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Die steuerlichen Besonderheiten 2017 Lohnsteuer: Das sollten Arbeitgeber wissen

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, vom Arbeitslohn ihres Angestellten jeden Monat die Lohnsteuer korrekt zu ermitteln, beim Finanzamt pünktlich anzumelden und zu bezahlen. Um bei einer Lohnsteuerprüfung des Finanzamts auf der sicheren Seite zu stehen, sollten Sie als Arbeitgeber mit dem Grundwissen zur Lohnsteuer vertraut machen und ein paar Besonderheiten kennen.

Haftet der Arbeitgeber für Fehler bei der Lohnsteuer?

Das Grundverständnis eines Arbeitgebers für die Ermittlung der Lohnsteuer ist deshalb so wichtig, weil der Arbeitgeber letztlich für Fehler rund um die Lohnsteuer seiner Mitarbeiter haftet. Ein Haftungsfall ist insbesondere in folgenden Situationen denkbar:

  • Der Lohnsteuerprüfer des Finanzamts stellt fest, dass für einen Mitarbeiter zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde. Kann das Finanzamt sich die Lohnsteuer von Arbeitnehmer nicht mehr holen, muss der Arbeitgeber die fehlende Lohnsteuer im Haftungsweg ans Finanzamt abführen.
  • Bekommt ein Arbeitnehmer bei Abgabe seiner Einkommensteuererklärung zu viel erstattet, weil der Arbeitgeber in der Lohnsteuerbescheinigung falsche Angaben gemacht hat und der Arbeitnehmer kann nicht zahlen, haftet der Arbeitgeber für seinen Fehler.

Woher bekomme ich die Lohnsteuer-Infos für meinen Mitarbeiter?

Wird ein Mitarbeiter in einem Handwerksbetrieb eingestellt, benötigt der Arbeitgeber von ihm die Steuer-Identifikationsnummer und sein Geburtsdatum. Mit diesen beiden Infos kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer beim Finanzamt anmelden und die für die Lohnabrechnung notwendigen ELStAM ( Elektronische LohnSteuer Abzugs Merkmale) des Arbeitnehmers nach § 39a EStG abrufen. In den ELStAM befinden sich alle notwendigen Daten für den Lohnsteuerabzug. Diese Infos finden Arbeitgeber in den ELStAM:

Geburtsdatum Steuer-Identifikationsnummer Steuerklasse
Zahl der Kinderfreibeträge Bei privat Versicherten Angaben zu den begünstigten Beiträgen Pauschbetrag für Behinderte
Lohnsteuerfreibetrag Faktor bei Steuerklasse IV-Faktor/IV-Faktor Religionszugehörigkeit

Stellen Sie das erste Mal einen Mitarbeiter in Ihrem Handwerksbetrieb ein, müssen Sie ein Authentifizierungsverfahren im Elster-Online-Portal durchlaufen. Erst nach der eindeutigen Identifikation können Sie auf die ELStAM Ihres Mitarbeiters zugreifen.

Findet der Arbeitnehmer seine Identifikationsnummer nicht, kann er für die ersten Monate die Lohnsteuer nach der Steuerklasse I bzw. IV ermitteln. Der Arbeitnehmer muss in dieser Zeit seine Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern erfragen und dem Arbeitgeber dann mitteilen.

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen.

2017: Das gilt bei der Lohnsteuer

Selbständige Handwerker, die Personal beschäftigen, müssen jeden Monat die korrekte Lohnsteuer ermitteln und an das Finanzamt abführen. Im Jahr 2017 sind zur Ermittlung der Lohnsteuer zahlreiche Neuregelungen in Kraft getreten. Hier ein Überblick über die wichtigsten Änderungen. 

