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Reisekostenrecht Reisekosten: Was steuerlich gilt

Das steuerliche Reisekostenrecht hat direkte Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung von Handwerksunternehmen. Es regelt die Auswärtstätigkeit der Mitarbeiter und alle dabei anfallenden Kosten. Doch seit dem 1. Januar 2014 ticken die Uhren beim Reisekostenrecht völlig neu. Alles, was Sie zum Thema Steuer und Reisekosten wissen sollten.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets Beruflich unterwegs
Reisekosten
Die Alternative zur Kilometerpauschale ist das Fahrtenbuch. -

Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsstätten, kann der Arbeitgeber arbeitsrechtlich festlegen, welche dieser Tätigkeitsstätten die erste ist. Für Fahrten zu dieser ersten Tätigkeitsstätte ist die Entfernungspauschale abziehbar (30 Cent je Kilometer für die einfache Strecke). Für Fahrten zu den anderen Tätigkeitsstätten gelten die Dienstreisegrundsätze (30 Cent je Kilometer für die Hin- und Rückfahrt, Verpflegungspauschale).

Aufgepasst: Bei mitarbeitenden Ehegatten und Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH schaut das Finanzamt besonders streng darauf, dass die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte nicht missbräuchlich ist (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, Az. IV C 5 - S 2353/14/10002).

Beispiel: Einzelunternehmer Huber betreibt zwei Filialen. Seine Frau ist im Handwerksbetrieb angestellt und nur in Filiale B tätig, die von zu Hause 50 km entfernt liegt. Huber ordnet seiner Frau die Filiale A als erste Tätigkeitsstätte zu, die nur 5 km von zu Hause entfernt ist. Die Ehefrau wird in der Filiale A gar nicht tätig. Das führt bei den Reisekosten 2014 dazu, dass für die kurzen Fahrten zur Filiale A die Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar sind und für die langen Fahrten zur Filiale B die vollen Kilometerpauschalen für die Hin- und Rückfahrt.

Folge: Das Finanzamt unterstellt hier einen Gestaltungsmissbrauch nach § 42 Abgabenordnung und würde diese rein steuerlich getroffene Zuordnung nicht anerkennen.

Reisekosten seit 2014 für Fahrgemeinschaften

Neu geregelt seit 2014: Fahrten zum Sammelpunkt mit Entfernungspauschale
Hat ein Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz in der Einrichtung seines Arbeitgebers, kann es dennoch dazu kommen, dass für die Fahrten nur die Entfernungspauschale zum Abzug kommt. Dann nämlich, wenn der Arbeitgeber bestimmt, dass der Mitarbeiter jeden Tag an einem Sammelpunkt abgeholt wird oder sich jeden Tag an einem Sammelpunkt einfinden soll. Die Fahrten zu diesem Sammelpunkt stellen in Hinblick auf die Reisekosten keine Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit dar, sondern Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt von zu Hause 15 km zu einem Sammelpunkt, an dem ihn sein Arbeitgeber abholt und zu seinen Einsatzstellen chauffiert. Das passiert an 200 Tagen im Jahr. Seit 2014 kommt für die Fahrten zum Sammelpunkt ein Werbungskostenabzug in Höhe von 1.035 Euro in Betracht (15 km × 0,30 Euro/km × 230 Tage).

Tipp: Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte und vereinbart mit Kollegen einen täglichen Treffpunkt, um ihm Rahmen einer Fahrgemeinschaft zu den Einsatzstellen zu fahren, sind die Fahrten zum Treffpunkt nach Dienstreisegrundsätzen zu rechnen. Die Bestimmung des Treffpunkts erfolgt hier nicht durch den Arbeitgeber.

Leiharbeiter zahlen bei ihren Reisekosten zahlen drauf

Die erste Tätigkeitsstätte können Arbeitnehmer seit dem Jahr 2014 auch in Einrichtungen des Kunden haben. Das bedeutet vor allem für Leiharbeiter deutlich geringere Werbungskosten, wenn die Fahrtkosten für Fahrten zur Einrichtung des Kunden nur noch in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten abgezogen werden dürfen. Eine erste Tätigkeitsstätte des Leiharbeiters in der Einrichtung des Kunden ist zu bejahen, wenn der Leiharbeiter für die Dauer seiner Anstellung bei dem Kunden tätig werden soll oder wenn die Dauer der Tätigkeit beim Kunden mehr als 48 Monate beträgt.

Weiterbildung in Vollzeit: weniger Fahrtkosten absetzbar

Nachteile bei Vollzeitausbildung
Bei einer Vollzeit-Bildungsmaßnahme wird die Bildungseinrichtung seit 2014 zur ersten Tätigkeitsstätte. Es ist also täglich nur eine Fahrt erlaubt und der Werbungskostenabzug beschränkt sich auf die Entfernungspauschale.

