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BMF zieht überarbeitete Grundsätze zurück GoBD: Neuregelungen liegen auf Eis

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sein Schreiben zu den überarbeiteten Grundsätzen der GoBD zurückgezogen. Für Unternehmer bedeutet das: Es gelten bis auf Weiteres die GoBD-Grundsätze in der Fassung vom 14. November 2014.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets GoBD - elektronische Buchhaltung

Hier gelangen Sie zu den GoBD in der Fassung von 2014

Wichtiger Hinweis: Die hier folgenden zehn Punkte zu den Neuregelungen der GoBD sind derzeit vom BMF ausgesetzt. Das heißt, sie sind nicht gültig. Die DHZ hält Sie über die Entwicklung auf dem Laufenden

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Handwerksbetriebe sollten dieses BMF-Schreiben (Az.: IV A 4 – S 0316/19/10003:001) unbedingt zur Chefsache erklären. Hintergrund: Die Prüfer der Finanzämter werden die neuen Regeln bei künftigen Betriebsprüfungen anwenden. Dabei können Buchführungsmängel richtig teuer werden. Denn hält sich ein Unternehmer – egal wie klein sein Betrieb ist – nicht an diese Spielregeln, drohen Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und damit Steuernachzahlungen. Hier die zehn wichtigsten Neuregelungen, die der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) ausgemacht hat:

1. Buchführung und Aufzeichnungen

Hinsichtlich der Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen sowie Darstellung von Beanstandungen durch die Finanzverwaltung gilt jetzt: Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln und deren Jahresumsatz 17.500 Euro nicht übersteigt, sollen regelmäßig auch mit Blick auf ihre Unternehmensgröße bewertet werden, wenn es darum geht, wie sie die Anforderungen an die Aufzeichnungen der GoBD erfüllen (Randziffer 15).

2. Datenverarbeitungssystem

Hinsichtlich des Datenverarbeitungssystems (DV-System) sowie Haupt-, Vor- und Nebensystemen und ihren Schnittstellen wurde ergänzt: Es kommt nicht darauf an, ob der Steuerpflichtige das DV-System als eigene Hard- oder Software, in einer Cloud oder als Kombination aus beidem nutzt (Randziffer 20). Will heißen: Auch wenn sich die Buchhaltungsdaten in der Cloud oder auf einem fremden Server befinden, muss der Unternehmer dafür sorgen, dass seine Buchhaltungsunterlagen während der sechs- bis zehnjährigen Aufbewahrungsfristen lesbar sind.

3. Einzelaufzeichnungspflicht

Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt nicht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, wenn eine offene Ladenkasse verwendet wird. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt hingegen bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (Randziffer 39).

4. Richtigkeit

Zur Richtigkeit (Randziffer 50): Werden Geschäftsvorfälle bei der Erstellung der Bücher oder bei vergleichbaren Aufzeichnungen nur periodenweise gebucht, ist dies nicht zu beanstanden, wenn
  • die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten werden und sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen,
  • die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle gewährleistet ist und
  • zeitnah eine Zuordnung erfolgt.

5. Ordnung

Zur Ordnung bei der nicht getrennten Verbuchung von baren und unbaren (EC- und Kreditkartenzahlung) Geschäftsvorfällen (Randziffer 55): Künftig wird es nicht mehr pauschal beanstandet, wenn bare und unbare Tagesgeschäfte kurzzeitig gemeinsam über die Kasse erfasst werden. Die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren EC- und Kreditkarten-Tagesumsätze müssen jedoch gesondert kenntlich gemacht werden. Sie sind zudem zeitnah und nachvollziehbar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto umzubuchen. Die Kassensturzfähigkeit der Kasse muss weiterhin gegeben sein.

6. Belegfunktion

Zur Belegfunktion: Hier sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich. Ein Steuerpflichtiger hat sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind. Korrektur- beziehungsweise Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein (Randziffer 64).

7. Erfassungsgerechte Aufbereitung

Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege (Randziffer 76). Laut ZDH wurden hier die Ausführungen erweitert: Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen und Datensätze ausgestellt, ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate ausreichend. Voraussetzung: Sie verfügen über die höchste maschinelle Auswertbarkeit. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Andernfalls sind beide Formate aufzubewahren.

8. Mobile bildliche Erfassung

Bei der elektronischen Aufbewahrung gibt es Ergänzungen zur mobilen bildlichen Erfassung: Eine bildliche Erfassung kann mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen. Auch einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland steht nichts entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden oder empfangen wurden (Randziffer 130 ff).

9. Umwandlung beziehungsweise Konvertierung

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format sind beide Versionen zu archivieren (Randziffer 135). Es genügt jedoch, nur die konvertierte Fassung aufzubewahren, wenn
  • keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.
  • keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen.
  • eine Verfahrensdokumentation erstellt wird.
  • die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt wird.

10. Datenzugriff

Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff: Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem Ermessen. Dies wird nun eingeschränkt: Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird (Randziffer 164). Z3-Zugriff bedeutet, dass das Unternehmen dem Prüfer eine auswertbare CD mit den Buchhaltungsdaten aushändigt. bek/dan

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