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Betriebswirtschaft im Handwerk Die passende Software fürs Büro finden

Das Angebot an betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen für kleine und mittlere Betriebe ist groß. Bei der Entscheidungsfindung sollten Unternehmer bestimmte Anforderungen berücksichtigen.

Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr oder Absatz- und Warenwirtschaft – für viele betriebswirtschaftliche Prozesse im Unternehmen gibt es leistungsfähige und professionelle Softwarelösungen, oft schon zum kleinen Preis.

Nach Bedarf erweiterbar

Ein kleiner Betrieb hat in vielen Fällen zunächst nur Bedarf an einzelnen Anwendungen, beispielsweise um den Warenbestand effizienter zu verwalten oder die Buchführung intern zu bewältigen. Ein modulares System ist dann eine gute Wahl, denn es lässt sich einfach um zusätzliche, aufeinander abgestimmte Anwendungen erweitern. Will ein Unternehmer beispielsweise ausstehende Zahlungen und Forderungen im Blick behalten, kann er seine Buchführungssoftware einfach mit einer Anwendung für die Offene-Posten-Buchführung vom selben Hersteller erweitern. Der Vorteil beim modularen Aufbau: Die Anwendungen arbeiten optimal zusammen, tauschen Daten reibungslos aus und lassen sich über eine gemeinsame Benutzeroberfläche steuern.

Datenaustausch und Schnittstellen

Die eigene Buchführung bietet einem Unternehmer jederzeit einen vollständigen Überblick seiner Zahlen und der Situation des Betriebs. Damit verfügt er über eine gute Grundlage um Entscheidungen zu treffen. Mit einer leistungsfähigen Software kann er zudem aussagekräftige Auswertungen erstellen, die Banken bei Finanzierungsgesprächen voraussetzen.
Eine wichtige Funktion der betriebswirtschaftlichen Software bei kleinen Unternehmen ist vor allem die Bereitstellung und Übertragung der Daten für das Finanzamt, beispielsweise für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Geeignete Schnittstellen wiederum dienen dem Austausch mit den Krankenkassen oder erleichtern die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – in vielen Fällen kann dieser zudem eine Empfehlung bei der Softwarewahl geben.

Installation und Bedienung

Installation und Ersteinrichtung sind in den meisten Fällen selbst oder mit Unterstützung per Telefon oder Internet durch den Anbieter durchführbar, sodass keine Kosten für IT-Spezialisten anfallen. Um die Software im Unternehmen effizient zu nutzen, bedarf es qualifizierter Mitarbeiter. Im Optimalfall ist für Vertretungszwecke mindestens noch ein zweiter Mitarbeiter, beispielsweise eine Teilzeitkraft, mit dem Thema und der Bedienung vertraut. Eine Software mit einfacher, intuitiver Bedienung, einer gut strukturierten Benutzeroberfläche und einem übersichtlichen Hilfesystem, erleichtert den Mitarbeitern den Einstieg und die Nutzung. Viele Softwarehäuser bieten zusätzlich zur Einarbeitung Online-Seminare an. Bei weitergehenden Fragen zum Programm oder Unklarheiten ist eine gut erreichbare Hotline wichtig – bei manchen Anbietern sogar kostenfrei.

Gesetzliche Regelungen und Updates

In der kaufmännischen Verwaltung gilt es zahlreiche Vorschriften zu beachten. Dazu zählen die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs, wie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), oder steuerrechtliche Regelungen, wie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU): diesen Anforderungen muss die Software genügen. Bei Anwendungen zur Lohnabrechnung ist zudem auf die Erfüllung der aktuellen sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Vorgaben zu achten. Häufig kommt es zu gesetzlichen Neuerungen und Änderungen, die in der Software berücksichtigt werden müssen. Um das sicherzustellen, ist es wichtig, dass der Anbieter regelmäßig Updates zur Verfügung stellt.

Entscheidungshilfe Online-Test

Um eine leistungsfähige und den eigenen Ansprüchen genügende Lösung zu finden, ist es sinnvoll, die Software passend zur Unternehmensgröße zu wählen und einen erfahrenen Anbieter mit zuverlässig arbeitendem Programm und Support zu wählen. Einen ersten Eindruck davon vermittelt eine kostenlose Vorführung oder ein Online-Test.

Wichtige Kriterien bei der Softwarewahl

  • Datentransfer zum Finanzamt (u.a. für Umsatzsteuer-Voranmeldung)
  • Datenzugriff gemäß GDPdU
  • GoB-Zertifizierung
  • Berücksichtigung der jeweils aktuellen, rechtlichen Vorgaben u.a. durch regelmäßige Updates
  • Gute Dokumentation und übersichtliches Hilfesystem
  • Gut erreichbare Service-Hotline
  • Modularer Aufbau
  • Einfache Installation und Einrichtung
  • Renommee und Zuverlässigkeit des Anbieters

Autor: Josef Hilger ist kaufmännischer Leiter und Prokurist bei Agenda Informationssysteme, einem Softwareanbieter aus Rosenheim.

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