Steuerfreie Beiträge 2017 zur betrieblichen Altersversorgung

Wandelt ein Arbeitnehmer einen Teil seines Gehalts in eine betriebliche Altersversorgung um, bleiben die Beitragszahlungen bis zu einer bestimmten Höhe steuer- und abgabenfrei. Im Jahr 2017 haben sich diese Beiträge wegen der Anhebung der Beitragsbemessungsgrenze West zur Rentenversicherung erhöht

Folgende Beitragszahlungen bleiben danach 2017 steuer- und abgabenfrei:

  • Beiträge in eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder in einen Pensionsfonds bis zu einem Betrag von 3.048 Euro (4% von 76.200 Euro).
  • Bei Beitragszahlungen aufgrund einer Direktzusage bzw. bei Zahlungen in eine Unterstützungskasse gilt Folgendes: Beitragszahlungen in voller Höhe steuerfrei und bis zu 3.048 Euro sozialversicherungsfrei.

Vorteile im Zusammenhang mit Elektroautos ab 1. Januar 2017

Vorteile aus dem Aufladen eines Elektrofahrzeugs oder eines Hybridelektrofahrzeugs bzw. aus der zeitweisen zur privaten Nutzung überlassenen Ladevorrichtung sind steuerfrei (BMF, Schreiben v. 14.12.2016, Az. IV C 5 – S 2334/14/10002-03).

Übereignet der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Ladestation für ein Elektrofahrzeug oder gewährt ihm Zuschüsse für den Kauf einer solchen Ladevorrichtung, kann er den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 Prozent zu ermitteln.

Wird der Privatanteil für einen Elektro-Firmen-Pkw nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt, darf der Bruttolistenpreis um die darin enthaltenen Kosten für das Batteriesystem in Form eines Pauschalbetrags vermindert werden. Bei Anschaffung eines Elektro-Firmen-Pkw im Jahr 2017 wird der Listenpreis um 300 Euro kWh Batteriekapazität, höchstens um 8.000 Euro gemindert.

Steuerfreie Erstattung von Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Ausland je nach Reiseland bestimmte pauschale Verpflegungs- und Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. Ab 1. Januar 2017 gelten teilweise neue Beträge (BMF, Schreiben v. 14.12.2017, Az. IV C 5 – S 2353/08/10006:007).

Gewährung von Mahlzeiten und Unterkünften aus lohnsteuerlicher Sicht

Mahlzeiten, die unentgeltlich oder verbilligt an einen Arbeitnehmer abgegeben werden, sind nach den amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten. Für 2017 beträgt der Sachbezugswert für ein Frühstück 1,70 Euro und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 3,17 Euro (BMF, Schreiben v. 9.12.2016, Az. IV C 5 – S 2334/16/10004).

Die Sachbezugswerte für freie Unterkunft für Arbeitnehmer beträgt 2017 223 Euro pro Monat. Für Jugendliche unter 18 Jahren und Auszubildende beträgt der monatliche Sachbezugswert 189,55 Euro.

Weitere Lohnsteueränderungen in Kurzform

Betriebliche Altersvorsorge: Arbeitgeberbeiträge an eine umlagefinanzierte Pensionskasse bleiben bis zum Höchstbetrag von zwei Prozent der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung West steuerfrei. Das sind 2017: 1.524 Euro (2% von 76.200 Euro).

Lohnsteuerermittlung 2017: Programmablaufplan für die maschinelle Berechnung der vom Arbeitslohn einzubehaltenden Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Maßstabsteuer für die Kirchenlohnsteuer (BMF, Schreiben v. 11.11.2016, Az. IV C 5 – S 2361/16/10001).

Einheitliches Dienstverhältnis: Zahlt ein Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter in dessen Namen verschiedenartige Bezüge als Arbeitslohn, kann es Lohnsteuer für den zweiten und jeden weiteren Betrag ohne Abruf weiterer elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale nach der Steuerklasse VI einbehalten. In diesen Fällen ist es nicht nach den mitgeteilten ELStAM (einheitlich) abzurechnen.

Lohnsteuerjahresausgleich: Der Arbeitgeber darf den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht mehr bis März des Folgejahrs durchführen, sondern bis spätestens Februar des Folgejahrs.

Das ist 2017 lohnsteuerfrei.>>>

Wie berechne ich die Lohnsteuer für die Arbeitslöhne meiner Mitarbeiter?

Um die Lohnsteuer, den darauf anfallenden 5,5-prozentigen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer in korrekter Höher abzuführen, müssen Sie den steuerpflichtigen Arbeitslohn des Mitarbeiters ermitteln und davon gegebenenfalls einen Lohnsteuerfreibetrag abziehen, sollte der Arbeitnehmer diesen im Lohnsteuerermäßigungsverfahren beantragt haben.

