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Digitale Rechnungen E-Rechnung: Fehler korrigieren und richtig archivieren

Der Rechnungsverkehr in Deutschland stellt sich auf elektronisch um. Wer mit öffentlichen Stellen Geschäfte machen will, kann das ab Ende 2020 nur noch auf diesem Weg. Aber auch in digitalen Rechnungen passieren Fehler. Wie man E-Rechnungen korrigiert und welche Fehler beim Archivieren gemacht werden.

Und so gehen Sie vor: Ist eine Rechnung fehlerhaft, gibt es zwei Möglichkeiten für den Rechnungsaussteller, sie zu korrigieren:
  • Einen Storno und eine neue Rechnung: Bei einer Stornierung wird eine alte (fehlerhafte) Rechnung auf null gesetzt und eine neue (korrigierte) Rechnung erstellt.
  • Eine Ergänzung und ein Ergänzungsschreiben: Der Fehler in einer Rechnung wird benannt und mit einem Ergänzungsschreiben berichtigt. Das Ergänzungsschreiben wird zur fehlerhaften (ersten) Rechnung im System zugeordnet und dokumentiert so den Korrekturvorgang.

"Bei Kleinigkeiten wie einem Zahlendreher kann man mit einem Ergänzungsschreiben arbeiten", sagt Stefan Maier, betriebswirtschaftlicher Berater der Handwerkskammer Region Stuttgart. Hat sich ein größerer Fehler eingeschlichen, rät der Experte dazu, einen Storno durchzuführen und eine neue Rechnung zu erstellen. "Dann wird die erste Rechnungsnummer gestrichen und eine komplett neue Rechnung erstellt." Sobald eine Rechnung an einen Dritten gegeben wird, müssen die Daten festgeschrieben und unveränderbar sein, so will es die GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Inhalt einer E-Rechnung

Das muss eine elektronische Rechnung nach der E-Rechnungs-Verordnung § 5 neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens enthalten:
  • eine Leitweg-Identifikationsnummer
  • die Bankverbindungsdaten
  • die Zahlungsbedingungen
  • die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungstellers
  • die Lieferantennummer
  • eine Bestellnummer
(die letzten beiden Punkte, sofern sie dem Rechnungsteller bereits bei der Beauftragung bekannt sind)

Was Sie noch über elektronische Rechnungen wissen müssen:
Ab November 2020 müssen Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden ("E-Rechnung"). Das elektronische Verfahren kann schon heute angewendet werden.

Daten mindestens zehn Jahre speichern

"Die meisten Handwerksunternehmen schreiben ihre Rechnungen mit einer Software", erläutert Thomas Biermann, Digitalisierungsexperte der Datev. Als Vorsystem zur Buchhaltung muss das Rechnungsschreibprogramm die Daten mindestens zehn Jahre lang speichern. "Das heißt, der Unternehmer braucht jederzeit Zugriff auf die Daten im System", sagt Biermann.

Wird nun eine Rechnung an den Kunden verschickt und daraufhin ein Fehler reklamiert, darf – so die Anforderung der GoBD – das System es nicht zulassen, dass diese Rechnung geändert wird. "Es geht also nicht, dass die Rechnung im System geöffnet wird, der Fehler abgeändert und die korrigierte Rechnung noch einmal mit der gleichen Rechnungsnummer verschickt wird", so der Datev-Experte.

Richtige Vorgehensweise

Richtig ist diese Vorgehensweise: Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erzeugt. Die alte und die neue Rechnung sind im System miteinander verknüpft. So kann ein Betriebsprüfer später nachvollziehen, wie es zu diesem Vorgang kam und was geändert wurde.

Aktuelle BFH-Urteile - Änderung der Rechtsprechung

BFH v. 21.06.2018, Az.: V R 25/15 und Az.: V R 28/16: Eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung setzt nicht voraus, dass die wirtschaftlichen ­Tätigkeiten des leistenden Unternehmers unter der Anschrift ausgeübt werden, die in der von ihm ausgestellten Rechnung angegeben ist. Es reicht jede Art von Anschrift und damit auch eine Briefkastenanschrift, sofern der Unternehmer unter dieser Anschrift erreichbar ist.

BFH v. 20.10.2016, Az.: V R 26/15: Berichtigt der Unternehmer eine Rechnung nach § 31 Abs. 5 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), wirkt dies auf den Zeitpunkt zurück, in dem die Rechnung erstmals ausgestellt wurde.

Mindestangaben als Voraussetzungen für eine berichtigungsfähige Rechnung (BFH, Az.: V R 26/16):
  • Rechnungsaussteller
  • Leistungsempfänger
  • Leistungsbeschreibung
  • Entgelt
  • gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer

Aber auch eine Ergänzung zur Rechnung ist bei kleinen Korrekturen möglich. In diesem Fall muss die Software die Ergänzung der alten Rechnung zuordnen können. "Der Aufwand ist der gleiche. Da ist es oft einfacher, wenn man die Rechnung storniert und eine neue Rechnung ausstellt", rät Thomas Biermann.

