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Was gehört in einen Geschäftsbrief? Geschäftsbrief: So gelingen Aufbau und Formulierung

Mit ihrer geschäftlichen Korrespondenz demonstrieren Firmen, wie professionell und kundenorientiert sie arbeiten und kommunizieren. Für den Aufbau von Geschäftsbriefen gibt es sogar eine eigene DIN-Norm.

Ob Werbebrief oder Danksagung, Angebot oder Mahnung: Ein Geschäftsbrief ist immer auch eine Visitenkarte für das Unternehmen, das ihn verschickt. Mit ihrer geschäftlichen Korrespondenz demonstrieren Firmen, wie professionell und kundenorientiert sie arbeiten und kommunizieren. Deshalb kommt es hier auf jedes Detail an.

Das fängt beim Layout an: Weil in Deutschland gerne genormt und geregelt wird, gibt es auch für die Gestaltung eines Geschäftsbriefes eine DIN-Norm – die DIN 5008, die Struktur und Design des Schreibens regelt. Ein wichtiges Element ist dabei der Briefkopf, auf den der Blick des Lesers normalerweise als erstes fällt. Das macht ihn zu einem wichtigen Aushängeschild und Hingucker, der entsprechend professionell gestaltet werden sollte. Die eigene Anschrift steht dabei standardmäßig oben links, rechtsbündig oder zentriert ist inzwischen aber auch zulässig. Dabei sind die ersten drei Zeilen für Name, Anschrift und Telefonnummer vorgesehen. Anschließend kann auch eine E-Mail-Adresse genannt werden.

Geschäftsbriefe richtig aufbauen: Fehlerfreie Sätze und eine klare Struktur

Drei Zeilen darunter folgt die Empfängeradresse. Diese ist maximal 8,5 Zentimeter breit. Der Grund dafür: die standardisierten Sichtfenster in den DIN C6-Briefumschlägen. Daher dürfen die Kontaktdaten auch rund neun Zeilen oder 4,5 Zentimeter nicht überschreiten. Anschließend folgen Datum und Ort – normalerweise rechtsbündig und mit einer Leerzeile Abstand unter dem Adressfeld. Wiederum zwei Zeilen darunter folgt die Betreffzeile, darunter dann die Anrede. Eine Leerzeile nach der Anrede folgt der eigentliche Text. Die Schriftgröße beträgt im Geschäftsbrief 12 Punkt, hinsichtlich der Schriftart gibt es keine Vorgaben.

Die Anrede sollte immer "Sehr geehrte" beziehungsweise "Sehr geehrter" lauten, rät Lis Droste, Etikette-Trainerin aus Frankfurt. Für den anschließenden Text ist vor allem eines wichtig: Er sollte kurz sein und schnell auf den Punkt kommen – schließlich verwendet der Empfänger wertvolle Arbeitszeit darauf, den Text zu lesen. Wichtig sind außerdem fehlerfreie Sätze und eine klare Struktur. Empfehlenswert ist es, nicht einfach drauf loszuschreiben, sondern den eigenen Text in Abschnitte zu gliedern. Das erleichtert nicht nur das Verständnis beim Leser, sondern sorgt auch für ein übersichtliches Schriftbild. Die offizielle Verabschiedung am Ende sollte "Mit freundlichen Grüßen" lauten, rät Lis Droste. Wer es etwas lockerer mag, kann auch "Mit besten Grüßen" schreiben. Die Formeln "Viele Grüße" oder "Liebe Grüße" sind jedoch in einem Geschäftsbrief fehl am Platz.

Für geschäftliche Mails gelten die gleichen Standards

Für E-Mails gelten im Geschäftsverkehr übrigens die gleichen Standards wie für Geschäftsbriefe: Man beginnt mit einer förmlichen "Sehr geehrte/r"-Anrede, strukturiert den Text klar, achtet auf Rechtschreibung und Satzbau und schließt mit der Grußformel "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit besten Grüßen". Smileys haben in geschäftlichen Mails nichts zu suchen – in seriöser Korrespondenz seien sie fehl am Platz, erklärt Etikette-Trainerin Droste. Eine geschäftliche Mail sei eben wie ein geschäftlicher Brief. "Und ich möchte zum Beispiel von meinem Immobilienmakler keinen Brief voller Smileys bekommen", so Droste. Ausnahmen sind allenfalls in Ordnung, wenn der Absender den Empfänger schon seit der Grundschule kennt. "Ich benutze in meinen privaten Mails auch Smileys, aber nur bei Menschen, die ich lange kenne oder duze."

