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Lernen vom "Effizienz-Oskar"-Preisträger Schreiner berichtet: Diese Fehler kosteten mich richtig viel Geld

Vor zwei Jahren stellte die Schreinerei Neumayer & Feller ihre Abläufe komplett auf den Prüfstand. Heute ist sie Preisträger des "Effizienz-Oskars". Ein Drei-Stufen-Plan brachte dem Betrieb bereits im ersten Jahr 136 Prozent mehr Gewinn.

Wer den Blick auf seine Geschäftsprozesse vernachlässigt, riskiert langfristig den Erfolg des Unternehmens, behauptet Unternehmens-Optimierer René Schäfer, der den scheinbar widersprüchlichen Sachverhalt bei Handwerkern offen darlegt: "Volle Auftragsbücher schützen nicht vor Insolvenz." Während anderswo die Margen sinken und große Volumina in andere Bereiche abwandern, steht in Ettlingen bei Karlsruhe die Schreinerei Neumayer & Feller GmbH mittlerweile auf einer grundsoliden betriebswirtschaftlichen Basis.

Diese zahlt sich auch in der Corona-Krise aus. "Durch unsere akribischen Planungen sind wir sehr gut aufgestellt", berichtet Peter Fellner, der mit sechs Wochen Vorlauf seine Geschäftsprozesse plant. In den vergangenen Wochen habe er diese "Vorlauf-Aufträge" problemlos in der Werkstatt abarbeiten konnte. "Wir haben die Schreinerei nur zu 50 Prozent in Kurzarbeit geschickt und in zwei Teams aufgeteilt, so dass wir den Mindestabstand problemlos einhalten konnten." Nachdem sich die Lage langsam entspannt, sind bereits die ersten Aufträge für Juli zu verzeichnen. "Wir sind alle gesund und dürfen als Handwerker arbeiten", sagt Fellner, der zuversichtlich ist, dass er im Sommer wieder mit dem gesamten Team arbeiten kann.

Vor zwei Jahren hätte ihn die Krise deutlich stärker getroffen. Damals musste sich der Schreinermeister eingestehen, dass er deutlich weniger Gewinn macht als geplant. Die Wende gelang ihm mittels externer Hilfe. Zahlengrundlagen wurden damals korrigiert, Arbeitsprozesse optimiert. Damit konnte der Schreinermeister seinen Gewinn bereits im ersten Jahr um 136 Prozent steigern und zudem die Kosten des Unternehmens-Optimierers im selben Jahr einspielen.

Die Ausgangssituation

Als Nachfolger hat sich Feller zwei Mitarbeiter im Unternehmen herangezogen. Für die Übergabe will er einen gesunden und soliden Handwerksbetrieb mit Zukunftsperspektive hinterlassen und zudem in einen modernen Maschinenpark investieren. Die Auftragsbücher sind voll, doch der Materialeinkauf gestaltet sich zunehmend schwieriger, weil liquide Mittel für die Investitionen in neue Aufträge fehlen.

Feller findet externe Hilfe bei René Schäfer und erarbeitet mit ihm einen Drei-Stufen -Plan, um das Wirtschaftlichkeitsprinzip als oberstes Ziel unternehmerischer Tätigkeit in der Schreinerei zu etablieren. "Wenn der erste Knopf oben am Hemdkragen im zweiten Knopfloch steckt, wird es unten nicht plötzlich passen", erklärt Schäfer, Spezialist für mittelständische Unternehmen. Aus seiner Praxiserfahrung kennt er die typischen Fehler, mit denen Unternehmer viel Geld vernichten. Dabei geht es um den scheinbar widersprüchlichen Sachverhalt – volle Auftragsbücher und dennoch am Gängelband der Bank. "Dieses Phänomen ist für Handwerker ein echtes Problem, weil sie bereits im Vorfeld Geld für den Auftrag investieren müssen", erklärt Schäfer und ergänzt: "Wer keine Investitionen zur Vorfinanzierung neuer Aufträge tätigen kann, gerät in einen Teufelskreis, der oftmals im Konkurs endet."

5 typische Fehler, mit denen Betriebe Geld vernichten 

  1. Mangelhafte Auftragsvorbereitung und -abwicklung
  2. Aufträge werden nicht abgeschlossen
  3. Rechnungsstellung und damit Zahlungseingang verzögern sich
  4. Liquidität zur Vorfinanzierung neuer Aufträge fehlt
  5. Wertschöpfungsprozess zerbricht
Aufträge nicht abgeschlossen: "Jeder ungeplante Zeitaufwand verzögert und gefährdet den Gewinn eines Projektes", so Schäfer, der über technische Probleme ebenso wie über zwischenmenschliche Befindlichkeiten zu berichten weiß. "Wenn an einem Schrank der falsche Griff montiert ist, wird der Kunde die Rechnung nicht bezahlen." Das wiederum setzt einen weiteren Termin zuzüglich Anfahrt voraus, der vom Zeitaufwand nicht kalkuliert ist. Fazit: Der Gewinn schmilzt. "Der Handwerker muss nacharbeiten und verzögert dadurch das komplette Projekt."

Rechnungsstellung verzögert: Mangelhafte Auftragsvorbereitungen und -abwicklungen bringen sprichwörtlich "Sand ins Getriebe". Denn der Kunde zahlt keine Rechnung, wenn die vertraglich definierte Arbeit nicht korrekt erledigt ist. Das bedeutet eine Verzögerung der Rechnungsstellung und damit rückt unweigerlich auch der Zahlungseingang vom Kunden in eine undefinierbare "Ferne". Zur Ausführung der Arbeit musste das verarbeitete Material allerdings zuvor beim Lieferanten bezahlt werden.

