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Haufe-Manager Markus Reithwiesner im Interview "Die Mail hat das Fax ja auch verdrängt"

Haufe-Manager Markus Reithwiesner fordert kleine Handwerksunternehmen zur Digitalisierung ihrer Betriebsabläufe auf. Wer sich nicht rührt, könnte bald vom Markt verschwinden.

DHZ: Herr Reithwiesner, wird um die Digitalisierung nicht zu viel Wirbel gemacht?

Markus Reithwiesner: Im Gegenteil, die digitale Revolution ist in vollem Gange. Ich rate daher auch kleinen Unternehmern dringend dazu, sich auf den Weg zu machen. Viele überlieferte Marktmodelle wandeln sich oder verschwinden, neue kommen dafür dazu. Die Kunden werden anspruchsvoller und verändern sich, herkömmliche Wertschöpfungsketten werden auf den Kopf gestellt.

DHZ: Reagiert der Mittelstand angemessen auf diese Herausforderung?

Reithwiesner: Wenn man erst reagieren muss, ist es oft schon zu spät, dafür ist die Veränderungsgeschwindigkeit zu hoch geworden. Die Unternehmen müssen den Wandel aktiv gestalten statt auf Veränderungen zu reagieren. Die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen in Deutschland ist noch stark ausbaufähig. Dies belegt sogar eine Studie, die das Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) und das Infas Institut für angewandte Sozialwissenschaft GmbH im Auftrag der KfW Bankengruppe durchgeführt haben. Nur ein Fünftel der mittelständischen Unternehmen hat mit der digitalen Vernetzung von Produkten und Dienstleistungen gerade erst begonnen und kann damit zu den „Vorreitern“ gezählt werden. Und rund ein Drittel des deutschen Mittelstands gehört sogar zu den „Nachzüglern“.

DHZ: Viele Handwerksbetriebe wissen um die Wichtigkeit der Digitalisierung, aber sind ratlos, wo sie beginnen sollen…

Reithwiesner: Jeder Unternehmer sollte sich zunächst die Frage stellen: Womit kann ich meinen Kunden begeistern, was macht meine Arbeit oder meinen Service besser, war erwartet der Kunde zukünftig von mir – vor allem, was erwartet die nächste Generation von Kunden, die digital aufwachsen, von mir.

DHZ: Geben Sie mal ein nachvollziehbares Beispiel, mit dem jeder Betrieb etwas anfangen kann…

Reithwiesner: Terminvereinbarungen online 24x7 und direkte Kommunikation mit dem Kunden über Mail und Messengerdienste. Der Kunde dokumentiert den Auftrag oder das Problem mit Bildern via Smartphone. Ein Handwerker kann seine Leistungen mit dem Smartphone dokumentieren, live die Verfügbarkeit von Ersatzteilen abfragen – im eigenen Lager oder bei Lieferanten, sich die Arbeitsbelege direkt am Tablet abzeichnen lassen und mittels der erfassten Arbeitszeit und Stücklisten sofort abrechnen und noch vor Ort kassieren. Die Rechnung wird per E-Mail verschickt und die Buchhaltung ist schon gemacht.

DHZ: Geschieht das nicht schon?

Reithwiesner: Weniger häufig als man denkt. Es gibt einzelne Inseln, aber die Vernetzung der Prozesse untereinander fehlt noch. Das gilt auch für die rein buchhalterischen und kaufmännischen Vorgänge. Hier wurde vor allem in die Vergangenheit geblickt. Nun können wir Vorhersagen treffen. Unsere Buchhaltung ist nicht mehr retrospektiv, sondern prospektiv. Wir können künftig Auswertungen fahren, die bisher nicht möglich waren.

DHZ: Voraussetzung dafür ist eine digitalisierte Buchhaltung…

Reithwiesner: Daran führt kein Weg vorbei. Die Digitalisierung verändert den Arbeitsalltag rasant. Schritt für Schritt verabschieden sich sowohl Lieferanten, Kunden, Steuerkanzleien mit ihren Mandanten von jahrzehntelangen Praktiken wie dem Sammeln und dem Austausch von Belegen per Ordner oder Briefumschlag/Postweg. Warum? Weil dies viel Aufwand ohne echte Wertschöpfung bedeutet und einfach nicht mehr zeitgemäß ist.

DHZ: Ist eine komplett digitalisierte Buchhaltung für einen kleinen Handwerksbetrieb nicht übertrieben?

Reithwiesner: Im Gegenteil, die wird viel einfacher. Die E-Mail hat ja auch das Fax fast vollständig verdrängt und tut es gerade mit dem Postbrief. Jeder Bankvorgang ist bereits digital, nahezu alle anderen Vorgänge werden digital erzeugt – ob mit einer Buchhaltung oder mit Word oder Excel. Das sie dann ausgedruckt, verschickt und neu eingegeben werden müssen, ist das eigentlich Widersinnige und Mühsame. Es gibt inzwischen viele passende Lösungen, die kleinen und mittelständischen Unternehmen die Arbeit erleichtern und zunehmend auf vollständig digitale Abbildung von Prozessen setzen. Wir haben solche Programme im Angebot und unsere Mitbewerber auch. Das ist längst keine Zukunftsmusik mehr – ob ein Unternehmer seine Buchhaltung nun selbst macht oder damit einen Spezialisten beauftragt.

DHZ: Dann gibt es künftig kein Papierchaos mehr, dafür aber Chaos mit verschiedenen Datensätzen, die nicht miteinander kompatibel sind…

Reithwiesner: Das galt vielleicht früher. Und ich gebe zu: Wir haben das Thema Vernetzung und geschlossen Vorgangsketten in der Vergangenheit unterschätzt. Nun können wir aber Daten aus verschiedenen Töpfen miteinander verbinden: elektronische Kassensysteme, Paypal, Paydirect oder der Amazon-Shop. Wir haben verstanden, wie wichtig unseren Kunden der Austausch zwischen verschiedenen Ökosystemen ist. Unser Ziel: wir wollen der Anbieter in Deutschland sein, der die kollaborative Bearbeitung betriebswirtschaftlicher Prozesse für seine Kunden gestaltet, gemeinsam mit weiteren Beteiligten.

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