Die Höhe der monatlichen Lohnsteuerklasse, die Sie aus den ELStAM entnehmen können, entscheidet letztendlich über die Höhe der monatlichen Lohnsteuer.

Praxis-Tipp: Die monatliche Lohnsteuer kann aus elektronischen Tabellen, über Online-Steuerprogramme, über den Online-Rechner auf bundesfinanzministerum.de (Rubrik Service) oder aus Büchern mit abgedruckten Lohnsteuertabellen entnommen werden.

Muss ich besondere Aufzeichnungen führen?

Sie müssen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen und für jeden Monat die Berechnungsrundlagen für die Ermittlung der Steuerabzüge festhalten. Das Lohnkonto muss sechs Jahr lang aufbewahrt werden.

Aus den gesamten Aufzeichnungen dieses Lohnkontos erstellen Sie am Jahresende eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung, die Sie elektronisch bis spätestens 28. Februar des Folgejahrs ans Finanzamt übermitteln müssen und dem Arbeitnehmer in Papierform aushändigen.

Wann muss ich die Lohnsteuer ans Finanzamt überweisen?

Wann und wie oft Sie im Jahr die Lohnsteuer ans Finanzamt überweisen müssen, hängt davon ab, wie oft das Finanzamt die Übermittlung von Lohnsteuer-Anmeldungen von Ihnen erwartet. Das wiederum hängt davon ab, wie viel Lohnsteuer im Vorjahr ans Finanzamt abgeführt wurde.

Lohnsteuer für das Vorjahr Anmeldungszeitraum
bis zu 1.080 Euro Kalenderjahr
mehr als 1.080 Euro bis zu 4.000 Euro Vierteljahr
mehr als 4.000 Euro Monat

Die Lohnsteuer-Anmeldung muss bis spätestens am 10. Tag nach Ende des Anmeldungszeitraums ans Finanzamt elektronisch übermittelt und bezahlt werden. kös

Lohnsteuer-Nachschau: Das sollten Unternehmer beachten

In den Medien wird in letzter Zeit immer wieder über eine neue Wunderwaffe des Finanzamts gegen Steuersünder berichtet. Gemeint ist die Lohnsteuer-Nachschau des Finanzamts, bei der ein Lohnsteuerprüfer quasi als Überraschungsgast vor der Türe steht.

Diese Prüfungsmöglichkeit ist zwar nicht ganz neu. Unternehmer sollten jedoch einige Verhaltenshinweise beachten, wenn tatsächlich einmal ein Prüfer unangekündigt vor der Türe steht.

Die Lohnsteuer-Nachschau nach § 42g EStG gibt es bereits seit Mitte 2013. Dabei setzt das Finanzamt auf den Überraschungsmoment. Der Prüfer steht ohne Ankündigung vor der Türe und verlangt die Vorlage von lohnsteuerlich relevanten Unterlagen. Keine Zeit also für den Arbeitgeber, seine Lohnunterlagen auf Vordermann zu bringen.

Grundsätze zur Lohnsteuer-Nachschau

 Steht tatsächlich einmal ein Lohnsteuerprüfer ohne vorherige Ankündigung vor der Türe, gelten folgende Steuerspielregeln:

  • Eine Lohnsteuer-Nachschau findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt.
  • Die mit der Nachschau beauftragten Personen können ohne vorherige Ankündigung - und außerhalb einer Lohnsteuer-Außenprüfung - Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben.
  • Betroffene Personen müssen auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen. 
Wichtig: Der Lohnsteuerprüfer darf kein Geld eintreiben. In der Vergangenheit sind hier Fälle bekannt geworden, in denen Betrüger als Lohnsteuerprüfer aufgetreten sind und Geld eingetrieben haben. Der Lohnsteuerprüfer kann nur überprüfen und ist nicht zum Kassieren von Steuern berechtigt.

