Kommt es zur Steuerschätzung, weil das Finanzamt Aufzeichnungen nicht korrekt auswerten kann, nutzen die Prüfer meistens die sogenannte Richtsatzsammlung. Diese vier Grundregeln erklären dieses Vorgehen – und wie man Steuernachzahlungen vermeidet.
Stellt eine Prüferin oder ein Prüfer des Finanzamts fest, dass ein Betrieb Bareinnahmen nicht korrekt aufgezeichnet hat oder drängt sich der Verdacht auf, kommt es in aller Regel zu Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und somit zu Steuernachzahlungen. Das Finanzamt nutzt bei seiner Schätzung die sogenannte Richtsatzsammlung. Was es damit auf sich hat und wie man sich gegen eine solche Schätzung wehren kann – hier die vier wichtigsten Grundregeln.
Grundregel 1: Darum handelt es sich bei der Richtsatzsammlung
Bei der Richtsatzsammlung handelt es sich um ein Hilfsmittel für die Finanzverwaltung, um für bestimmte Branchen die Umsätze und Gewinne verproben zu können. Das Finanzamt veröffentlicht jedes Jahr eine neue Richtsatzsammlung. In diesem Hilfsmittel befinden sich Informationen zum Rohgewinn eines Gewerbebetriebs einer bestimmten Branche (z.B. Metzgerei oder Bäckerei), der im Normalbetrieb bei Bilanzierung erwirtschaftet werden sollte. Mit anderen Worten: Die Finanzverwaltung wertet für jedes Jahr tausende Betriebe derselben Branche aus und gibt aufgrund der Umsätze die Gewinne vor, die man eigentlich erzielen sollte.
Bei Buchführungsmängeln und bei Abweisung des Gewinns von den Werten der Richtsatzsammlung kann es zu Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn durch das Finanzamt kommen.
Grundregel 2: Kein Anspruch auf Information
Ein Unternehmer wollte die pauschale Hinzuschätzung zum Umsatz und Gewinn nach der Richtsatzsammlung nicht hinnehmen und verlangte Informationen über die Unterlagen, die der Richtsatzsammlung zugrunde liegen. Er wollte also wissen, aus welchen Daten die Finanzverwaltung seine Richtsätze ermittelt hat. Damit blitzte er leider beim Bundesfinanzhof ab. Es besteht kein Anspruch auf Informationen, auch nicht nach dem Informationsfreiheitsgesetz (BFH, Urteil v. 9.5.2025, Az. IX R 1/24).
Grundregel 3: Widerlegung der Grundsätze zur Anwendung der Richtsätze
Wendet das Finanzamt die Richtsatzsammlung im Rahmen einer Schätzung der Umsätze und des Gewinns an, dann empfiehlt sich auf jeden Fall, einen Blick in Vorbemerkungen zu werfen. Dort steht wie eingangs erwähnt, dass sich die Richtsätze auf die Verhältnisse eines Normalbetriebs eines Gewerbebetriebs beziehen, der seinen Gewinn nach Bestandsvergleich (Bilanzierung) ermittelt.
Um die Anwendung der Richtsatzsammlung zu verhindern oder zumindest einen deutlich niedrigere Hinzuschätzungen zu erreichen, muss unbedingt nachgewiesen werden, dass es sich bei den Verhältnissen eben nicht um einen Normalbetrieb handelt.
Kein Normalbetrieb könnte vorliegen, wenn ...
- ... Probleme bestehen, geeignetes Personal zu finden.
- ... wenn man die Preise deutlich senken mussten, um gegen die Konkurrenz bestehen zu können.
- ... wenn wegen Erkrankung des Personals oder wegen des Betriebsinhabers bewusst weniger Aufträge angenommen wurden.
- ... wenn man bewusst Aufträge angenommen hat, die zu einer sehr niedrigen Gewinnmarge geführt haben, aber man dann lukrative Folgeaufträge angepeilt hat.
- ... wenn man den Leistungskatalog im Handwerksbetrieb vermindert ausgeweitet hat und in diesem Zusammenhang entweder deutlich niedrigere Gewinne oder eben deutlich höhere Investitionskosten angefallen sind.
Praxis-Tipp: Kann dem Finanzamt also plausibel nachgewiesen werden, warum die Gewinne von den Daten der Richtsatzsammlung abweichen und dass kein Normalbetrieb angenommen werden kann, fällt die Hinzuschätzung entweder deutlich niedriger als durch die Richtsatzsammlung vorgesehen aus oder deutlich geringer. Wichtig auch zu wissen: Ermittelt man den Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung, muss das Finanzamt nachweislich Anpassungen an die Schätzung nach der Richtsatzsammlung vornehmen. Denn die Richtsätze stammen ausschließlich von bilanzierenden Unternehmen.
Grundregel 4: Richtsatzsammlung im Auge behalten
Damit es erst gar nicht zu einer Betriebsprüfung und zur Anwendung der Richtsatzsammlung kommt, kann es Sinn machen, die eigenen Daten im Normalbetrieb mit den Daten der Richtsatzsammlung abzugleichen und herauszufinden, wo die Unterschiede liegen. Wer sich mit seinen Umsätzen und Gewinnen im Rahmen der Richtsätze in der Richtsatzsammlung bewegt, dürfte vom Finanzamt meist in Ruhe gelassen werden.