Kassel -

Forderungsmanagement Offene Rechnungen sind mehr als ein Ärgernis

Schleppende Zahlungseingänge und Forderungsausfälle schaden vielfach. Es gilt, sie systematisch zu vermeiden.

Rechnung
Berechtigte Forderung: Eine zeitnah gestellte Rechnung steht für den Wert der geleisteten Arbeit sowie die Qualität der Betriebsführung des Unternehmens. -

Viele Betriebsinhaber im Handwerk kennen das: Die Arbeit ist termingerecht fertig, alle Leistungen sind vertragsgerecht erbracht, der Auftrag ist damit erledigt – nur die Abwicklung der Zahlung zieht sich, oft wochenlang. Dabei wartet niemand gerne auf sein Geld, auch Handwerker nicht. Für die Unternehmen, die ihre Aufträge meist komplett vorfinanzieren, sind schleppende Zahlungseingänge nicht nur ein Ärgernis, das zum Betriebsalltag gehört, in der Summe können sie sogar existenzbedrohend werden.

Dabei wiegen auch Beträge, die auf den ersten Blick nicht allzu groß erscheinen, schwer. Schreibt ein Betrieb mit einer Umsatzrendite von fünf Prozent eine Forderung von 5.000 Euro ab, muss er 100.000 Euro Umsatz erwirtschaften, um den Verlust auszugleichen. "Dafür muss in der Regel ein Mitarbeiter ein Dreivierteljahr arbeiten", verdeutlicht Bernd Blumenstein, Leiter der Abteilung Betriebsberatung und Unternehmensführung der Handwerkskammer Kassel, die Tragweite auch kleinerer Ausfälle. Es lohnt sich also, jeder Forderung nachzugehen.

Liquidität wird geschwächt

Das allerdings fällt vielen Betriebsinhabern schwer, so die Erfahrung des Diplom-Ökonomen: "Auf Seiten der Unternehmer bestehen zu oft Bedenken, die Beziehung zum Kunden zu gefährden. Dabei sollte doch eigentlich klar sein, dass ein Kunde mit einer offenen Rechnung kaum einen weiteren Auftrag erteilt."Für den Betrieb entstehen unterdessen ganz konkrete Nachteile, wenn eine Rechnung offen bleibt.

Die betriebliche Liquidität wird geschwächt, ein unter Umständen benötigter Kredit verteuert sich. Deshalb rät Blumenstein: "Gerade jetzt, in Zeiten, in denen das Geschäft läuft, muss die Substanz geschaffen werden für Phasen, in denen es nicht so gut geht." Darüber hinaus signalisierten Hemmungen nachzuhaken, dass sich der Unternehmer der Qualität seiner Arbeit nicht sicher ist. Deshalb wirbt der Betriebsberater dafür, freundlich, aber bestimmt nachzufassen, wenn das Geld ausbleibt.

Bonitätsprüfung kann von Vorteil sein

Aus seiner Sicht bedeutet das, klare Zahlungsziele, zum Beispiel von acht Tagen, zu vereinbaren. Nach 14 Tagen sollte der Kunden das erste Mal freundlich an die Zahlung erinnert werden. Die erste Mahnung ist nach 21 Tagen fällig und nach vier Wochen die zweite. Danach sollte die Vollstreckung folgen. "Ob das so klappt, ist nicht zuletzt eine Frage der betrieblichen Organisation."

Um den Überblick über die Zahlungseingänge sicherzustellen, rät er, eine entsprechende Software anzuschaffen oder nötigenfalls sogar das Büro personell zu verstärken. "Der Zahlungsverkehr lässt sich auch dadurch vereinfachen, dass man Mitarbeiter mit Inkassovollmacht ausstattet, damit sie Kleinbeträge gleich vor Ort beim Kunden kassieren könnten", so Blumenstein weiter. "Auch der Einsatz von E-Cash-Geräten spart Kunden und Betrieb Zeit und Aufwand."

Bei größeren Aufträgen, bei denen eine weitreichende Vorfinanzierung notwendig ist, kann eine Bonitätsprüfung im Vorfeld sinnvoll sein. "Da kann schon ein Anruf bei der eigenen Hausbank weiterhelfen." Auch die Vereinbarung von Abschlagszahlungen sorgt für mehr Sicherheit für den Unternehmer.Allerdings ist die erste Voraussetzung für eine zügige Bezahlung eine zeitnahe Rechnungsstellung durch den Betrieb, denn das Signal der späten Rechnung kann fatal sein: Lässt sich der Betrieb Zeit, kann er sein Geld nicht wirklich dringend brauchen. Also scheint auch für den Kunden die Begleichung der Rechnung nicht eilig.

Darüber hinaus ergibt sich ein Imageschaden für das Unternehmen. "Viele Kunden erwarten von einem guten Handwerksbetrieb, der ordentliche Arbeit leistet, auch, dass die Rechnung zügig nach der Auftragsbeendigung kommt", weiß der Betriebsberater. Für ihn ist eine zeitnahe Rechnungsstellung Teil einer kundenorientierten Betriebsführung. "Handwerkskunden wollen Kaufsicherheit, ein ordentliches Angebot, eine gute Leistung sowie eine pünktliche Rechungsstellung." Und das aus gutem Grund.

Qualität der Betriebsführung

"Vielen Kunden fällt es schon nach vier Wochen schwer, eine Handwerkerrechnung noch richtig zu beurteilen." Wie viele Stunden war der Handwerker im Haus? Kam er allein oder mit einem Kollegen? Welche Arbeiten wurden aktuell ausgeführt, welche nur besprochen? Fragen wie diese führen dann schnell zu eigentlich unnötigen Irritationen oder gar Reklamationen. "Eine zeitnah gestellte Rechnung, eine freundliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung verdeutlichen den Wert, den ein Unternehmer der eigenen Arbeit beimisst. Sie stehen auch für die Qualität seiner Betriebsführung."

Weitere Informationen: Handwerkskammer Kassel, ­Betriebsberatung, Tel. 0561/7888-154, E-Mail: betriebsberatung@hwk-kassel.de

Was zu tun ist

  • Forderungsausfällen sollte aktiv vorgebeugt und Forderungen sollten konsequent verfolgt werden, denn jeder Zahlungsausfall schmälert die Rentabilität und die Liquidität des Unternehmens.
  • Es empfiehlt sich, sich im Vorfeld über potenzielle Geschäftspartner und Kunden zu informieren und dabei möglichst verschiedene zuverlässige und aktuelle Informationsquellen zur Einschätzung der Bonität zu nutzen.
  • Durch die Vereinbarung vertraglicher Absicherungsklauseln und Sicherheiten können Forderungen zusätzlich abgesichert werden.
  • Rechnungen sollten direkt nach Erbringung der Leistung erstellt und dem Kunden auf schriftlichem Wege übermittelt werden.
  • Zahlungseingänge sollten regelmäßig kontrolliert werden, damit Zahlungsverzüge unmittelbar zu Nachfragen oder zur Mahnung führen.
  • Forderungen sollten mit der nötigen Konsequenz und Durchsetzungskraft verfolgt werden.
  • Auch die Beauftragung eines spezialisierten Inkassounternehmens ist in Betracht zu ziehen.
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