Im Unterschied zum Brief stehen die Kontaktinformationen des Absenders bei einer E-Mail in der Signatur ganz am Ende. Auch bei der Mail-Signatur gilt die Grundregel, dass zu viel Schnickschnack nicht gut ankommt. "Ich würde zum Beispiel kein Foto von mir in der Signatur benutzen", sagt Etikette-Expertin Droste. Ein Emblem oder Firmenlogo in die Signatur einzubinden, sei dagegen kein Problem: "Das kann ein gutes Wiedererkennungszeichen sein."

Bei Geschäftsbriefen auf den Datenschutz achten

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat zwar keinen direkten Einfluss auf die Formalia beim Verfassen von Geschäftsbriefen und geschäftlichen E-Mails. Einige grundsätzliche Dinge sollte man aber dennoch beachten. So müssen etwa die Datenbanken, in denen die Kontaktdaten der Adressaten gespeichert sind, ausreichend gegen Zugriffe von außen gesichert werden.

Einen Sonderfall stellen Werbebriefe und -mails an potenzielle Kunden dar: Sie sind laut DSGVO dann zulässig, wenn das Interesse des Verarbeiters an der Verarbeitung der Daten das Interesse und die Grundrechte der betroffenen Person am Schutz ihrer Daten überwiegt. In der Praxis bedeutet das, dass Briefwerbung zulässig ist, sofern man auf die Nutzung besonders umfangreicher oder sensibler Daten verzichtet, kein Profiling bzw. Scoring betreibt und technische und organisatorische Schutzmaßnahmen trifft, dass die verwendeten Daten nicht in die falschen Hände geraten. Bei B2B-Direktwerbung sollte man sich bei den Selektionskriterien auf Informationen über das Unternehmen selbst beschränken und nicht bestimmte Einzelpersonen adressieren. Denn die DSGVO betrifft ohnehin nur die Daten natürlicher Personen. Werden juristische Personen adressiert, also etwa Kapitalgesellschaften oder eingetragene Vereine, greift die DSGVO nicht.

 Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief? 8 Tipps

  1. Fassen Sie sich kurz.
    Die Aufmerksamkeit des Lesers ist begrenzt – ein Geschäftsbrief sollte in der Regel eine DIN A4-Seite nicht überschreiten.
  2. Achten Sie auf eine aussagekräftige Betreff-Zeile.
    Der Betreff sollte in einem Satz zusammenfassen, worauf sich das Schreiben bezieht.
  3. Achten Sie auf eine persönliche Anrede.
    Der Empfänger sollte namentlich genannt werden. Die Formel "Sehr geehrte Damen und Herren" ist nur eine Notlösung.
  4. Verzichten Sie auf veraltete Formulierungen.
    Anreden wie "Werter Herr Meier" oder "Verehrte Frau Schröder" werden heute nicht mehr verwendet.
  5. Nennen Sie das Wichtigste zuerst.
    Spätestens nach dem zweiten Satz muss dem Empfänger klar sein, warum er kontaktiert wird.
  6. Formulieren Sie positiv.
    Statt "Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern", ist es besser zu schreiben: "Wir haben uns Ihr Anliegen notiert und kümmern uns um eine schnellst mögliche Beschaffung des gewünschten Produkts". Das wirkt professioneller und kundenorientierter.
  7. Bieten Sie eine Kontaktmöglichkeit an.
    Der Empfänger sollte ermutigt werden, Sie bei Rückfragen anzusprechen.
  8. Nutzen Sie das Postskriptum.
    Ein PS nach der "Mit freundlichen Grüßen"-Verabschiedung bietet am Ende des Briefes die Möglichkeit, einen Zusatz zu integrieren – etwa einen Hinweis auf ein aktuelles Angebot oder die Internetpräsenz.
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