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Mustertext Rechnung berichtigen: So funktioniert's

Wird ein selbständiger Handwerker von einem Kunden dazu aufgefordert, eine Rechnung zu berichtigen, weil die bisherige Rechnung wegen fehlender Rechnungsinhalte keinen Vorsteuerabzug zulässt, ist Vorsicht geboten. Hier einige Infos, wie Sie als Rechnungsaussteller bei Rechnungsberichtigungen umsatzsteuerlich auf der sicheren Seite stehen.

Rechnung
Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten. Diese sollten Sie immer überprüfen. -

Ist die Kritik des Kunden berechtigt, empfiehlt sich, eine Rechnung in folgenden drei Schritten zu berichtigen:

  • Schritt 1: Lassen Sie zunächst die bisher ausgestellte Rechnung außer Acht. Tun Sie so, als gäbe es diese Rechnung noch gar nicht.
  • Schritt 2: Erstellen Sie die Rechnung für die ausgeführten Leistung erneut, nur diesmal mit allen erforderlichen Rechnungsinhalten des § 14 Abs. 4 UStG.
  • Schritt 3: Weisen Sie in dieser neuen Rechnung daraufhin, dass diese Rechnung die bisherige Rechnung ersetzt. Dieser Hinweis in der neuen Rechnung könnte folgendermaßen aussehen:
Tipp: Ohne diesen Hinweis könnte der Kunde aus beiden Rechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen. Das könnte beim Rechnungsaussteller dazu führen, dass er die Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen schuldet. Die Berichtigungsrechnung kann übrigens unter der "alten" Rechnungsnummer ergehen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Mustertext

Die Ihnen nun vorliegende Rechnung ersetzt die Rechnung mit der Nummer ….. vom ……… Es ist nicht erforderlich, dass Sie uns das Original der Ursprungsrechnung zurücksenden (BFH, Urteil v. 19.9.1996, Az. V R 41/96).

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass sich ausschließlich aus dieser Rechnungsausfertigung ein Vorsteuerabzug ergibt. Für die erste – ersetzte – Rechnung besteht dagegen kein Vorsteuerabzug. 

Offene Rechnung: Wann die Umsatzsteuer berichtigt werden darf

Handwerker müssen ihren Kunden manchmal lange hinterherlaufen, bis diese endlich ihre Rechnung bezahlen. In bestimmten Fällen darf die Forderung jedoch ertragsteuerlich ausgebucht werden. Dann darf auch die bereits ans Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigt werden.

Typische Fälle aus der Handwerkspraxis: Ein Unternehmer hat zwei Kunden, bei denen er sich unsicher ist, ob er die Rechnung berichtigen darf. Ein Kunde weigert sich zu zahlen, weil es noch zu behebende Mängel gibt. Ein anderer Kunde ist unbekannt verzogen, eine neue Adresse ist nicht bekannt. Die Rechnung ist wieder als unzustellbar zurückgekommen.

Hierbei gilt: Weigert sich ein Kunde zu bezahlen, weil ein Handwerker seine Garantiepflicht noch nicht erbracht hat, liegt noch kein Grund für eine Entgeltminderung vor. Der Kunde ist ja nicht zahlungsunfähig. Er möchte nur Druck auf den Handwerker ausüben, damit dieser schnellstmöglich seiner Mangelbeseitigungsverpflichtung nachkommt. Mit anderen Worten: Hier darf die Umsatzsteuer noch nicht berichtigt werden. 

Umsatzsteuerberichtigung: Immer Gründe nennen

Ist der Kunde jedoch unbekannt verzogen , dürfte es aussichtlos sein, einen Mahnbescheid zu erwirken. Hierliegt wie beim Tod des Kunden oder wie bei Privatinsolvenz ein Grund für die Abschreibung der Forderung vor. Die Forderung wird bei bilanzierenden Unternehmern gewinnmindernd ausgebucht und die bereits ans Finanzamt bezahlte Umsatzsteuer wird zurückgefordert.

Tipp: Bei Umsatzsteuerberichtigungen ist das Finanzamt meist besonders misstrauisch. Aus diesem Grund sollte detailliert nachgewiesen werden können, was alles versucht wurde, um die ausstehende Forderung einzutreiben und warum der versuch letztlich scheiterte.

Rückwirkende Rechnungsberichtigung: Steuerzinsen vermeiden

Stößt das Finanzamt auf fehlerhafte Eingangsrechnungen und kürzt den Vorsteuerabzug, kann diese Rechnung meist berichtigt werden. Was hängen bleibt, sind lästige Nachzahlungszinsen an das Finanzamt von sechs Prozent pro Jahr. Die Schlussanträge des Generalanwalts zu einem EuGH-Urteil dürften diese Nachzahlungszinsen nun endgültig zu Fall bringen.

Ein typischer Fall aus der Praxis: Ein Prüfer des Finanzamts prüft die Jahre 2010 bis 2013. Für das Jahr 2010 streicht er den Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung in Höhe von 19.000 Euro, weil in dieser Rechnung die Steuernummer des Rechnungsausstellers fehlt. Der geänderte Umsatzsteuerbescheid 2010 soll im April 2016 nach Abschluss der Prüfung bekannt gegeben werden. Der Unternehmer legt noch im März 2016 eine berichtigte Rechnung mit der Steuernummer des Rechnungsausstellers vor.


So rechnet das Finanzamt So könnte künftig gerechnet werden
Vorsteuerkürzung 2010 19.000 Euro 0 Euro
Nachzahlungszinsen 2016 4.560 Euro (1.4.2012 bis März 2016 = 48 Monate x 0,5 Prozent/Monat = 24 Prozent; 19.000 Euro x 24 Prozent) 0 Euro
Vorsteuerabzug 2016 19.000 Euro 0 Euro
Finanzielle Belastung 4.560 Euro 0 Euro

Die Variante mit null Euro finanzieller Belastung schlägt der Generalanwalt zu einem bevorstehenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs vor (Schlussanträge des Generalanwalts v. 17.2.2016, Rs. C-518/14; Senatex GmbH). Solange der Änderungsbescheid noch nicht rechtskräftig ist, kann noch eine rückwirkende Rechnungsberichtigung durchgeführt werden. Die Chancen, dass das EuGH-Urteil den Aussagen der Schlussanträge entspricht ist sehr hoch. Rund 99 Prozent aller EuGH-Urteile folgenden den Aussagen der Schlussanträge.

Tipp: Die deutschen Finanzämter setzen diese Grundsätze allerdings noch nicht um. Betroffene Unternehmer müssen gegen Zinsfestsetzungen Einspruch einlegen und ein Ruhen des Einspruchsverfahrens beantragen. Erst wenn das offizielle EuGH-Urteil vorliegt, muss die deutsche Finanzverwaltung die Grundsätze umsetzen. Die Chancen stehen als sehr gut, dass betroffene Unternehmer in absehbarer Zeit Recht bekommen und die Zinsnachzahlungen bei einer rückwirkenden Rechnungsberichtigung erlassen werden.

Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv. dhz

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