Kommt es zu einer Betriebsprüfung der Finanzverwaltung, muss das Unternehmen dem Finanzamt Zugriff auf und Einsicht in das Buchhaltungssystem gewähren, mit dem Rechnungen geschrieben, empfangen, verarbeitet und revisionssicher archiviert werden.

GoBD-konformes System nutzen

Die Buchhaltung eines Unternehmens muss also ein GoBD-konformes System nutzen. Hat das Finanzamt bei einer Prüfung diesbezüglich Beanstandungen, "kann es im schlimmsten Fall zu einer Steuerschätzung kommen", sagt Stefan Maier. Beide Experten raten, dass sich Unternehmer in der Praxis von einem Steuerberater unterstützen lassen.

Anforderungen der GoBD

  • Einzelaufzeichnungen: Einzelne Sachverhalte müssen nachvollziehbar sein.
  • Vollständigkeit: Daten müssen vollständig gespeichert werden.
  • Richtigkeit: Die Aufzeichnungen und Daten müssen richtig sein.
  • Zeitgerecht: Der Richtwert des BMF für die Erfassung von Daten sind zehn Tage, dann sollten die Unterlagen sauber geordnet und chronologisch abgelegt sein.
  • Geordnet: Die GoBD verlangt eine geordnete und sichere Belegablage.
  • Unveränderbarkeit: Es darf nicht unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden, wenn es nicht nachvollziehbar und protokolliert ist.
Fehler passieren auch bei der Archivierung einer elektronischen Rechnung. "Immer wieder geht ein Ausdruck der Rechnung an die Buchhaltung und das Original, sprich die E-Mail, wird vernichtet", weiß Thomas Biermann. Das ist nicht korrekt. Denn eine elektronische Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem der Rechnungsempfänger sie erhalten hat. "Die Missachtung dieser Vorgabe ist einer der häufigsten Fehler", so Biermann.

Weitere Fehler

Ein weiterer Fehler: Enthält die E-Mail, mit der die Rechnung zugesandt wurde, ergänzende Informationen, muss diese ebenfalls wie alle steuerrelevanten Daten ab Veranlagung zehn Jahre aufbewahrt werden. Häufig werden E-Mails aber nach einiger Zeit gelöscht. "Der Unternehmer muss in der Lage sein, jederzeit den Ursprung der Rechnung, also wie die Rechnung erzeugt wurde oder wie die Rechnung angekommen ist, vorzuzeigen."

Ist eine Rechnung nicht korrekt archiviert worden und im System nicht mehr zu finden, kann der Unternehmer sie erneut beim Rechnungsaussteller anfordern, denn: "Auch der Aussteller hat die Pflicht, eine Rechnung aufzubewahren", sagt Thomas Biermann, "aber das tut einer Geschäftsbeziehung sicherlich nicht gut und ist auch nicht immer möglich, beispielsweise wenn es den Betrieb wegen Konkurs nicht mehr gibt."

Sicherer, geschützter und unveränderbarer Datenspeicher

Ein weiteres Problem: In manchen kleinen Betrieben werden Rechnungen noch mit Office-Produkten geschrieben, die die Vorschriften der GoBD nicht erfüllen. "Rechnungen und Daten auf Vorsystemen müssen unveränderbar sein. Das schaffen Sie mit einem normalen Office-Produkt in der Regel nicht", warnt Thomas Biermann. Rechnungen, die auf einem PC oder Server abgelegt werden, sind nicht GoBD-konform.

Zur Archivierung brauche es vielmehr einen sicheren, geschützten und unveränderbaren Datenspeicher. Das kann ein externes Archiv in einem Rechenzentrum beziehungsweise in der Cloud sein. Über eine Verfahrensdokumentation muss dann dargestellt werden, wie de r Prozess des Rechnungseingangs und der Rechnungsschreibung bis zur Finanzbuchhaltung im Unternehmen abläuft: Wo die Rechnung geschrieben wird, wann sie ins Archiv geht, wie lange sie dort aufbewahrt wird etc. "Der Aufwand ist für viele Betriebe kaum alleine umsetzbar. Es empfiehlt sich hierzu einen geeinigten Partner, zum Beispiel den Steuerberater, hinzuzuziehen", sagt Biermann.

Rechnung über ein Portal

In solch eine Dokumentation gehören auch Hinweise zum Umgang mit den unterschiedlichen Rechnungsformaten, die im Unternehmen eingehen oder von Kunden gefordert werden. Hier empfiehlt der Datev-Experte ein Rechnungsportal. Ähnlich wie bei einem Bezahldienst im Internet legt das Unternehmen dort eine Rechnung für einen Kunden ab. Das Portal informiert den Kunden, dass eine Rechnung für ihn vorliegt, und das Unternehmen wiederum bekommt die Rückmeldung, dass der Kunde das Dokument empfangen hat.