Reisekosten-Abrechnung: Neue Verpflegungspauschalen seit 2014

Bei Reisekosten-Abrechnungen sind seit 2014 nur zwei Verpflegungspauschalen abziehbar. Als Werbungskosten kommen danach zwölf Euro in Betracht bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden und 24 Euro bei mehrtätiger Auswärtstätigkeit. Die Verpflegungspauschalen sind weiterhin auf die ersten drei Monate einer Auswärtstätigkeit an einem Ort begrenzt.

Verpflegungspauschale im Außendienst: So wird gerechnet

Ist ein Arbeitnehmer im Außendienst tätig (= steuerlicher Begriff: berufliche Auswärtstätigkeit), kann er seit 1. Januar 2014 bei einer Abwesenheit von zu Hause von mehr als acht Stunden eine Verpflegungspauschale von 12 Euro als Werbungskosten geltend machen oder sich diese 12 Euro von seinem Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten lassen. Bei kürzeren Zeiten wird es komplizierter. So rechnen Sie.

Informationen zu diesem Thema finden sich in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014 (Az. IV C 5 – S 2353/14/10002). Wie gerechnet wird, wenn ein Arbeitnehmer nach Kundenbesuchen wieder in die Firma fährt, verdeutlicht das folgende Praxis-Beispiel.

Rechnung in Zeitabschnitten

Beispiel: Monteur Huber verlässt seine Wohnung um 8 Uhr und fährt zu einem Kunden, den er bis 12 Uhr betreut. Zwischen 12.30 Uhr und 14.30 Uhr ist er im Büro. Anschließend fährt er wieder zu einem Kunden und ist um 19 Uhr erneut im Büro, wo er bis 20 Uhr seinen Bürokram erledigt.

Folge: Hier die einzelnen Zeitabschnitte, bei denen sich der Arbeitnehmer auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit befand:

8 Uhr bis 12.30 Uhr Auswärtstätigkeit von 4,5 Stunden
14.30 Uhr bis 19 Uhr Auswärtstätigkeit von 4,5 Stunden
Gesamt Auswärtstätigkeit von 9 Stunden
Folge: Werbungskostenabzug für Verpflegungspauschale von 12 Euro oder besser steuerfreie und sozialabgabenfreie Auszahlung der Verpflegungspauschale von 12 Euro

Möchten Sie einen Werbungskostenabzug für Verpflegungspauschalen geltend machen, sind Sie als Arbeitnehmer in der Beweislast. Sie müssen also für jeden Tag eine solche Aufstellung führen und dem Finanzamt im Zweifel vorlegen. Ohne diese Aufzeichnungen haben Sie schlechte Karten, dass das Finanzamt Verpflegungspauschalen gewährt.

Tipp: Diese Ermittlung der Abwesenheitsdauer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit gilt übrigens auch für Unternehmer. Mit diesen Aufzeichnungen können sie ihren Betriebsausgabenabzug bei 250 Arbeitstagen um 3.000 Euro erhöhen (250 Tage x 12 Euro).

Mehrtätige berufliche Auswärtstätigkeit

Bei einer mehrtätigen beruflichen Auswärtstätigkeit, gilt hinsichtlich der Verpflegungspauschale Folgendes:

  • Für den An- und Abreisetag gibt es jeweils eine Verpflegungspauschale von 12 Euro. Wie lange ein Arbeitnehmer am An- und Abreisetag von zu Hause entfernt war, interessiert hier nicht.
  • Bei den Zwischentagen im Rahmen einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit sind 24 Euro Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abziehbar bzw. dürfen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Berufliche Auswärtstätigkeit im Ausland

Ist ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise im Ausland unterwegs, gelten je nach Reiseland unterschiedliche Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Für 2017 gibt es teilweise neue Pauschalwerte (BMF, Schreiben v. 14.12.2016, Az. IV C 5 – S 2353/08/10006:007).

Zu den Pauschalen bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Ausland ist Folgendes zu beachten:

  • Verpflegungspauschale: Die jeweilige Verpflegungspauschale kann als Werbungskosten geltend gemacht werden oder der Arbeitgeber darf Sie dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten.
  • Übernachtungspauschale: Die Übernachtungspauschalen bei Auslandsreisen greifen nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber. Als Werbungskosten kann ein Arbeitnehmer nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Hotelkosten abziehen und niemals die Pauschalen.

Reisekosten: Sechs Tipps für Handwerker

Trotz umfangreicher Änderungen seit 1. Januar 2014 haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Handwerk bei den Reisekosten einen echten Gestaltungsspielraum . Die Steuerspielregeln bieten allerdings Vor- und Nachteile.

