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Online-Banking und Finanzamt So bewahren Sie elektronische Kontoauszüge korrekt auf

Wer als Selbstständiger oder Gewerbetreibender Online-Banking nutzt und Kontoauszüge nur noch digital aufbewahrt, muss dabei ein paar Regeln beachten. Was das Finanzamt fordert.

Kontoauszüge dienen nicht allein dem Kontoinhaber, sondern auch dem Finanzamt als Quelle der Information über seine Umsätze. Unternehmer müssen deshalb bestimmte Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten beachten.

Da immer mehr Menschen Online-Banking nutzen, sind haben sich auch die Vorgaben für die Aufbewahrung der Kontoauszüge geändert. Kontoauszüge werden häufig nicht mehr ausgedruckt, sondern auf dem Computer gespeichert. Doch dabei gibt es einiges zu beachten:

  • Elektronische Kontoauszüge dürfen nicht einfach ausgedruckt, nur noch als Papierbeleg aufbewahrt und dann gelöscht werden. Wer einen Kontoauszug in digitaler Form bekommt, muss ihn auch in dieser Form speichern und aufbewahren.
  • Das digitale Dokument muss in elektronischer Form auf einem maschinell auswertbaren Datenträger gesichert werden.
  • Die elektronischen Kontoauszüge müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein.
  • Es muss sichergestellt werden, dass die Daten später nicht mehr verändert werden können. Banken übermitteln die Kontodaten häufig in Bilddateiformaten, zum Beispiel im TIF-Format oder als PDF-Format, damit diese weiterverarbeitet werden können. In den Geschäftsbedingungen wird allerdings oft darauf hingewiesen, dass damit die Voraussetzungen für die Anerkennung der Belege beim Finanzamt nicht gewährleistet sein müssen.

Aber es geht auch anders bzw. ohne elektronische Aufbewahrung. Wer diese Voraussetzungen nicht erfüllen kann oder möchte, sollte weiterhin die Papierbelege seiner Bank anfordern oder mit seiner Bank eine Vereinbarung treffen, damit innerhalb des Aufbewahrungszeitraumes jederzeit auf die Kontoauszüge zugegriffen werden kann. Das rät der Bund der Steuerzahler. dpa/dhz

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