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Neuer Standard ZUGFeRD E-Rechnung: Bald Pflicht bei öffentlichen Aufträgen

Rechnungen elektronisch zu verschicken, soll Zeit und Kosten sparen. Die europäischen Behörden sind nun verpflichtet neue einheitliche Formate einzuführen, da E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen bald Standard sein sollen. In Deutschland gibt es dafür bereits das ZUGFeRD-Rechnungsformat. Was dahinter steckt.

Das Ziel ist das papierlose Büro. Schon seit dem Jahr 2011 sind elektronische Rechnungen denen auf Papier gleichgestellt. Werden bestimmte Voraussetzungen wie die richtige Aufbewahrung und die Einverständnis des Rechnungsempfängers erfüllt, ersetzen die E-Rechnungen die Papierberge schon heute ohne Probleme.

Demnächst sollen sie jedoch bei öffentlichen Aufträgen europaweit stärker zum Einsatz kommen und Standard sein. Im Rahmen der europäischen Gesetzgebung tritt am 26. Mai eine EU-Richtlinie in Kraft, die künftig elektronischen Empfang und Verarbeitung der Rechnung bei öffentlichen Aufträgen vorsieht. Alle europäischen Standardisierungsbehörden sind nun aufgefordert, eine E-Rechnungsnorm zu entwickeln.

Das meldet der Hightech-Verband Bitkom und weist darauf hin, dass es in Deutschland bereits das neue Format mit dem Namen ZUGFeRD gibt. Entwickelt wurde dieser Standard vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD), dem auch Vertreter aus Politik, Wirtschaft und Verbänden angehören. Auf Grundlage dieses Formats werden nun neue Vorgaben entwickelt. Wann genau sie in Deutschland verpflichtend sein werden, steht noch nicht fest.

Wie funktioniert der neue Standard

Laut dem IT-Dienstleister Datev integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnungen werden dann im PDF-Format verschickt. Die Daten werden zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch sei die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Bei der Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Daten aus der eingebetteten XML-Struktur ausgelesen und die benötigten Daten in den Zahlungsträger, Buchungszeile, usw. übernommen.

Der neue Standard soll Papier komplett ersetzen und damit für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt werden. Durch die Standardisierung sollen die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden können. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert laut Bitkom auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit auch international kompatibel. Alle wichtigen Informationen zur Einführung von ZUGFeRD hat der Verband in einer Broschüre zusammengestellt (Seite 8 enthält eine Musterrechnung). Sie kann hier heruntergeladen werden.  dhz

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