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Steuerlich korrekte Rechnungen Digitale Belege: Ab wann ist ein Dokumentenmanagementsystem Pflicht?

Die Digitalisierung in der Buchhaltung nimmt unaufhaltsam ihren Lauf. Doch was ist steuerlich zu beachten, wenn ein Geschäftspartner Rechnungen nur noch per E-Mail versenden oder erhalten möchte? Muss der Handwerker hier aus steuerlichen Gründen ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen? Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Thema Archivierung digitaler Belege.

Frage 1: Das Finanzamt erwartet im Rahmen einer ordnungsmäßigen Buchführung, dass digitale Belege unveränderbar sind. Brauche ich dazu zwingend ein Dokumentenmanagementsystem?

Antwort: Die Antwort lautet ja. Denn sobald Sie in der Buchhaltung digitale Belege – egal ob Ein- oder Ausgangsrechnungen – verbuchen, genügt die normale Speicherung dieser Unterlagen auf dem PC nicht mehr den strengen Anforderungen der Finanzverwaltung zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger  Führung und Aufbewahrung digitaler Belege (GoBD).

Speichern Sie Ihre digitalen Belege als Word- oder pdf-Datei auf Ihrem PC ab, gibt es keine unveränderbare Historisierung. Das bedeutet im Klartext: Würde das Finanzamt Ihre Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung überprüfen und stößt dabei auf die Archivierung digitaler Belege auf dem PC, wäre das ein erheblicher Verstoß gegen die GoBD. Das könnte schlimmstenfalls zu Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz führen und damit zu Steuernachzahlungen.

Sie benötigen also ein Dokumentenmanagementsystem, dass die Unveränderbarkeit digitaler Belege gewährleistet.

Frage 2: Wie muss ein solches Dokumentenmanagementsystem aussehen? Gibt es spezielle Vorgaben? Wie muss ich investieren?

Antwort: Für welche Form des Dokumentenmanagementsystems Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Hierzu gibt es keine Vorgaben der Finanzverwaltung. Sie können dieses System in der Hardware, in der Software oder sogar in einer Cloud implementieren. Empfehlenswert ist das Gespräch mit dem Steuerberater. Denn er wird Ihnen ein auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittenes Dokumentenmanagementsystem vorschlagen. In diesem Zusammenhang kann er Ihnen auch eine Verfahrensdokumentation erstellen, wie Sie bei der Archivierung digitaler Belege betriebsprüfungssicher umzugehen haben.

Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem reichen von mehreren hundert Euro bis zu mehreren tausend Euro, je nach der individuellen Zielsetzung des Unternehmers.

Frage 3: Ist das Dokumentenmanagementsystem nur nötig, wenn ich meine Rechnungen in Word oder Excel erstelle und meinem Kunden per Mail schicke? Anders gefragt: Kann ich mir das Dokumentenmanagementsystem sparen, wenn ich die Rechnung in Word oder Excel erstelle, intern speichere, ausdrucke, auf dem Postweg verschicke?

Antwort: Schreiben Sie eine Rechnung in Word oder Excel und speichern diese ab, handelt es sich um einen digitalen Beleg, für dessen unveränderbare Archivierung Sie ein Dokumentenmanagementsystem benötigen. Auf welchem Weg Sie die Rechnung verschicken, ist egal.

Schreiben Sie die Rechnung dagegen in Word oder Excel, drucken diese zweifach aus, schicken eine Version an den Kunden und heften die andere bei Ihren Buchhaltungsunterlagen ab, haben Sie erst einmal nur eine Papierrechnung. Speichern Sie die Rechnung dann allerdings noch zusätzlich intern ab, müssten Sie sich streng genommen wieder ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen.

Praxis-Tipp:

Sie kommen also nur um ein Dokumentenmanagementsystem herum, wenn Sie Rechnungen per Word oder Excel schreiben, nicht speichern, sondern nur ausdrucken, die Papierrechnung an den Kunden schicken und die zweite Papierausfertigung bei Ihren Buchhaltungsunterlagen abheften.

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