So ist man auch vor einer weiteren Schwierigkeit gefeit. Dass nämlich eine Rechnung per E-Mail nicht zugestellt wird . "Gewöhnlich können Sie nicht nachvollziehen, ob eine E-Mail und gegebenenfalls der Anhang wirklich angekommen sind. Das ist ähnlich, wie wenn Sie eine Rechnung per Standardbrief verschicken. Sie gehen erst einmal davon aus, dass Brief oder E-Mail zugestellt wurden", sagt Thomas Biermann, "bis Sie sich über den offenen Posten in Ihrer Buchführung wundern."

Wenn eine E-Mail nicht ankommt

Was rechtlich gilt, wenn eine Rechnung per E-Mail nicht beim Empfänger im Postfach abgelegt wird, erläutert Rechtsanwalt Matthias Schubert, Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater der Kanzlei Rödl & Partner:

Was passiert, wenn eine digitale Rechnung nicht ankommt?

Eine Differenzierung zwischen postalischer oder elektronischer Rechnung ist nicht erforderlich. Es gelten die gleichen Grundsätze. Eine Information unter Abwesenden geht zu, wenn sie so in den Machtbereich des anderen gelangt ist, dass dieser unter normalen Verhältnissen die Möglichkeit hat, vom Inhalt Kenntnis zu nehmen. E-Mails, denen die Rechnung als pdf beigefügt ist, gehen zu, wenn sie in der Mailbox des Empfängers oder der des Providers abrufbar gespeichert sind.

Die Rechnung hat lediglich eine Prüffunktion. Ihr kommt keine darüberhinausgehende Beweisfunktion zu. Auch ist sie, soweit nichts anderes vereinbart, keine Fälligkeitsvoraussetzung. Zum Eintritt der Fälligkeit, also dem Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger die Leistung, hier die Zahlung verlangen kann, bedarf es keiner Rechnungserteilung.

Verbraucher als Rechnungsempfänger

Nach § 286 Abs. 3 BGB ist der Zugang der Rechnung im Verhältnis von Unternehmer (§ 14 BGB) und Verbraucher (§ 13 BGB) neben der Fälligkeit der Forderung jedoch Voraussetzung für Verzug und die damit einhergehenden Ansprüche des Gläubigers (Verzugszinsen, Ersatz von Vermögensschaden etc.). Zusätzlich hat die Rechnung den Hinweis auf diese Rechtsfolge zu enthalten.

Unternehmer als Rechnungsempfänger

Für den Fall, dass der Schuldner ebenfalls Unternehmer und nach § 14 UStG wegen Bestehens einer Umsatzsteuerpflicht oder nach der Verkehrssitte einen Anspruch auf eine spezifizierte Rechnung hat, gilt nichts anderes. Ist der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung unsicher, kommt der Unternehmer dennoch, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug. Eine Zahlungsverpflichtung besteht im Ergebnis also auch ohne Zugang einer Rechnung.

Wer ist in der Beweispflicht?

Es gilt die Faustregel, dass jede Partei die Tatsache beweisen muss, die für sie günstig ist beziehungsweise auf die sie sich beruft. Der Anspruch­steller trägt danach die Beweislast für die rechtsbegründenden, der Anspruchsgegner für die rechtsvernichtenden und rechtshemmenden Tatbestandsmerkmale. Ist die Rechnung Fälligkeitsvoraussetzung, muss der Gläubiger also neben dem Zugang der Rechnung auch beweisen, dass sie – wenn sie an einen Verbraucher adressiert ist – den notwendigen Hinweis auf den Verzugseintritt enthält. Insbesondere gilt grundsätzlich kein Anscheinsbeweis (= aus bestimmten Tatsachen kann bei typischem Geschehen ein Schluss auf andere Tatsachen gezogen werden, Anm. d. Red.). Der Nachweis des Absendens reicht wie bei herkömmlichem Postversand nicht aus. Für den Zugang einer E-Mail kann eine Eingangs- beziehungsweise Lesebestätigung im Einzelfall jedoch einen Anscheinsbeweis begründen.

Wie sollte der Rechnungsteller reagieren, wenn eine elektronische Rechnung nicht zugestellt wurde?

Aus Sicht des Rechnungstellers sollte beim Versand einer Rechnung via E-Mail eine Kontrollperson in "cc" gesetzt werden und vom Empfänger jeweils eine Empfangs- beziehungsweise Lesebestätigung gefordert werden. Ist eine Rechnung nicht zugegangen oder wird der Zugang bestritten, sollte sie kurzfristig noch einmal versandt werden. Gegebenenfalls kann der Zugang mit einem entsprechenden Vermerk abgefragt werden. Der sicherste, wenn auch aufwendigste und teuerste Weg ist die Zustellung per Einschreiben.

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