Unternehmensführung -

Trennungsprozess richtig gestalten Kündigungsgespräch: Wie sage ich es meinem Mitarbeiter?

Einem Mitarbeiter die Kündigung des Arbeitsverhältnisses auszusprechen gehört wohl zu den unangenehmsten und schwierigsten Aufgaben einer Führungskraft. Tipps, wie Sie ein Trennungsgespräch und den Trennungsprozess für alle Beteiligten möglichst "schmerzfrei" gestalten können.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets Kündigung: Tipps und Fallstricke

"Am Samstag war die Kündigung im Briefkasten. Und am Montagmorgen war bereits mein Zugangscode im Betrieb gesperrt. Alle Kollegen wussten schon Bescheid, als ich ins Büro kam - und schauten betroffen weg. Der Einzige, der sich nicht blicken ließ, war mein Chef. Der war auf Dienstreise."

So stillos verlaufen Kündigungen zwar selten, jedoch scheuen sich viele Führungskräfte davor, Mitarbeitern (m/w) die Kündigung des Arbeitsverhältnisses persönlich mitzuteilen.

Und ist diese dann doch endlich ausgesprochen, gehen sie dem Gekündigten gerne aus dem Weg. Dadurch sieht sich der Mitarbeiter als Person sowie seine Arbeitsleistung herabgewürdigt und in der Folge verliert er im Kreise seiner Kollegen und Bekannten kein gutes Wort mehr über seinen Arbeitgeber. Eine weitere Folge ist, dass die Arbeitsmoral der Kollegen sinkt, weil sie befürchten, dass der Arbeitgeber irgendwann einmal auch mit ihnen so verfahren wird.

Eine notwendige Trennung von Mitarbeitern sollten Unternehmen möglichst sauber und fair gestalten und darauf achten, dass

  • das Selbstwertgefühl der zu kündigenden Mitarbeiter gewahrt bleibt,
  • die verbleibenden Mitarbeiter nicht unnötig demotiviert werden und
  • das Unternehmen keinen langfristigen Schaden erleidet.

Das setzt allerdings voraus, dass folgende Fragen vor dem Ausspruch einer Kündigung geklärt sind:

  • Nach welchen Kriterien wird/wurde entschieden, wer gekündigt wird?
  • Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Kündigung?
  • Wann und wie wird die Kündigung ausgesprochen?
  • Wer führt die Kündigungs- und Trennungsgespräche?
  • Wie werden die verbleibenden Mitarbeiter über die Kündigung(en) informiert?
  • Wie werden sie gegenüber den zu kündigenden und den verbleibenden Mitarbeitern begründet?

Und:

  • Wie gestalten wir den Trennungsprozess?

Die betroffenen Führungskräfte müssen noch vor dem ersten Kündigungsgespräch in der Durchführung solch schwieriger und meist beidseitig emotional behafteter Gespräche geschult werden. Ferner sollte ihnen ein interner oder externer Berater/Coach zur Seite oder mindestens ein schriftlicher Leitfaden zur Verfügung gestellt werden (siehe Anhang).

Ruhig und sachlich beim Kündigungsgespräch bleiben

In der Regel sollte der unmittelbare Vorgesetzte (ggf. in Anwesenheit eines internen oder externen Beraters/Coachs) den betroffenen Mitarbeiter über seine Kündigung informieren und ihm diese auch persönlich übergeben.

Bereits im Vorfeld sollte für ihn klar sein, ob er dem Mitarbeiter lediglich die Kündigung mitteilt und übergibt oder ob er ihn anschließend noch darüber informiert, wie der Trennungsprozess konkret ablaufen wird.

Die Entscheidung hierüber sollte davon abhängig gemacht werden, wie „nah“ sich Führungskraft und Mitarbeiter im täglichen Leben stehen, wie der Mitarbeiter vermutlich reagieren wird und ob er überhaupt mit der Kündigung rechnet.

Trifft den Mitarbeiter die Kündigung "aus heiterem Himmel", ist eine Trennung von Kündigungs- und Informationsgespräch über den weiteren Verlauf meist die bessere Lösung. Denn dies gibt dem Gekündigten die Chance, den Schock zunächst zu verdauen und sich auf das Trennungsgespräch vorzubereiten.

Beim Gespräch rasch zur Sache kommen

Oft wollen Führungskräfte das Kündigungsgespräch möglichst schnell hinter sich bringen. Die Folge: Sie stoßen den Mitarbeiter vor den Kopf, indem sie ihm unvermittelt die Nachricht "Sie sind entlassen" entgegen schleudern. Zuweilen scheuen sie sich aber auch, die unangenehme Botschaft auszusprechen und reden endlos "um den heißen Brei" herum. Beides ist unangebracht und unprofessionell.

Überlegen Sie sich eine adäquate Gesprächseröffnung, bei der Sie nicht zunächst ausschweifend z. B. über die ungünstige wirtschaftliche Lage sprechen. Das erhöht unnötig die Qualen des Mitarbeiters, der meist schnell ahnt, worum es in dem Gespräch geht. Kommen Sie nach einer kurzen Einleitung zur Sache.