Liquidität leidet, der Teufelskreis beginnt:  Volle Auftragsbücher sind keine Garantie für Erfolg, sondern in manchen Situationen sogar mehr als nur gefährlich. Auch ein Handwerker hat Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen und muss laufende Kosten und Rechnungen fristgerecht begleichen. Fließen nun mangels verspäteter Rechnungsstellung keine Gelder, hat der Handwerker ein massives Problem seinen Zahlungsverpflichtungen termingerecht nachzukommen. Weitere Projekte geraten in Rückstand und das Problem potenziert sich.

Warum treten die Fehler immer wieder auf?

Für den Unternehmens-Optimierer sind die genannten Fehlerquellen keine Seltenheit. "Das Problem muss an der Basis gelöst werden. Und das wiederum liegt an falschen Kalkulationen und/oder an eingefahrenen Prozessabläufen." Gemeint ist dabei nicht nur die Organisation, sondern auch die Verwaltung und die Technikabläufe in der Produktion, also vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung in einem klar definierten Wertschöpfungsprozess.

Was tun?

In einem Drei-Stufen-Plan wurde der Schreinereibetrieb von Feller optimiert. Zunächst galt es den Ist-Zustand zu prüfen, dann diese Grundlagen an die Mitarbeiter nicht nur zu vermitteln, sondern auch zu erklären, dass durch eine Veränderung der Prozessabläufe das Unternehmen für die Zukunft besser gerüstet ist.

"Das ist eine Herkules-Aufgabe", erklärt Feller, dem es gelang, alle 15 Mitarbeiter für seine Umstrukturierung zu gewinnen und aktiv in die Veränderungsprozesse einzubeziehen. "Das Fachwissen der Handwerker", so Schäfer, "ist dabei von großer Bedeutung. Denn eine Veränderung gelingt nur, wenn die Mitarbeiter bereit sind neue Wege zu gehen. Doch dafür müssen sie verstehen, warum sie das tun sollen." In dieser Zeit muss die Glaubwürdigkeit der Unternehmensführung untermauert werden. Das bedeutet, man "spielt mit offenen Karten."

Konkret wurden mit Kostensätzen, die zuvor durchschnittlich auf 45 Euro pro Handwerkerstunde festgelegt waren, Projekte kalkuliert und dann denen mit den neu ermittelten Kostensätzen des Unternehmens-Optimierers gegenübergestellt. "Unsere neuen Kostensätze lagen deutlich höher und wir haben festgestellt, dass scheinbar gute Projekte realistisch gesehen lediglich Geld kosten, aber keine Gewinne abwerfen." Für Feller ein Signal eingefahrene Strukturen zu verändern.

Stufe 1

Optimierung schon beim Erstkontakt: "Unter anderem dauerte unsere Angebotserstellung zu lange, weil es viel zu viele Rückfragen beim Kunden gab. Mal war das Material, dann die Maße zu klären und das kostet alles viel Zeit", so Feller, der diese Fehler zum Anlass nahm, um gemeinsam mit Schäfer ein Formular unter dem Motto "Was muss ich wissen, damit ich alle relevanten Informationen bereits beim ersten Gespräch erhalte", entwickelte.

Stufe 2

"Wir haben die neuen Kalkulationen unseren Mitarbeitern gezeigt", so Feller, der über sichtlich geschockte Gesichter seiner Schreiner berichtet. Was dann geschah war Teamarbeit. Nachdem den Mitarbeitern die notwendigen Zusammenhänge klar waren, kamen von der Basis heraus konstruktive Verbesserungsvorschläge zur Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen und Abläufen. So zum Beispiel erhielt jeder Facharbeiter seinen eigenen Arbeitsbereich inklusive höhenverstellbaren Tischen und die Laufwege in der Werkstatt wurden mit Klebebändern markiert, um frei zu bleiben für das Tagesgeschäft.

Stufe 3

Alle Tätigkeiten wurden "unter die Lupe genommen" und der gesamte Wertschöpfungsprozess beschleunigt. "Das beginnt bei der Baustellen Vorbereitung am Vorabend – denn jetzt werden alle Werkzeuge zuvor überprüft, damit keines vergessen wird", berichtet Feller, der seinen Mitarbeitern vorgerechnet hat, dass ein falsches Werkzeug an der Baustelle nicht nur Zeit, sondern auch Kosten von rund 150 Euro verursacht. "Jetzt läuft alles reibungsloser und dadurch schneller – und das, ohne dass unsere Mitarbeiter mehr schwitzen müssen", so Feller. Krönender Erfolg der Maßnahmen war der erste Platz beim "Effizienz-Oskar 2019" – einem Wettbewerb des Landesfachverbands Schreinerhandwerk Baden-Württemberg.

Komplikationen, die auftreten können

Um richtige Lösungen für das Unternehmen zu finden, benötigt man Zeit, so das Credo von Unternehmens-Optimierer Schäfer. Mitarbeiter müssen verstehen, warum es Veränderungen gibt und eingebunden werden in die Definition der Prozesse, die sie ja später umsetzen sollen. "Die Mitarbeiter müssen zu Mit-Unternehmern werden, sonst", so Schäfer, "sind die Glaubwürdigkeit des Unternehmers und letztlich der Gewinn in Gefahr." Auserkorenes Ziel eines jeden Unternehmers ist es, den Gewinn im Umsatz zu steigern. Gelingt die Kommunikation im Unternehmen nicht, wandern im schlimmsten Fall die Fachkräfte ab und die "Chance zum Change" ist vertan.

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