutschriftberichtigung möglich

Sollten Sie tatsächlich versehentlich den Begriff Rechnung statt Gutschrift in einer Gutschrift verwendet haben und das Finanzamt kürzt deshalb den Vorsteuerabzug, können Sie sich erfolgreich wehren. Zur Verhinderung der Vorsteuerkürzung müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Legen Sie Einspruch gegen die nachteiligen Umsatzsteuerbescheide bzw. Umsatzsteuervoranmeldungen ein.
  • Berichtigen Sie die Gutschrift. Das bedeutet: Schicken Sie dem Gutschriftsempfänger eine berichtigte Gutschrift mit der neuen Bezeichnung „Gutschrift“.
  • In diesem Fall muss das Finanzamt die Grundsätze zur rückwirkenden Rechnungsberichtigung anerkennen (EuGH, Urteil v. 15.9.2016, Rs C-518/14; BFH, Urteil v. 20.10.2016, Az. V R 26/15).

Folge: Das Finanzamt führt bei der rückwirkenden Gutschriftsberichtigung keine Vorsteuerkürzung durch und verzichtet daher auch auf die Festsetzung von Nachzahlungszinsen von sechs Prozent pro Jahr.

dhz

Fragen und Antworten zum Thema Gutschrift

In der Redaktion der Deutschen Handwerks Zeitung gehen immer wieder Anfragen von Handwerksbetrieben ein, die nicht genau wissen, wann sie in Gutschriften seit 1. Januar 2014 das Wort Gutschrift verwenden müssen, um ihren Vorsteuerabzug zu retten und wann das Wort Rechnungskorrektur zu verwenden ist. Hier die Antworten auf einige Fragen rund um das Thema "steuerliche Gutschrift".

Frage eines Lesers: Ich bezahle einem Unternehmer Provisionen für vermittelte Aufträge. Da ich nur zahle, wenn die Kunden der vermittelten Aufträge ihre Rechnung beglichen haben, rechne ich mit Gutschriften ab. Welche Vorgaben muss ich bei der Erstellung der Gutschrift beachten?

Antwort: Steuerlich gilt zwingend, dass in der Abrechnung das Wort "Gutschrift" auftaucht. Das kann in deutscher Sprache oder in einer ausländischen Sprache erfolgen. Fehlt der Hinweis Gutschrift oder wird in dem Abrechnungspapier versehentlich das Wort Rechnung benutzt, ist der Vorsteuerabzug aus der Gutschrift verloren (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG, BMF, Schreiben v. 25.10.2013, Az. IV D 2 – S 7280/12/10002).

Frage einer Leserin: Ich habe gelesen, dass es genügt, wenn in einer Gutschrift das Wort Rechnungskorrektur enthalten ist. Ist mein Vorsteuerabzug dadurch gerettet?

Antwort: Wenn es sich um eine kaufmännische Korrektur handelt, also um die Erstattung eines Betrags zu einer bereits gestellten Rechnung (wegen Mängeln oder als Storno), dann ist der Begriff "Korrekturrechnung" richtig und angebracht. Soll mit einer Gutschrift jedoch eine erhaltene Leistung abgerechnet werden und es wird anstatt Gutschrift das Wort Rechnungskorrektur verwendet, dürfte das bei Überprüfung des Finanzamts ab dem 1.Januar 2014 zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

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