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Arbeits-und Steuerrecht Arbeitszeitdokumentation: Arbeits- und steuerrechtlich ein Muss

Gehören Sie auch zu denjenigen Arbeitgebern, die noch keine genauen Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter führen? Wenn ja, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Doch nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs steigt das Risiko, dass Ihnen die fehlende Arbeitszeitdokumentation Probleme bereiten könnte.

Arbeitszeitdokumentation aus arbeitsrechtlicher Sicht

In einem Urteil hat der Europäische Gerichtshof klargestellt, dass es arbeitsrechtlich unumgänglich ist, die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter zu dokumentieren. Nur so kann die Einhaltung der EU-Arbeitnehmerrechte gewährleistet werden. Arbeitsrechtlich führt die Arbeitszeitdokumentation dazu, dass die durch die EU-Grundrechtecharta und der durch die Arbeitszeitrichtlinie bezweckte Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer tatsächlich einer Kontrolle durch Behörden und Gerichte zugeführt werden (EuGH, Urteil v. 14.5.2019, Rs. C-55/18).

Praxis-Tipp: Zwar ist in Deutschland gesetzlich noch nicht geregelt, wie die Arbeitszeitdokumentation der Arbeitgeber beschaffen sein muss, doch das EuGH-Urteil enthält ganz konkrete Vorstellungen, wie die Dokumentation der Arbeitszeit für Mitarbeiter aussehen sollte. Dieses Urteil dürfte vor allem Prüfer auf den Plan rufen, die die Einhaltung des Mindestlohns sowie die steuerliche Anerkennung von Ehegatten-Arbeitsverhältnissen überprüfen. Es ist deshalb empfehlenswert, schon heute – auch ohne gesetzliche Verpflichtung – die vom EuGH aufgestellten Grundsätze zur Arbeitszeitdokumentation umzusetzen.

Arbeitszeitdokumentation aus steuerlicher Sicht

Aus steuerlicher Sicht interessiert sich das Finanzamt für die Dokumentation der Arbeitszeit vor allem, wenn Arbeitgeber steuerfreie Zuschläge für Arbeiten an Feiertagen oder an den Wochenenden ausbezahlen und vor allem, wenn ein Betriebsinhaber seinen Ehegatten im eigenen Betrieb anstellt. Ohne Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit kann das Finanzamt entweder die bisher steuerfrei behandelten Zuschläge lohnsteuerpflichtig machen oder das Arbeitsverhältnis mit dem Ehegatten kippen und damit den Betriebsausgabenabzug für die Lohnaufwendungen zu versagen.

Damit das nicht passiert, sollten Sie die Arbeitszeiten für Ihre Mitarbeiter nach dem folgenden Muster festhalten (entspricht den Vorgaben des EuGH-Urteils v. 14.5.2019):

  • Name des Mitarbeiters
  • Personalnummer des Mitarbeiters
  • Dokumentationszeitraum monatlich
  • Uhrzeit bei Arbeitsbeginn
  • Uhrzeit bei Beginn Pause
  • Uhrzeit bei Ende Pause
  • Dauer Pause
  • Uhrzeit bei Arbeitsende
  • Anzahl der Stunden ohne Pause
  • Zusatzspalte für Infos oder Hinweise

Haben Sie kein elektronisches System zur Dokumentation der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter, ist das kein Problem. Dann zeichnen Sie die Arbeitszeiten einfach handschriftlich auf. Die Form, wie diese Aufzeichnungen geführt werden, entscheiden Sie derzeit noch selbst. Aufgrund des EuGH-Urteils dürfte es jedoch bald Vorgaben geben, die in der Zukunft zwingend umzusetzen sind.

Praxis-Tipp: Besonders glaubhaft sind Ihre Aufzeichnungen zur Dokumentation der Arbeitszeit, wenn Sie die Arbeitszeiten tatsächlichen Ihrer Mitarbeiter mit den Aufzeichnungen abgleichen. Dokumentieren Sie dazu in der Zusatzspalte, dass Sie die Einhaltung der Arbeitszeit an Tag X überprüft haben und notieren Sie, welche Aufgaben der Mitarbeiter an diesem Tag erledigt hat.

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