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Wichtig für Arbeitgeber Digitaler Lohnnachweis: Übergangsphase abgeschlossen

Seit 1. Januar 2017 ist der digitale Lohnnachweis für alle Betriebe mit Angestellten Pflicht. Die zweijährige Übergangsfrist endet nun. Was jetzt beachtet werden muss und welche Fristen für das Beitragsjahr 2018 gelten.

Seit 1. Januar 2017 müssen Arbeitgeber die Entgelte, Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten zur Unfallversicherung digital an ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse melden. Der Lohnnachweis ist die Grundlage für die Berechnung des Beitrags zur gesetzlichen Unfallversicherung. Rechtsgrundlage für das neue Verfahren ist das 5. SGB IV-Änderungsgesetz, das der Deutsche Bundestag Ende 2014 verabschiedet hat.

In einer zweijährigen Übergangsphase musste der Lohnnachweis für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis in den bisher bekannten Verfahren - online, als Papierausdruck oder per Fax - abgeben werden. Die Übergangsregelung sollte sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird. Diese Übergangs- und Erprobungsphase ist jetzt abgeschlossen. Für das Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren. Doch was genau steckt grundsätzlich hinter dem Verfahren zum digitalen Lohnnachweis?

Digitaler Lohnnachweis: Warum ein neues Verfahren und wie funktioniert es?

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu versichern. Den Beitrag berechnen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Lohndaten, die der Arbeitgeber meldet. Bis zum Umstieg auf den digitalen Lohnnachweis geschah dies mit Hilfe eines Formulars auf Papier oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers.

Der Vorteil der neuen Vorgehensweise: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. Das verringert laut DGUV den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.

Warum müssen die Stammdaten von Betrieben aktiv übermittelt werden?

Wie die DGUV weiter mitteilt, ist zunächst ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten notwendig, bevor der erste digitale Lohnnachweises ausgefüllt wird. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann bereits seit 1. Dezember 2016 geschehen.

Die entsprechenden Zugangsdaten wurden von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse schriftlich mitgeteilt. Bei den Berufsgenossenschaften begann der Versand im November, bei einzelnen Unfallkassen erst Anfang des Jahres 2017. "Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden", empfiehlt Ulrike Richter, Referentin für Beitragsrecht bei der DGUV. Die Zugangsdaten umfassen neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers auch die Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens oder der Einrichtung sowie eine PIN.

Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.

Welche Fristen gelten für das Beitragsjahr 2018?

Die Abgabefrist für den digitalen Lohnnachweis 2018 endet am 16. Februar 2019. Bis zu diesem Termin müssen alle Unternehmen eine entsprechende Meldung über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über das "sv.net" an die für sie zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse übermittelt haben. Alle anderen Übermittlungswege wie Papierformular, Extranet oder Fax sind gesetzlich nicht mehr zulässig.

Für das Meldejahr 2019 können die Unternehmen die erforderlichen Stammdaten bereits seit dem 1. November 2018 elektronisch im Stammdatendienst der Unfallversicherung abrufen .

Weitere Informationen

Weitere und detailliertere Informationen zum digitalen Lohnnachweis gibt es auf der Internetseite der DGUV. dhz

Dieser Beitrag wurde am 22. November 2018 aktualisiert.

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