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Weniger Kosten, mehr Gewinn Betriebskosten-Check: Sparpotenzial finden

Wenn Betriebsinhaber auf ihre Zahlen schauen, beschleicht viele bei den Kosten ein ungutes Gefühl. Für den Aufwand außerhalb des Tagesgeschäfts bezahlen die meisten Unternehmen zu viel. Ein Betriebskosten-Check hilft, Geld zu sparen.

"Mit günstigeren Preisen, Anbieterwechsel oder der Kündigung von Leistungen, die ein Betrieb gar nicht braucht, lassen sich je nach Branche im Schnitt zehn bis 26 Prozent dieser Kosten sparen", sagt Götz Schneider, der mit seiner Firma BeKoMa-Plan die Betriebskosten von Unternehmen analysiert. Aus den Ergebnissen entwickelt Schneider konkrete Handlungsempfehlungen zur Senkung der Kosten. "Und mit geringeren Kosten bleibt mehr Gewinn vom Umsatz übrig."

Schneider bietet Unternehmen einen Kostencheck für alle Bereiche, die außerhalb des Tagesgeschäfts liegen. Dazu zählen Kommunikations- oder Versicherungskosten genauso wie die Ausgaben für Büromaterial, EDV oder Serviceverträge. Der Markt ändere sich in diesen Bereichen sehr schnell, sagt der Betriebskostenmanager.

Sparen durch Anbieterwechsel

Doch die meisten Unternehmer hätten keine Zeit, hier nach besseren Angeboten zu suchen. "Man beschäftigt sich einmal damit und bleibt dann dabei", beschreibt Schneider die pragmatische Haltung vieler Chefs zum Thema Betriebskosten.

Auch Dachdeckermeister Uwe Rose aus Essen empfand seine Kosten viele Jahre als zu hoch. Doch um Verträge und Unterlagen zu prüfen, fehlte ihm die Zeit. Für diesen Check hat Rose deshalb Betriebskostenmanager Schneider beauftragt – und mit anschließendem Anbieterwechsel insgesamt 21,6 Prozent seiner Betriebskosten eingespart. "Vor allem bei der Kfz-Versicherung und anderen Policen haben wir einiges umgebaut", sagt Uwe Rose. "Manche Risiken waren doppelt und dreifach versichert. Hier konnte ich Verträge kündigen, ohne auf Schutz zu verzichten."

Das Kleingedruckte lesen

In vielen Betrieben liegt nach Einschätzung von Götz Schneider das größte Einsparpotenzial in den Bereichen Versicherung und Kommunikation. Auch für Sonderausgaben wie die Anschaffung von Kopiergeräten, Büromöbeln oder Fahrzeugen geben viele Unternehmer zu viel aus. Bei der Wahl eines Alternativangebots sei ein guter Preis allerdings nicht das einzige Kriterium. "Die gewünschte Qualität und Funktionalität sollten erhalten bleiben", sagt Schneider.

Praxis-Tipps: Wo Sie sparen können

Clever einkaufen, Verträge vergleichen und gezielt nach Alternativen suchen. Wer Betriebskosten senken will, sollte vor allem folgende Bereiche unter die Lupe nehmen:
  • Kommunikation: Telefontarife (Festnetz, mobil), Internet-Provider, Kauf oder Leasing von Kommunikationsanlagen. Tipp: Skype ermöglicht kostenloses, weltweites Telefonieren via Internet.
  • Versicherungen: Kfz-Versicherung, Inhaltsversicherung, Betriebshaftpflicht, Krankenversicherung, betriebliche Altersvorsorge, betriebliche Unfallversicherung, Firmen-Rechtsschutz, Kreditversicherung und anderes. Tipp: Stichtag zum Wechsel der Kfz-Versicherungsverträge zum Jahresende ist der 30. November.
  • Fuhrpark: Leasingverträge von Fahrzeugen und Maschinen.
  • Büro-Verbrauchsmaterial: Ordner, Papier, Schreibgeräte, Versandmaterial und anderes. Tipp: Mögliche Mengenrabatte nutzen.
  • EDV-Verbrauchsmaterial: Tinten-/Tonerkartuschen, Spezialpapiere, DVD-Speicher und vieles mehr.
  • EDV-Hardware: EDV-Anlage/Netzwerk, Server, Rechner, Monitore, Festplatten, Software, Drucker, Kopierer und anderes.
  • Energie: Strom, Gas, Heizöl, Holzpellets.
  • Sonstige Dienstleistungen: Gebäudereinigung, Maschinenwartung, Reparaturen, Werbemittel, Übernachtung auf Dienstreisen und anderes.
  • Sonderausgaben: Kopiergeräte, Neukauf Pkw, Büromöbel, Geschäftsausstattung etc.

"Es bringt zum Beispiel nichts, Kopierpapier geringerer Qualität zu kaufen, wenn nachher ständig so viel Papierstaub in den Geräten ist, dass diese nicht mehr funktionieren." Unternehmern, die in Eigenregie ihre Kosten optimieren wollen, rät der Betriebskostenmanager, vor allem das Kleingedruckte genau zu lesen. Versicherungstarife ließen sich zum Beispiel nicht ohne Weiteres vergleichen, Inhalt und Ausschlüsse müssten genau geprüft werden.

Auch weniger komplexe Verträge, etwa mit Telefonanbietern, enthielten oft Fallstricke. So spare ein vermeintlich günstigerer Telefontarif unter Umständen kein Geld, wenn die beworbene Flatrate nicht für alle Netze gelte. "Man sollte nach einem günstigeren Angebot bei einer für den Betrieb gleichwertigen Leistung suchen", empfiehlt Schneider. "Viele Anbieter unterscheiden sich zwar nur in Nuancen. Aber die können im Einzelfall wichtig sein."

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