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Steuer-Miniserie Fahrtkostenzuschüsse: Spielregeln für Steuerfreiheit – Teil 2

In Teil 1 unserer Miniserie zum Gehaltsextra "Fahrtkostenzuschüsse" haben Sie bereits erfahren, unter welchen Voraussetzungen das Finanzamt eine steuerfreie Erstattung der Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erlaubt. Welche steuerlichen Besonderheiten Sie als Arbeitgeber beachten sollten, zeigt Teil 2 der Steuer-Miniserie.

Gemischte Nutzung von Fahrberechtigungen im Personenfernverkehr

Grundsätzlich greift die Steuerfreiheit für Fahrtkostenzuschüsse nur, wenn diese sich auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beschränken. Privatfahrten sind lohnsteuerlich dagegen nicht begünstigt. Aus Vereinfachungsgründen ist jedoch davon auszugehen, dass eine Fahrberechtigung für den Personenfernverkehr nur auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfällt. Nutzt der Arbeitnehmer das Bahnticket tatsächlich auch für Privatfahrten, bleibt es trotzdem bei der Steuerfreiheit.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet in Frankfurt und wohnt in Köln. Sein Arbeitgeber spendiert ihm das Bahn-Monats-Ticket für die Fahrten. Am Wochenende nutzt der Arbeitnehmer das Ticket für Privatfahrten auf dieser Strecke.

Folge: Es bleibt bei der Steuerfreiheit des Fahrtkostenzuschusses, weil das Ticket vorranging die Fahrten zur Arbeit abdeckt.

Variante: Ein Arbeitnehmer arbeitet in Frankfurt und wohnt in Köln. Der Arbeitgeber spendiert ihm ein Bahnticket für 300 Euro pro Monat, damit er am Wochenende seine Eltern in Berlin besuchen kann. Das Ticket für die Fahrten zwischen Köln und Frankfurt hätte nur 200 Euro gekostet.

Folge: In diesem Fall wären 200 Euro nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei, für die restlichen 100 Euro müsste Lohnsteuer abgeführt werden.

Praxis-Tipp: Im öffentlichen Personennahverkehr spielt es übrigens keine Rolle, wenn das Ticket auch privat mitgenutzt werden kann (§ 3 Nr. 15 Satz 2 EStG). Das bedeutet im Klartext: Bezahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Monatsticket der Tarifgruppe F für das gesamte Nahverkehrs, obwohl ein Ticket der Tarifgruppe B ausreichen würde, ist der gesamte Fahrtkostenzuschuss steuerfrei.

Zusammentreffen von Dienstreisen und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Gewährt ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer eine Fahrberechtigung für den Personenfernverkehr und der Arbeitnehmer nutzt dieses Ticket sowohl für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Fahrten anlässlich von Dienstreisen (im steuerlichen Fachjargon: berufliche Auswärtstätigkeit), kann die Gestellung der Fahrberechtigung ebenfalls komplett steuerfrei sein. Die Steuerfreiheit richtet sich hier jedoch nach den Dienstreisegrundsätzen gemäß § 3 Nr. 13 und 16 EStG.

Damit das Ticket für den Arbeitnehmer komplett lohnsteuerfrei bleibt, muss der Arbeitgeber vor dem Kauf eine Prognoseberechnung durchführen. Ergibt die Prognose, dass die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine für Dienstreisen gleich oder höher wie die zu gewährende Fahrberechtigung (Monats- oder Jahreskarte) sind, ist der komplette Fahrtkostenzuschuss steuerfrei.

Praxis-Tipp: Selbst wenn sich später herausstellt, dass diese Amortisationsprognose falsch war, bleibt es bei der Steuerfreiheit der Fahrtkostenzuschüsse. Wichtig ist nur, dass die Prognoseberechnung bei dem Lohnunterlagen aufbewahrt wird und dem Finanzamt im Zweifel vorgelegt werden kann.

Minderung der Entfernungspauschale

Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber einen nah § 3 Nr. 15 EStG steuerfreien Fahrtkostenzuschuss erhalten, müssen diesen Zuschuss von der Entfernungspauschale abziehen. Nur der Differenzbetrag darf noch als Werbungskosten abgezogen werden.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt jeden Tag mit dem Zug zur Arbeit. Die einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 30 km. Der Arbeitnehmer fährt an 230 Tagen im Jahr zur Arbeit. Der Arbeitgeber bezahlt für den Fahrtkostenzuschuss in Höhe von 1.600 Euro

  Entfernungspauschale (230 Tage x 30 km x 0,30 Euro/km 2.070 Euro
- Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers -1.600 Euro
= Bei Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehbar 470 Euro

dhz 

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