Unternehmensführung -

Buchhaltung und Büroarbeit Outsourcing: Wann sich Auslagern lohnt

Die wenigsten Handwerker lieben Büroarbeit. Rechnungen schreiben, Lohnbuchhaltung und Steuer gelten als lästige und zeitraubende Pflichten in einem ohnehin zu vollen Arbeitstag. Viele dieser Aufgaben lassen sich aber auslagern. Welche das sind, und um was sich der Chef besser selber kümmert.

"Besonders kritisch ist oft eine Betriebsgröße von vier bis fünf Mitarbeitern“, beobachtet Stefan Maier, Betriebsberater bei der Handwerkskammer Region Stuttgart. In Betrieben dieser Größenklasse arbeite der Chef meist noch handwerklich mit, sei aber immer stärker auch als Manager gefragt. Gerade hier könne es sich lohnen, Arbeiten auszulagern.

Verschiedene Modelle sind denkbar:

  • Eine eigene Bürokraft auf Stundenbasis.
  • Auslagern bestimmter Aufgaben an den Steuerberater.
  • Outsourcing einzelner Aufgaben an einen externen Büroservice.
  • Factoring und Inkasso durch seriöse Firmen.
Das Argument "kann ich mir nicht leisten“ hält in den seltensten Fällen stand. "Es gilt die Regel : Liquidität vor Rentabilität“, erklärt Maier. Wenn der Chef es nicht schafft, Rechnungen zeitnah zu stellen, wenn er seine Außenstände aus dem Blick verliert und den Kunden so wochenlang einen zinslosen Kredit gewährt, dann lohne sich die Ausgabe für einen Büroservice oder eine Zusatzkraft allemal.

Kosten für Outsourcing kein Gegenargument

Besonders geeignet für das Auslagern sind Lohnabrechnung, Buchhaltung und Mahnwesen.

Factoring und Inkasso scheinen auf den ersten Blick zwar teuer. Wer dies scheut, müsse aber genau hinsehen: "Ich verdiene dann zwar drei bis vier Prozent weniger. Dafür habe ich ganz ohne Mahnwesen zwei Tage später mein Geld auf dem Konto“, wägt Maier ab.

Weniger geeignet für das Outsourcing sei die Rechnungsstellung: "Gerade Abschlussrechnungen sind oft sehr kompliziert, vor allem, wenn vorher schon Abschläge gezahlt wurden. Hier ist die Fachkompetenz des Handwerkers nötig“, schränkt Stefan Maier ein.

Ähnliches gelte für Angebote, die sich ohne handwerkliche Erfahrung nicht erstellen ließen.

Die Sorge mancher Unternehmer, sie könnten die Kontrolle über ihren Betrieb verlieren, wenn sie einzelne Arbeiten auslagern, bestätigt er nicht. "Es ist heute ja nicht mehr so, dass man Papierbelege aus dem Haus gibt. Dank digitaler Techniken kann der Chef jederzeit auf alles zugreifen. Schließlich muss er den Überblick behalten.“


Einen guten Büroservice finden

Bei der Vorauswahl eines Dienstleisters können folgende Leitfragen helfen:

  • Welchen Eindruck macht der Internetauftritt des Anbieters?
  • Sind alle wichtigen Informationen hinterlegt, gut strukturiert und ansprechend präsentiert?
  • Handelt es sich um ein großes Unternehmen oder um eine One-Man-Show und welche Größe passt zum eigenen Betrieb?
  • Wer steckt hinter dem Service?
  • Gibt es einen Ansprechpartner, der telefonisch und auch persönlich greifbar ist?
  • Sitzt der Dienstleister in gut erreichbarer Entfernung?
  • Welche Arbeiten bietet der Dienstleister an und kommt er bei Bedarf auch ins Haus?
Wenn diese Fragen geklärt sind, sollte der Unternehmer einen persönlichen Termin vereinbaren, um im direkten Gespräch herauszufinden, ob der Anbieter zum eigenen Unternehmen passt. Leitfragen sind:
  • Bekommt der Unternehmer zügig einen Termin?
  • Macht der Dienstleister im persönlichen Gespräch einen kompetenten, strukturierten und freundlichen Eindruck?
  • Versteht er die Problemlage des Unternehmers?
  • Helfen die Informationen und Vorschläge des Dienstleisters?
  • Gibt es Referenzunternehmen?
  • Wie soll der Service ablaufen und passt das in die eigenen Strukturen?
  • Welche Kosten entstehen und wie wird abgerechnet?
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