Betriebsführung -

Während der Steuerprüfung Betriebsprüfung: Ein Verhaltensknigge für Unternehmer

Beginnt der Prüfer des Finanzamts offiziell seine ersten Handlungen in Ihrem Handwerksbetrieb, sollten Sie genauestens planen, welche Strategie Sie fahren, um nur möglichst wenig Steuern nachzuzahlen. Außerdem können Sie so ein Verzögerungsgeld verhindern.

Verhaltensknigge für einen reibungslosen Prüfungsablauf

Damit die Betriebsprüfung ohne größere Komplikationen und ohne Streit mit dem Prüfer des Finanzamts über die Bühne geht, sollten folgende Verhaltensregeln eingehalten werden:

  • Der Prüfer sollte sachlich und zuvorkommend behandelt werden. Er kann schließlich nichts dafür, dass die Steuergesetze so ungerecht und kompliziert sind.
  • Es sollte vereinbart werden, dass sich der Prüfer und der Steuerberater jeden zweiten oder dritten Tag kurzschließen, welche Feststellungen bisher getroffen wurden bzw. bei welchen Themen Diskussionsbedarf besteht.
  • Bei Feststellungen mit hohen Steuernachzahlungen oder bei strittiger Auffassung sollte der Prüfer darum gebeten werden, die Feststellungen schriftlich mit den dazugehörigen Fundstellen mitzuteilen. Das hilft bei der Suche nach Gegenargumenten.
  • Wer dem Prüfer die geforderten Unterlagen nur zögerlich vorlegt, in der Hoffnung, dass der Prüfer sich dann weniger Belege ansieht, irrt sich. Denn während der Wartezeit kann sich der Prüfer weitere Sachverhalte ansehen, die er ansonsten aus Zeitgründen vernachlässig hätte. Das kann fatalerweise zu unnötigen Nachzahlungen führen. Zusätzlich droht noch die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes in Höhe von 2.500 Euro und mehr.

Was weiß der Prüfer eigentlich vom Handwerker?

Neben dem akribischen Durchforsten der Steuerakten mit den Steuererklärungen und Anträgen des Handwerkers im Finanzamt setzen Betriebsprüfer des Finanzamts bei ihrer Informationssuche immer

Häufiger auch auf Internetrecherchen. Hat ein Handwerker eine eigene Homepage, kann sich der Prüfer über archive.org das Internetportal ansehen, wie es vor Jahren ausgesehen hat.

Tauchen hier unbekannte Bankverbindungen auf oder fehlt der Umsatz aus angebotenen Leistungen, sind kritische Fragen natürlich programmiert. Über das Internet findet der Prüfer auch heraus, ob Handwerker über Internetportale ihre Leistungen meistbietend versteigert haben.

Praxis-Tipp: Neben den Informationen aus dem Internet dürfte der Prüfer auch zahlreiche Belege von Privatkunden in der Hinterhand haben, die ihre Rechnungen über Handwerkerleistungen wegen der Steueranrechnung für Handwerkerleistungen (Handwerkerbonus nach § 35a Abs. 3 EStG)

auf ihre persönliche Steuerschuld beim Finanzamt eingereicht haben. So ist das Finanzamt durch den Abgleich dieser Rechnungen mit den Einnahmenbuchungen in der Buchhaltung des Handwerkers schnell im Bild, ob alle Einnahmen ordentlich aufgezeichnet wurden.

Steuerberater sollten nicht übertreiben

Ein guter Steuerberater lässt den Betriebsprüfer während einer Betriebsprüfung mehrmals "auflaufen", indem er Fragen stellt, die der Prüfer nicht aus dem Stand beantworten kann oder indem er den Prüfer mit Detailwissen überrascht, das den Prüfer verunsichert.

Doch manche Steuerberater überspannen den Bogen nicht selten und erreichen damit leider genau das Gegensteil. Denn ist der Prüfer erst einmal verstimmt, wird er sich nicht zurückziehen, sondern er wird dem Berater zeigen, wer letztendlich am längeren Hebel sitzt.

Praxis-Tipp: Merkt ein selbständiger Handwerker, dass sein Steuerberater übers Ziel hinausschießt und damit eine kleinlichere Prüfung riskiert, sollte er das Gespräch mit ihm suchen und ihn bitten, wieder auf eine sachlichere Ebene zurückzukehren.

Kommunikation nur mit ausgewählten Personen

Der Handwerker sollte dem Prüfer die Auskunftspersonen vor, an die er sich bei Fragen wenden kann. Am besten wäre es jedoch, wenn dem Prüfer nur eine einzige Person benannt wird, die dann die Beantwortung der Fragen koordiniert und die jeweiligen Ansprechpartner benannte, die weitere Auskünfte geben. So wird erreicht, dass der Handwerker stets weiß, woran der Prüfer gerade arbeitet.

Praxis-Tipp: Verpassen Sie allen anderen Mitarbeitern, die nicht zu den Auskunftspersonen gehören, einen „Maulkorb“. Sollte der Prüfer nach Interna fragen, sollten Mitarbeiter stets auf die benannte(n) Auskunftsperson(en) verweisen. Auch auf Small-Talk mit dem Prüfer sollte das nicht in der Prüfung einbezogene Personal verzichten. Denn ein vermeintlicher Small-Talk entpuppt sich oftmals als Prüfungshandlung.

Vermeiden Sie die Festsetzung von Verzögerungsgeld

Fordert der Prüfer des Finanzamts Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder steuerlich relevante Geschäftsbriefe an und Sie kommen dieser Aufforderung trotz mehrmaliger Mahnungen nicht nach, kann der Prüfer ohne Vorwarnung ein Verzögerungsgeld festsetzen. Das beträgt je nach Größe des Unternehmens zwischen 2.500 Euro und 250.000 Euro.

Praxis-Tipp: Die Festsetzung ein es Verzögerungsgeldes sollte unbedingt vermieden werden. Denn einmal festgesetzt, kann es nicht mehr zurückgenommen werden. Das bedeutet im Klartext: Wird es dem Prüfer zu bunt und er setzt ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro fest und der Handwerker legt die geforderten Unterlagen später vor, bliebt es bei dem Strafzuschlag von 2.500 Euro.

Finden Sie also geforderte Unterlagen nicht sofort, ist der Bearbeiter krank, der weiß, wo sich die Unterlagen befinden oder haben Sie einfach gerade keine Zeit, weil Ihnen ein zeitkritischer Auftrag im Nacken sitzt, empfiehlt sich zur Vermeidung eines Verzögerungsgeldes folgende Vorgehensweise:

  • Beantragen Sie "schriftlich" eine Fristverlängerung zur Vorlage der Unterlagen und begründen Sie die Verzögerung.
  • Warten Sie nicht, bis alle Unterlagen gefunden sind, sondern legen Sie dem Prüfer die Unterlagen Zug um Zug vor. Das zeit Ihren guten Willen und macht es dem Prüfer schwer, ein Verzögerungsgeld festzusetzen.

Praxis-Tipp: Setzt der Prüfer des Finanzamts trotz Ihres schriftlichen Antrags auf Fristverlängerung und trotz Zug-um-Zug- Vorlage der geforderten Unterlagen ein Verzögerungsgeld fest, legen Sie dagegen Einspruch ein. In den meisten Gerichtsverfahren mussten die Finanzbeamten das Verzögerungsgeld wieder zurückziehen, weil deren Festsetzung ermessenfehlerhaft war.

Mit unserer Checkliste können Sie prüfen, wie Sie sich in der aktiven Prüfungsphase am besten verhalten sollten.>>>

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