Recht + Steuern -

DSGVO Geschäftliche Weihnachtsgrüße verschicken: Darf man das noch?

Nette Geste, aber leider verboten? Geschäftliche Weihnachtsgrüße gehören für viele Handwerker zum guten Ton. Auch seit Inkrafttreten der DSGVO ist es Betrieben erlaubt, Weihnachtspost zu verschicken – doch nicht an jeden.

Die Vorweihnachtszeit ist für viele Handwerksbetriebe ein willkommener Anlass, um sich mit ein paar Zeilen für die Zusammenarbeit im vergangenen Jahr bei Kunden und Geschäftspartnern zu bedanken. Wurden geschäftliche Weihnachtsgrüße in der Vergangenheit noch sorglos und wie selbstverständlich verschickt, fragen sich Betriebe seit Inkrafttreten der DSGVO, ob Weihnachtspost überhaupt noch erlaubt ist.

"Die Macher der DSGVO hatten sicherlich nicht das Ziel, Unternehmen den Versand von Weihnachtskarten zu verbieten", sagt Nicole Mutschke, Rechtsanwältin und zertifizierte Fachkraft für Datenschutz bei der Mutschke Rechtsanwaltsgesellschaft. Dennoch müssten Betriebe jetzt etwas genauer hinsehen.

So verschicken Betriebe ihre Weihnachtsgrüße DSGVO-konform

"Am sichersten wäre es, ausdrückliche Einwilligungen von den Empfängern einzuholen, bevor die Karten verschickt werden", sagt Mutschke. Ein Aufwand, den wohl die wenigsten Betriebe auf sich nehmen möchten. Die Datenschutz-Expertin weist deshalb auf eine weitere Möglichkeit hin. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO könne eine Datenverarbeitung auch dann rechtmäßig sein, wenn sie zur Wahrung von überwiegenden berechtigten Interessen erforderlich ist. "Ein solches berechtigtes Interesse kann etwa dann bestehen, wenn die betroffene Person bereits Kunde des Unternehmens ist", erklärt Mutschke.

Alternativ könne auch eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung als berechtigtes Interesse betrachtet werden. Auf diese Weise könnten Betriebe auch Weihnachtspost argumentieren, die an Kunden oder Geschäftspartner verschickt wird, mit denen seit längerem kein Kontakt mehr bestand. Ob in der Weihnachtskarte dann tatsächlich Produkte oder Dienstleistungen beworben werden, ist nicht relevant. "Die Weihnachtspost stellt selbst schon eine Werbung dar", sagt Mutschke.

Wichtig: Auf Widerspruchsrecht hinweisen

Wichtig bei allen geschäftlichen Weihnachtsgrüßen ist, dass der Adressat – etwa im Rahmen von Datenschutzhinweisen – über sein Widerspruchsrecht aufgeklärt worden ist. Hat der Empfänger noch keinen Hinweis auf sein Widerspruchsrecht erhalten, sollte die Weihnachtspost diesen unbedingt enthalten. Einem Geschäftskontakt, der einer Verarbeitung seiner Daten widersprochen hat, darf keine Weihnachtskarte zugeschickt werden.

Beispielformulierung: Hinweis auf Widerspruchsrecht

Rechtsanwältin Nicole Mutschke rät zu folgender Formulierung:

"Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Werbung, so werden die personenbezogenen Daten von uns nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen. Sowohl eine E-Mail an [E-Mail-Adresse], eine telefonische Nachricht an [Telefonnummer], ein Fax an die Nummer [Faxnummer] oder ein Brief an [Postanschrift] sind möglich und ausreichend."

Übrigens: Voraussetzung für die Anwendung der DSGVO ist, dass überhaupt personenbezogene Daten – also Informationen über natürliche Personen – verarbeitet werden. "Fehlt es hieran, ist die DSGVO nicht anwendbar", sagt Mutschke. Eine Weihnachtskarte, die an eine juristische Person adressiert ist und keinen personenbezogenen Bezug enthält, wäre somit aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedenklich. Der Nachteil: Gerade die persönliche Note macht den Unterschied zwischen einer guten Weihnachtskarte und liebloser Massenpost.  

Vorsicht bei elektronischen und telefonischen Weihnachtsgrüßen

Anders als bei postalischen Weihnachtsgrüßen, müssen Betriebe bei elektronisch verschickter Weihnachtspost in der Regel vorab eine Einwilligung des Empfängers einholen. "Eine Ausnahme gilt dann, wenn ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat und die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet wird", sagt Mutschke. Der Kunde müsse dann jedoch bei jeder Verwendung klar und deutlich auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen werden. "Ein Widerspruch muss jederzeit möglich sein, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen", sagt die Rechtsanwältin.

Vorsicht ist auch bei telefonischen Weihnachtsgrüßen geboten. Wie bei Weihnachtspost per E-Mail müsse auch hier das Wettbewerbsrecht beachtet werden. "Unzulässig ist danach Werbung mit einem Telefonanruf gegenüber einem Verbraucher ohne dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung oder gegenüber einem sonstigen Marktteilnehmer ohne dessen zumindest mutmaßliche Einwilligung", sagt Mutschke.

© deutsche-handwerks-zeitung.de 2019 - Alle Rechte vorbehalten