Was sage ich im Kündigungsgespräch?

Beispiel: "Wie Sie wissen, hat sich unser Auftragsvolumen halbiert. Deshalb musste die Unternehmensführung einschneidende Sparmaßnahmen beschließen. Dazu zählen auch 4 betriebsbedingte Kündigungen in unserem Bereich. Die betroffenen Mitarbeiter wurden anhand folgender Kriterien ausgewählt .... Herr/Frau ..., Sie zählen leider zu den Betroffenen. Wir werden das Arbeitsverhältnis mit Ihnen fristgerecht zum 30. September beenden."

Sehr wichtig: Der Zeitpunkt, wann eine Kündigung ausgesprochen wird, sollte sehr gut überlegt sein! Keinesfalls sollte das Trennungsgespräch vor dem Wochenende, einem Feiertag/Brückentag, vor dem Urlaub oder einer sonstigen Abwesenheit des Mitarbeiters stattfinden. So hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich nach einer wahrscheinlich "unruhigen" Nacht schnellstmöglich mit noch offenen Fragen an seinen Vorgesetzten, die Personalabteilung, den Betriebsrat oder an die Geschäftsführung zu wenden.

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Leitfaden für den Aufbau eines Kündigungsgesprächs

1. Den "richtigen" Zeitpunkt für das Trennungsgespräch wählen.

2. Mitarbeiter mit Tatsachen konfrontieren.

- Kurz Gründe für den Personalabbau nennen! (max. 1 Minute).

- Zu welchem Termin erfolgt die Kündigung dieses Mitarbeiters?

- Was sind die Gründe, warum gerade er gekündigt wird, was waren die "Auswahlkriterien"?

3. Kündigungsschreiben übergeben und überprüfen, ob der Mitarbeiter die Mitteilung verstanden hat.

Reaktionen des Mitarbeiters beobachten. Selbst ruhig und sachlich bleiben und Emotionen des Mitarbeiters "zulassen". (Zu beachten: Mitarbeitertypen/-reaktionen wie z. B. der Gefasste/Hysterische/Geschockte/Bettler/Verhandler)

Trifft den Mitarbeiter die Kündigung unverhofft und ist er nicht mehr in der Lage, dem Gespräch zu folgen bzw. einen klaren Gedanken zu fassen - das Gespräch an dieser Stelle abbrechen und die weiteren Gesprächspunkte vertagen.

4. Wie läuft der Trennungsprozess ab?

- Bietet das Unternehmen an, das Arbeitsverhältnis vorzeitig per Aufhebungsvertrag zu beenden?

- Wird der Mitarbeiter von seiner Arbeit freigestellt? Ab wann? Wie, wann und an wen erfolgt die Übergabe seines Aufgabengebietes? Gibt es offene Aufgaben/Projekte, die einer längeren Erklärung bedürfen?

- Gibt es einen Abfindungsbetrag? Wie errechnet sich dieser? Wurde das ggf. mit dem Betriebsrat verhandelt? Gibt es eine sog. "Turboklausel"? (früheres Ausscheiden = höhere Abfindung)

- Gibt es eine gemeinsame "Sprachregelung" bzgl. der Beendigungsgründe? (z. B. bei einem verhaltens- oder personenbedingten Kündigungsgrund)

- Soll der Mitarbeiter bis zum Schluss seiner Tätigkeit nachgehen oder wird er sofort freigestellt?

- Wann und wie erfolgt die Übergabe von begonnenen Arbeiten, Projekten etc.?

- Wann und in welcher Form werden die Kollegen und externen Ansprechpartner (Kunden, Lieferanten etc.) informiert?

- Wird ein Outplacement-Verfahren angeboten?

5. Erwartungen des Unternehmens an den Mitarbeiter formulieren.

- Auch wenn die Kündigung Emotionen frei macht - bitte zügeln.

- Beide Seiten sollten sich professionell verhalten und ihre Pflichten bis zum Schluss wahrnehmen! (100 Prozent Gehalt heißt auch 100 Prozent Leistung!)

- Die Beurteilung im Zeugnis soll nicht durch "ein paar weniger motivierte Wochen" getrübt werden.

- Professionelle Übergabe von Tätigkeiten, Projekten etc.

6. Erwartungen des Mitarbeiters an das Unternehmen?

Einfach zuhören und notieren.

7. "Offenes" Ohr und Hilfe anbieten.

Der Mitarbeiter kann bei dem ersten Gespräch nicht alles erfassen und alle Wünsche äußern. Deshalb jederzeitige Gesprächsbereitschaft (gerade in den ersten Tagen nach der Kündigung) anbieten - und einhalten.

8. Zeugnis vorbereiten

Den Mitarbeiter bitten, dass er seine Tätigkeiten auflistet (ggf. Termin vereinbaren). Das Zeugnis sollte vor seinem Austritt formuliert sein, damit es hinterher nicht zu Streitigkeiten (ggf. vor Gericht) kommt.

Downloads
  • Muster für ein Kündigungsschreiben (PDF, 58 kB)

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