Seit 1. Januar 2014 gelten zum steuerlichen Reisekostenrecht völlig neue Steuerspielregeln. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben es dabei in der Hand, ob und an welchem Ort ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte oder eben keine hat. Ohne erste Tätigkeitsstätte befindet sich der Arbeitnehmer dauerhaft auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit, was zu einem deutlichen höheren Werbungskostenabzug führen kann.

1. So kann ein Arbeitnehmer eines Handwerksbetriebs eine erste Tätigkeitsstätte in verschiedenen Konstellationen haben. Und das wirkt sich auch steuerlich unterschiedlich aus.

2. Ist ein Mitarbeiter täglich im Büro eingesetzt, besteht ein Gestaltungsspielraum, wenn der Handwerksbetrieb mehrere Filialen hat und der Mitarbeiter in der von zu Hause am weitesten entfernten Filiale arbeitet.

3. Bei Mitarbeitern, die von zu Hause aus tätig werden, lohnt es sich dagegen, dem Mitarbeiter keiner ersten Tätigkeitsstätte zuzuordnen.

4. Die Änderung des steuerlichen Reisekostenrechts im Jahr 2014 macht es zudem möglich, den geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mit dem Dienstwagen auf ein Minimum zu reduzieren.

5. Und auch bei den Verpflegungspauschalen gibt es Spielräume. Diese können nämlich nur für die ersten drei Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit geltend gemacht werden. Wer jedoch clever nach drei Monaten vier Wochen unterbricht – kann nach erneuter Tätigkeit wieder von der Dreimonatsfrist profitieren.

6. Mit dem neuen Reisekostenrecht können Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte erstmals auch in Einrichtungen des Kunden haben. Das bedeutet vor allem für Leiharbeiter deutlich geringere Werbungskosten, wenn die Fahrtkosten für Fahrten zur Einrichtung des Kunden nur noch in Höhe der Entfernungspauschale als Werbungskosten abgezogen werden dürfen.

Reisekosten: Ehegatte & Co. als Begleitung

In welcher Höhe dürfen Selbstständige Betriebsausgaben abziehen, wenn bei einer geschäftlichen Reise der Ehepartner mitkommt? Prüfer der Finanzämter sehen bei Reisekosten meist ganz genau hin und sind dabei oftmals sehr kleinlich.

Ist der mitreisende Ehegatte nicht im Unternehmen angestellt oder ist er angestellt, es gibt für ihn auf dieser Geschäftsreise jedoch nichts zu tun, ist der Ehepartner praktisch privat dabei. Steuerlich bedeutet das, dass die auf ihn entfallenden Ausgaben beim, Betriebsausgabenabzug tabu sind. 

Reisekosten grundsätzlich nur Ausgaben für Einzelzimmer abziehbar

Mietet ein selbständiger Unternehmer also für sich und seine "besser Hälfte" ein Doppelzimmer, ist beim Betriebsausgabenabzug also grundsätzlich nur der Preis für ein Einzelzimmer bei den Betriebsausgaben abziehbar. Hier empfiehlt es sich, gegenüber dem Finanzamt mit offenen Karten zu spielen. Lassen Sie sich vom Hotel die Preisliste für ein Einzelzimmer geben und heften Sie diesen Nachweis an die Hotelrechnung. Diese beiden Papiere bewahren Sie bei Ihren steuerlichen Buchhaltungsunterlagen auf. Als Betriebsausgabe verbuchen Sie nur die Kosten für das Einzelzimmer.

Weitere Nachfragen vom Finanzamt vorprogrammiert

Bemerkt ein Prüfer des Finanzamts, dass der Ehegatte bei der Reise mit dabei war, kann das weitere steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Haben Sie beispielsweise am Montag und am Freitag einen geschäftlichen Termin und bleiben trotzdem die ganze Woche im Hotel, unterstellt das Finanzamt für die Zwischentage private Urlaubstage und lässt für diese Zeit auch die auf Sie entfallenden Übernachtungskosten nicht zum Betriebsausgabenabzug zu.

Steuertipp: Die Zeit, für die Sie ein Hotel in Begleitung aus geschäftlichem Anlass buchen, sollte am besten für jeden Tag einen oder mehrere geschäftliche Termine vorsehen. Denn nur so vermeiden Sie, dass das Finanzamt für die Zwischentage den Betriebsausgabenabzug kippt. dhz

Dieser Beitrag wurde am 26. Februar 2017 aktualisiert.

Downloads
  • Reisekosten: Verpflegungspauschalen (PDF, 244 kB)

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