Verhaltensknigge bei einer Lohnsteuer-Nachschau 

Sollte bei Ihnen eine Lohnsteuer-Nachschau durchgeführt werden, empfiehlt es sich, den Prüfer hereinzulassen. Unterlagen sollten ihm aber nur im Beisein Ihres Steuerberaters ausgehändigt werden. Lassen Sie sich zudem seinen Prüferausweis zeigen und notieren Sie seinen Namen und seine Kontaktdaten.

Tipp: Haben Sie lohnsteuerlich Probleme oder Befürchtungen, dass etwas nicht stimmen könnten, sollten Sie den direkten Draht zum Finanzamt suchen und können damit einer Lohnsteuer-Nachschau entgegenwirken. Beantragen Sie die Erteilung eines Lohnsteueranrufungsauskunft nach § 42e EStG. Dabei handelt es sich um einen kostenlosen Service des Finanzamts, bei dem Ihnen mitgeteilt wird, ob Sie bestimmte lohnsteuerliche Sachverhalte richtig behandeln oder nicht. Durch diese Auskunft kann eine Lohnsteuer-Nachschau verhindert werden.

Denn die Lohnsteuer-Nachschau wird nicht nach dem Zufallsprinzip stattfinden. Die Finanzämter sollen sich vor allem in folgenden Situationen für eine Lohnsteuer-Nachschau entscheiden:

  • bei Beteiligung an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit
  • zur Feststellung der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmereigenschaft
  • zur Feststellung der Anzahl der insgesamt beschäftigten Arbeitnehmer
  • bei Aufnahme eines neuen Betriebs
  • zur Feststellung, ob der Arbeitgeber eine lohnsteuerliche Betriebsstätte unterhält
  • zur Feststellung, ob eine Person selbständig oder als Arbeitnehmer tätig ist
  • zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von sog. Minijobs (vgl. § 8 Absatz 1 und 2 SGB IV), ausgenommen Beschäftigungen in Privathaushalten
  • zur Prüfung des Abrufs und der Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • zur Prüfung der Anwendung von Pauschalierungsvorschriften, z. B. § 37b Absatz 2 EStG.

Nicht Gegenstand der Lohnsteuer-Nachschau sind:

  • Ermittlungen der individuellen steuerlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer, soweit sie für den Lohnsteuer-Abzug nicht von Bedeutung sind
  • die Erfüllung der Pflichten des Arbeitgebers nach dem Fünften Vermögensbildungsgesetz und
  • Beschäftigungen in Privathaushalten

Weiterer Tipp zur Lohnsteuer-Prüfung

Fragen zur Umsatzsteuer sind tabu: Überprüft ein Lohnsteuerprüfer des Finanzamts lohnsteuerliche Sachverhalte, können Feststellungen auch zu Umsatzsteuernachzahlungen führen. Doch der Lohnsteuerprüfer darf keine Fragen zur Umsatzsteuer stellen. Das bestätigt ein Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg.

Das Gericht hat klargestellt, dass ein Lohnsteuerprüfer nicht dazu befugt ist, Fragen zur Umsatzsteuer zu stellen (Urteil v. 2.4.2014, Az. 7 K 7058/13; Revision beim Bundesfinanzhof zugelassen). Sie müssen dem Lohnsteuerprüfer also nicht auf Fragen zur Umsatzsteuer antworten. Hierzu müsste ein für die Umsatzsteuer zuständiger Mitarbeiter abgestellt werden.

Tipp: Hat der Lohnsteuerprüfer lohnsteuerliche Feststellungen, die auch umsatzsteuerlich relevant sind, hat er nur die Möglichkeit, den im Finanzamt zuständigen Sachbearbeiter per Kontrollmitteilung darüber zu informieren. Der Sachbearbeiter wird dann darauf achten, dass die Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt wird. Die Lohnsteuerlichen Werte sind übrigens stets Bruttowerte, aus denen die Umsatzsteuer herauszurechnen ist.

Dieser Artikel wurde zuletzt am 4. Januar 2017 aktualisiert.

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  • Checkliste: Lohnsteuerfreibetrag (PDF, 229 kB)

    Die DHZ-Checkliste zeigt, wie hoch ihre Werbungskosten mindestens sein müssen, damit das Finanzamt einen Freibetrag für den Lohnabzug gewährt. mehr...

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Kilian

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