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Leitfaden zum Projekt "CLOUDwerker" Acht Tipps wie Handwerker Cloud Computing nutzen können

Die Datenmenge im Betrieb nimmt immer weiter zu. Cloud Services helfen den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Was Handwerker bei der Einführung beachten sollten.

Cloud Services reduzieren den Verwaltungsaufwand, lassen sich einfach an neue Anforderungen anpassen und ermöglichen eine neue Form der Zusammenarbeit.

Was Handwerker von der Installation bis zur Wartung beim Cloud Computing beachten müssen, zeigt ein Leitfaden des Forschungsprojekts "CLOUDwerker". Beteiligt waren Handwerksbetriebe und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation.

1. Welche Funktionen werden benötigt?

  • im ersten Schritt sollten alle Funktionen zusammengetragen werden, die auch in der bisherigen Software genutzt werden, zum Beispiel Funktionen für Lagerverwaltung oder Personalplanung
  • außerdem sollte notiert werden, welche Funktionen bisher gefehlt haben

2. Welche sicherheitstechnischen Anforderungen werden benötigt?

Folgende Punkte sollten der Cloud Service, der Service-Anbieter und das Rechenzentrum gewährleisten.

Cloud Service:

  • im Fehlerfall sichert der Anbieter eine schnelle Wiederherstellung des Cloud Service zu

  • der Service-Anbieter führt regelmäßig Datensicherungen für den Service durch

  • Updates werden zeitnah eingespielt

  • eine telefonische Hotline zu üblichen Geschäftszeiten ist verfügbar

  • es wurden technische Maßnahmen ergriffen (z.B. Virenschutz, Firewall)

  • die Kommunikation mit dem Server erfolgt verschlüsselt (z.B. über HTTPS)

Service-Anbieter:

  • Sicherheit ist Bestandteil der Softwareentwicklung (z.B. regelmäßige Bewertungen der Softwarequalität, automatisierte Tests, Tests bezüglich der Angreifbarkeit)

  • die Mitarbeiter des Service-Anbieters sind nachweislich hinsichtlich Informationssicherheit, Datenschutz und des angemessenen Umgangs mit Kundendaten sensibilisiert und verpflichtet

Rechenzentrum:

  • kritische Komponenten des Rechenzentrums sind mehrfach vorhanden (z.B. Klimatisierung, Stromversorgung, Internetanbindung)

  • das Rechenzentrum hat ein schlüssiges Sicherheitskonzept (Brandschutz, Arealrisiken, Gebäudesicherheit)

3. Welche juristischen Anforderungen werden benötigt?

Datenschutz ist ein wichtiges Thema bei der Nutzung von Cloud Services. Daher sollten sich Betriebe vorab damit beschäftigen und diese Punkte im Vertrag berücksichtigen.

  • Gewährleistungsregelungen sollten klären, was im Falle eines Systemausfalls passiert und ob Verfügbarkeitsgarantien übernommen werden. Im Idealfall sollten sie durch Haftungsübernahmen und Vertragsstrafen abgesichert sein.

  • Deutsches Recht muss anwendbar sein

  • der Gerichtsstand sollte möglichst in der Nähe des Betriebs liegen

  • der Nutzer sollten explizit als Eigentümer der Daten benannt werden. Bei einer Kündigung sollten alle Daten vollständig übergegeben und beim Anbieter gelöscht werden.

  • der Anbieter sollte bei einer Kündigung seine Hilfe für den Umzug der Daten zusichern.

  • der Anbieter muss zusichern, dass die Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU) gespeichert und verarbeitet werden.

  • der Anbieter muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten, über den er rechtlich zum verlängerten Arm des Nutzers wird.

 

4. Wie findet man den besten Service?

Anforderungen des Betriebs und Angebot der Cloud Service Anbieter sollten verglichen werden. Informationen bieten Suchmaschinen, App-Stores und Kollegen, die bereits Cloud Services nutzen. Alle interessanten Anbieter sollten in einer Liste dokumentiert werden.

5. Bewertung und Kostenabschätzung

Die Angebote aus Schritt 4 sollten nun genauer analysiert werden.

  • gewünschte Funktionen mit dem Angebot vergleichen

  • wie gut ist der Service?

  • werden alle juristischen und sicherheitstechnischen Anforderungen erfüllt? Hier sollten keine Kompromisse geschlossen werden.

Bei der Kostenabschätzung hilft es den Cloud Service mit einer klassischen Software zu vergleichen.

Eine ausführliche Tabelle steht im Leitfaden zur Verfügung.

6. Auswahlentscheidung

Bei der der Auswahl des Anbieters sollten die Kosten verglichen werden, aber auch der Nutzen. Wenn klassische Software und Cloud Service einen ähnlichen Nutzen haben, sollte man überlegen, was einem die Vorteile von Cloud Services wert sind (variable Kostenstrukturen, professionelle Administration, höhere Flexibilität etc.).

7. Testlauf

Nur mit einem Testlauf können Betriebe erkennen, ob der ausgewählte Cloud Service auch in der Praxis funktioniert. Hierfür sollte ein Anwendungsszenario festgelegt, der Cloud Service auf den Test vorbereitet und der Durchlauf unter möglichst realistischen Bedingungen durchgeführt werden. Probleme beim Testlauf sollten dokumentiert werden.

8. Übernahme

Wenn der Test positiv verlaufen ist, kann der Cloud Service verbindlich gebucht werden.

  • um alle Funktionen nutzen zu können, müssen alle Konfigurationen und Daten-Importe abgeschlossen werden.

  • die Mitarbeiter müssen geschult werden.

  • je nachdem, wie umfassend die Veränderung ist, sollte die Umstellung in kleinen Schritten erfolgen. dhz
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