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Registrierkassen und Kassenführung Kassenprüfung durch das Finanzamt – ein Update

Das Thema Kassenführung sorgt bei der Prüfung von Handwerksbetrieben durch das Finanzamt regelmäßig für Konfrontationen. Doch Sie können dem Finanzbeamten nun mitteilen, dass Sie als Handwerker nicht nur Pflichten haben, sondern auch viele Rechte. Ein Überblick über die neue Entwicklungen.

Im Klartext bedeutet das: Nicht jede kleine scheinbare Verfehlung bei der Kassenführung muss automatisch zu einer Zuschätzung zu Umsatz und Gewinn und zu einem Steuerstrafverfahren führen. Hier ein Update zum Thema "Kassenführung durch das Finanzamt", das Ihnen neue Argumente liefert.

Kassen-Nachschau ohne Firmenchef?

Seit 1. Januar 2018 dürfen Prüfer des Finanzamts im Rahmen einer Kassen-Nachschau unangekündigt bei Ihnen im Betrieb aufkreuzen und die Kassendaten auswerten. In einem ­Infoschreiben hat das Bundesfinanzministerium die Pflichten der Unternehmer zu diesem neuen Prüfungsinstrument näher beleuchtet (BMF- Schreiben, Az.: IV A 4 – S 0316/13/ 10005:054).

Eine strenge Regelung in diesem Infopapier: Ist der Inhaber des Handwerksbetriebs oder der Steuerberater zum Zeitpunkt des Beginns einer Kassen-Nachschau nicht vor Ort, soll die Kassen-Nachschau mit Hilfe seines Personals durchgeführt werden. In einzelnen Bundesländern gibt es interne Verfügungen, die genau das Gegenteil aussagen. Hat kein Arbeitnehmer eine Kassenberechtigung, ist der Betriebs­inhaber am Erscheinen verhindert und ist ein zeitnahes Erscheinen nicht möglich, soll die Kassen-Nachschau beendet werden.

Tipp: Die erfolglose Kassen-Nachschau wird postwendend dazu führen, dass das Finanzamt eine umfangreichere Betriebsprüfung für mehrere Jahre anordnen wird. Wer das vermeiden möchte, sollte ausgewählten Personen aus dem Mitarbeiterteam eine Kassenberechtigung geben. Alternativ kann auch dem Steuerberater eine Kassenberechtigung gegeben werden.

Einspruch gegen Kassen-Nachschau

Sollte keine geeignete Auskunftsperson bei der Kassen-Nachschau zugegen sein und der Prüfer des Finanzamts beharrt auf Herausgabe beziehungsweise Zugriff auf die Kassendaten, sollte noch im Laufe der Kassen-Nachschau Einspruch eingelegt werden. Das macht Sinn, weil ein Verwertungsverbot eintreten könnte, sollte der Bundesfinanzhof die Kassen-Nachschau ohne Beisein des Betriebsinhabers oder des Steuerberaters in einem späteren Klageverfahren als unzulässig erklären.

EC-Kartenumsätze in ­ der Kasse: Erster Punktsieg

Lassen Unternehmer EC- und Kreditkartenumsätze ihrer Kunden über die Kassen laufen, ist das für die Prüfer des Finanzamts ein so eklatanter Fehler, dass die komplette Kassenführung als steuerlich unwirksam eingestuft wird. Dabei ist die Erfassung solcher unbarer Umsätze über die Kasse in der Praxis üblich. Nachdem das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben die strenge Haltung des Finanzamts bestätigt hat, haben sich verschiedene Verbände ans Ministerium gewandt. Mit Erfolg, wie es scheint. Zwar stellt die (zumindest teilweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch weiterhin einen formellen Mangel der Kassenführung dar. Doch bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf die Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO bleibt dieser Mangel außer Betracht.

Tipp: Voraussetzung dafür, dass EC-Kartenumsätze zunächst über die Kasse gebucht werden dürfen, ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands (Kassensturz) jederzeit möglich ist.

Ausnahmeregelung zur Einzelaufzeichnungspflicht

Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. In der Praxis war bisher fraglich, ob diese Ausnahmeregelung auch auf Dienstleistungen anwendbar ist. Nach einem aktuellen BMF-­Schreiben zur ordnungsgemäßen Kassenführung wird explizit darauf hingewiesen, dass die Ausnahmeregelung nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO auch auf Dienstleistungen übertragbar ist (BMF-Schreiben, Az.: IV A 4 – S 0316/13/10005:053).

Tipp: Liegen Sie mit dem Finanzamt wegen der fehlenden Einzelaufzeichnung zu Dienstleistungen im Clinch, weisen Sie auf dieses neue BMF-Schreiben hin. Hat das Finanzamt ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2b AO festgesetzt, weil Sie für Dienstleistungen die angeforderten Einzelaufzeichnungen nicht vorlegen konnten, ist diese Festsetzung unzulässig.

Ausführliche Informationen und Handlungsanweisungen erhalten Sie im Flyer "Die Kassen-Nachschau" des Zentralverbands des Deutschen Handwerks.

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