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Leichtere Kommunikation Dienstplan organisieren: Wie Apps dabei helfen können

Beim Erstellen eines Dienstplanes kann es schon mal zu Konflikten kommen. Apps können dabei manches Problem beheben. Doch die digitalen Helfer haben auch Fallstricke. Worauf ist zu achten, wenn die App den Zettel ablöst?

Wer im Schichtdienst arbeitet, kennt die Situation: Es bedarf vieler Absprachen, doch am Ende wird der Dienstplan kaum allen Wünschen gerecht. Verschärft wird das Problem durch immer flexiblere und vielfältigere Arbeitsmodelle, die den Abstimmungsbedarf steigen lassen.

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von Anbietern, die Unternehmen Dienstplan-Apps zur Verfügung stellen. Beispiele sind die Apps Papershift, Shyftplan und Planday, die die moderne Arbeitsplangestaltung einfacher und schneller machen sollen. Die digitalen Planungstools sind aber mit neuen Herausforderungen verbunden.

Grundsätzlich können solche Apps vieles erleichtern, sagt der Arbeitspsychologe Gottfried Müller, der Unternehmen zur Arbeitszeitgestaltung berät. Insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter aufgrund versetzter Schichten keine Möglichkeit haben, sich persönlich abzustimmen.

Leichtere Kommunikation

So ermöglichen etwa die digitalen Tauschbörsen der Apps den Mitarbeitern, sich darüber abzustimmen, wer wem welchen Dienst abnimmt. Schichten können getauscht werden, ohne dass die Kommunikation im endlosen Telefon-Pingpong aus dem Ruder läuft.

Handelt es sich um eine App, die über eine Dokumentationsfunktion verfügt, lässt sich laut Müller Streit verhindern. Denn durch die Funktion sei für jeden nachvollziehbar, wer wann wo gearbeitet hat. "Die Transparenz steigt. Das klärt schon im Vorfeld so manches Gerechtigkeitsthema."

Dem Experten zufolge kann noch ein weiteres Kommunikationshemmnis beseitigt werden: "Die Mitarbeiter sind nicht mehr abhängig davon, immer mit einer Bitte zum Dienstplaner zu gehen, sondern können nach entsprechend vereinbarten Regeln die Dinge selbst eingeben. Und das können sie immer und von überall aus tun."

Kein guter Dienstplan ohne vorab festgelegte Regeln

Ohne feste Regeln könne die automatische Dienstplanerstellung allerdings problematisch werden, warnt der Arbeitspsychologe. Das gilt sowohl für die Tauschbörsen als auch für die Funktion der automatischen Vorschlagsplanung, bei dem ein Raster erstellt wird, nach dem Schichten verteilt werden dürfen. "Die Technik dafür wird immer besser. Doch der automatische Dienstplan ist immer nur so gut wie die Parameter, die ich da eingegeben habe."

Klar definierte Regeln bedarf es auch hinsichtlich der neuen Möglichkeit, Dienstpläne in Echtzeit zu ändern und zu kommunizieren. Denn nicht alles, was die Apps können, sei erlaubt, erklärt Peter Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin. "Jetzt hat man die neue Welt mit den Apps. Da ist es für den Arbeitgeber natürlich total verlockend zu sagen: Komm mal nicht morgen, sondern in drei Tagen."

Doch kann ein Personalplaner Schichten beliebig schieben, bloß weil es die Dienstplan-App ermöglicht? Der Fachanwalt verweist dabei auf eine Vorschrift im Teilzeit- und Befristungsgesetz, die Arbeit auf Abruf regelt.

Demnach muss ein Arbeitgeber eine Ankündigungsfrist von vier Tagen einhalten. "Wenn der Arbeitnehmer eine feste Planung haben möchte, dann kann er das heute auch immer noch verlangen. Ob er sich dabei einen Gefallen tut, ist eine andere Frage", so Meyers Einschätzung.

Arbeitsrechtliche Vorgaben in der Dienstplan-Applikation zu hinterlegen, ist Aufgabe des Personalplaners. So weiß nicht jede App, wie viele Nachtschichten zulässig sind, oder welche Ruhezeiten gesetzlich vorgeschrieben sind. Sie kann aber dabei unterstützen, die rechtlichen und teamspezifischen Parameter mit dem Personalbedarf in Einklang zu bringen und so eine gute Abstimmung im Team ermöglichen.

Ständige Verfügbarkeit eine Frage der Kultur

Während manche es praktisch finden, immer sofort zu erfahren, wenn sich etwas im Dienstplan ändert, fühlen andere sich überfordert: Die Aussicht, dass jederzeit eine Aktualisierung auf dem Display aufleuchten kann, gefällt nicht jedem. Müssen Arbeitnehmer überhaupt jederzeit, also auch am Wochenende, in die App schauen?

Letztendlich sei das vorrangig eine kulturelle Frage, sagt Meyer. Unterschiedliche Unternehmen und Teams haben dazu verschiedene Vorstellungen oder Gewohnheiten. Insbesondere bei Fragen der ständigen Verfügbarkeit bewege man sich zurzeit in rechtlichen Grauzonen, so die Einschätzung des Arbeitsrechtlers.

Probleme ansprechen – aber richtig

Fühlt man sich bei der Dienstplanung ungerecht behandelt, hilft es zunächst, die Fakten sachlich zu benennen, erklärt Arbeitspsychologe Müller. "Das Entscheidende ist, das eigene Bedürfnis zu kommunizieren, ohne einen Vorwurf zu äußern." Ansonsten seien Rechtfertigungen vorprogrammiert.

"Dabei ist es wichtig, ganz klar zu sagen, was die Fakten sind, und was das für mich als Arbeitnehmer emotional bedeutet. Dann kann ich durchaus sagen: "Es ärgert mich, dass ich so viele Samstage arbeiten muss." Müller empfiehlt, konkrete Bitten zu äußern, zum Beispiel Samstage künftig gerechter zu verteilen. dpa

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