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Kassenprüfung Elektronische Registrierkasse: Das erwartet das Finanzamt

Bei Bargeld sind die Prüfer des Finanzamtes von vorneherein skeptisch – die Möglichkeit, hier den einen oder anderen Euro am Fiskus vorbei zu schmuggeln, ist recht hoch. Darum verlangt das Finanzamt einiges von Ihrer Registrierkasse. Sollten Sie die folgenden Regeln nicht einhalten, müssen Sie bei der nächsten Prüfung mit Hinzuschätzungen rechnen – die Höhe liegt dabei im Ermessen des Prüfers.

Zunächst muss Ihre Kasse einen sogenannten Z-Bon erstellen können. Als Z-Bon bezeichnet man einen Bon, auf dem der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt wird. Gleichzeitig muss dann Ihr Kassenbestand auf null gesetzt werden. Die Z-Bons müssen automatisch fortlaufend nummeriert werden. Der Bon muss mindestens die folgenden Angaben beinhalten, die auch im Kassensystem gespeichert werden müssen:

  • Für welches Geschäft / Unternehmen der Bon erstellt (also die Kasse abgerechnet) wurde.
  • Datum und Uhrzeit der Erstellung des Z-Bons.
  • Die Bruttoeinnahmen des Tages (getrennt nach Umsatzsteuer-Sätzen).
  • Die vom System automatisch vergebene Z-Bon-Nummer (anhand dieser kann der Prüfer kontrollieren, ob alle Bons vorliegen).
  • Auflistung von vorgenommenen Stornierungen.
  • Bestätigung, dass der Tagesspeicher auf null gesetzt wurde.

Der Z-Bon stellt für Sie eine wesentliche Vereinfachung dar, da Sie hier die Gesamtsummen ins Kassenbuch übernehmen dürfen. Neben den Angaben, die auf dem Z-Bon enthalten sind, muss die Kasse die folgenden Daten jederzeit zur Verfügung stellen können:

  • Die Gesamtsumme der Brutto-Einnahmen.
  • Zusammenstellungen von Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen.
  • Darstellungen der einzelnen Positionen und die Art der Zahlung (Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung).

Die gespeicherten Daten müssen manipulationssicher sein. Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Außerdem müssen die Daten jederzeit für den Prüfer des Finanzamts abrufbar und lesbar sein.

Doch damit noch nicht genug. In der Kasse müssen Bedienungs- und Programmieranleitungen hinterlegt und jederzeit einsehbar sein. Außerdem müssen alle Programmeinrichtungen und –änderungen aufgezeichnet werden.

Was tun, wenn die Registrierkasse nicht alles kann? 

Sie sehen, es gibt eine ganze Reihe an Anforderungen, die der Fiskus an Ihre Kasse stellt. Was aber, wenn die vorhandene Registrierkasse hierzu nicht in der Lage ist? Dann kommt es darauf an, ob man mit einem Software-Update erreichen kann, dass die Kasse die fiskalischen Anforderungen entspricht. Wenn dies der Fall ist, müssen die entsprechenden Updates sofort umgesetzt werden. Sie sollten deshalb beim Händler, bei dem Sie die Kasse gekauft haben, nachfragen, ob entsprechende Updates vorliegen und diese möglichst bald aufspielen.

Ist eine Anpassung an die beschriebenen Voraussetzungen nicht möglich, muss eine neue Registrierkasse gekauft werden, denn bei einer Prüfung müssen Sie aber damit rechnen, dass der Prüfer besonders penibel sein wird.

Wenn Sie eine neue Registrierkasse kaufen, muss diese die Anforderungen des Fiskus erfüllen. Lassen Sie sich dies am besten vom Verkäufer schriftlich garantieren. dhz

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