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Vimcar verbindet Telematik und Verwaltung So machen Sie mit digitalem Management den Fuhrpark flott

Digitales Fuhrparkmanagement, statt handgekritzelte Fahrtenbücher: So setzen Sicherheitstechniker bei ihrer Flotte auf Sicherheit.

Bei der Secal Amend Sicherheitstechnik GmbH ist Sicherheit das Kerngeschäft. Da soll der eigene Fuhrpark nicht nachstehen. Das Unternehmen aus Wiesbaden-Nordenstadt setzt deshalb konsequent auf Digitalisierung und vertraut auf das Angebot Fleet Pro von Vimcar.

Die Lösung verbindet Telematik und Fuhrparkverwaltung – mit Vorteilen für alle Beteiligten. Die Mitarbeiter können ihre Touren rechtssicher via App per Smartphone dokumentieren statt ins Fahrtenbuch zu kritzeln. Der Verantwortliche für den Fuhrpark behält den Überblick über alle relevanten Daten und Termine – von der Fahrzeugbuchung über Tankbelege bis zum nächsten Werkstatt­service. Und der Unternehmer muss sich nicht mit der Versteuerung seiner Flotte beim Finanzamt ärgern.

Fahrten für Abrechnung gut dokumentiert

Zum Fuhrpark von Secal Amend gehören 33 Fahrzeuge, worunter sich mehrheitlich Poolfahrzeuge, die von verschiedenen Mitarbeitern gefahren werden, und einige wenige Dienstwagen befinden. Die Techniker nutzen vor allem Kastenwagen, um Kunden im ganzen Rhein-Main-Gebiet zu erreichen und dort Sicherheitsanlagen zu installieren oder zu warten.

Abends fahren sie gelegentlich mit dem Transporter nach Hause, um am nächsten Morgen ohne Umweg und Zeitverlust direkt zum nächsten Kunden fahren zu können. Jeder Kundenbesuch sollte daher gut dokumentiert und nachträglich nachvollziehbar sein, damit bei der Abrechnung der Kundenwege nichts schiefläuft. Wird der Kunde vor Ort nicht angetroffen, sei es problematisch den langen Weg nachträglich nachzuweisen, da handschriftliche Angaben oft infrage ge­stellt werden, berichtet Vertriebsleiter Uwe Sänger.

Ähnliche Sorgen gab es bei der Versteuerung der Fahrzeuge. Bei den Dienstwagen wurde das aufwändig geführte handschriftliche Fahrtenbuch selten anerkannt. Immer wieder ärgerte sich Geschäftsführer Arthur Amend über Nachzahlungen. „Auch mit der Ein-Prozent-Methode kommt eine Riesensumme zusammen.“

Jedes zweite Fahrtenbuch fehlerhaft

Bei den Poolfahrzeugen ist die Pauschalversteuerung für Amend ohnehin keine Alternative: „Mit Montagefahrzeugen fährt man nicht in den Urlaub.“ Pauschal zu versteuern, sei hier einfach unrealistisch und völlig überteuert.

„Unser Steuerberater hat uns mehrfach erklärt, dass bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch alles anfechtbar ist. Korrekturen, ausgerissene Seiten, unlesbare Handschrift.“ Als im Rahmen des Qualitätsmanagements die Fahrtenbücher des Unternehmens dann kontrolliert wurden, war jedes zweite fehlerhaft. So wurde Geschäftsführer Amend klar, dass eine digitale Alternative hermusste.

Seit der Einführung von Vimcar ist automatisch eine exakte Dokumentation für jede Fahrt vorhanden. Auch das Hinterlegen von Kosten wie beispielsweise Tankbelegen wurde dank Digitalisierung einfacher und übersichtlicher. „Wir haben nach der Vorstellung der digitalen Fuhrparkverwaltung nicht lange überlegen müssen und uns schnell für den Umstieg entschieden“, so Amend. ste

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