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Beruflich in Begleitung der Familie unterwegs Geschäftsreise mit Familie: So ermitteln Sie die Betriebsausgaben

Ist ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen auf Reisen und bucht für seinen Aufenthalt eine Unterkunft mit mehreren Schlafmöglichkeiten, kann der Betriebsausgabenabzug möglicherweise gekürzt werden. Welche Rechenregeln hierbei gelten, hat der Bundesfinanzhof nun klargestellt.

Grundsatz zum Betriebsausgabenabzug

Als Betriebsausgaben sind alle Ausgaben gewinnmindernd zu berücksichtigen, die durch die Tätigkeit des Handwerksbetriebs veranlasst sind. Das bedeutet im Umkehrschluss: Sind Kosten nicht primär durch den Betrieb veranlasst, liegen nicht abziehbare Betriebsausgaben vor. Mietet ein Unternehmer bei einer längeren Geschäftsreise also eine Wohnung für die gesamte Familie an, darf nur der Teil als Betriebsausgaben abgezogen werden, der auf ihn entfällt.

Bundesfinanzhof nennt Steuerspielregeln zur Ermittlung der abziehbaren Betriebsausgaben

Der Bundesfinanzhof hat aktuell die Rechenregeln für solche Fälle vorgegeben. Die Ausgaben im Zusammenhang mit der gemieteten Familienwohnung am auswärtigen Tätigkeitsort soll durch die Anzahl der Familienmitglieder geteilt werden, die in der Wohnung leben. In Höhe von 20 Prozent der nichtabziehbaren Betriebsausgaben ist wiederum eine Korrektur zugunsten des Unternehmers vorzunehmen (BFH, Urteil vom 3. Juli 2018, Az. VI R 55/16).

Beispiel: Ein Bauhandwerker hat auf einer auswärtigen Baustelle einen Auftrag für sieben Monate. In dieser Zeit mietet er eine 120 Quadratmeter große Wohnung an. Seine Frau und die drei Kinder leben in diesen sieben Monaten auch in dieser Wohnung. Die Ausgaben für die gemietete Wohnung betragen insgesamt 12.000 Euro. Folge: Nach den Grundsätzen des BFH-Urteils vom 3. Juli 2018 werden die abziehbaren und nicht abziehbaren Betriebsausgaben folgendermaßen berechnet:

  Mietausgaben für gemietete Wohnung 12.000 Euro
: 5 Personen (Unternehmer, Ehefrau und drei Kinder)= 2.400 Euro  
= Anteil, der nicht auf den Unternehmer entfällt (4 x 2.400 Euro) -9.600 Euro
- Korrekturbetrag (9.600 Euro x 20 Prozent) +1.920 Euro
= Abziehbare Betriebsausgaben für die angemietete Wohnung 4.320 Euro

Fazit: Von den Mietausgaben in Höhe von 12.000 Euro darf der Bauhandwerker 4.320 Euro als Betriebsausgaben abziehen. Der Restbetrag ist "Privatvergnügen".

Aufteilung der Betriebsausgaben bei Hotelzimmer

Mietet ein Unternehmer anlässlich einer Geschäftsreise eine Suite an, weil auch seine Ehefrau mit von der Partie ist, muss nicht durch Köpfe geteilt werden. Hier müsste sich das Finanzamt damit zufriedengeben, wenn das Hotel die Kosten für ein Einzelzimmer bestätigt. Der Differenzbetrag zwischen Kosten Suite und Kosten Einzelzimmer stellen nicht abziehbare Betriebsausgaben dar.

Ausnahme zu den BFH-Grundsätzen

Etwas völlig anderes gilt natürlich, wenn die Ehefrau oder der Ehemann im Handwerksbetrieb angestellt ist und auf der Geschäftsreise tatsächlich in betriebliche Aktivitäten eingebunden ist. Um das Finanzamt davon zu überzeugen, dass die Mitreise der angestellten Ehefrau bzw. des angestellten Ehemanns betrieblich veranlasst war, sollten Aufzeichnungen geführt werden, welchen Part sie/er während der Geschäftsreise übernommen hat (Fremdsprache übersetzt, in Projekt integriert, in Auftragsvergabe eingebunden, etc.). In diesem Fall besteht kein Grund, die Ausgaben für das Hotel oder für eine angemietete Wohnung zu kürzen. Doch damit das klappt, müssen Sie die Vermutung der privaten Mitreise des Ehepartners durch spezielle Nachweise entkräften.

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