SEPA - der einheitliche europäische Zahlungsverkehr -

SEPA-Verfahren im Euroraum Checkliste zur SEPA-Umstellung hilft Betrieben

Der Starttermin für SEPA ist der 1. Februar. Allerdings hat sich die Übergangsfrist bis zum 1. August verlängert. Bis dahin müssen alle Betriebe unbedingt auf SEPA umgestellt haben. Die folgende Checkliste gibt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets SEPA - der einheitliche europäische Zahlungsverkehr

Seit 2008 ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA (Single Euro Payments Area) für Überweisungen und seit 2009 auch für Lastschriften möglich. Zum 1. Februar wird nun der endgültige Schritt zu SEPA vollzogen.

Kostenfreie Checkliste im Internet

Da die Umstellung in Deutschland auf SEPA nicht weit genug vorangeschritten ist, gilt nun eine Übergangsfrist bis zum 1. August. Vor allem Unternehmen aller Größen müssen unbedingt bis dahin auf das Verfahren umstellen. Aus diesem Anlass gibt es auf der Webseite ebusiness-lotse.de eine kostenfreie Checkliste zum Download, auf der alle wichtigen Punkte für die Umstellung aufgeführt sind.

Mit der Organisation beginnen

Neben grundlegenden Punkten wie technische und betriebswirtschaftliche Auswirkungen aufs Unternehmen sowie der rechtzeitigen Umstellung, um auftretende Probleme schnell zu lösen, müssen Betriebe am Anfang vor allem organisatorische Fragen klären. So sollte mit der Benennung eines SEPA-Verantwortlichen im Betrieb begonnen werden, der Ansprechpartner für alle wichtigen Fragen des Themas ist. Darüber hinaus sollten die einzelnen Zahlungsströme und die Struktur des eigenen Zahlungsverkehrs analysiert werden.

Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen bei den SEPA-Zahlungsverfahren die IBAN (International Bank Account Number) und derzeit auch der BIC (Business Identifier Code) des Zahlungsempfängers angegeben werden. Die vorhandenen Kontodaten der Kunden müssen in IBAN und BIC umgewandelt werden und in den Kundenstammdaten ergänzt werden.

Eigene Systeme überprüfen

Neben der Angabe von IBAN und BIC müssen Unternehmen zusätzlich mit dem Software-Lieferanten und der eigenen Hausbank sprechen, wie diese die Betriebe bei der Umstellung unterstützen können. So muss beispielsweise geprüft werden, ob die IT-Systeme die neuen XML-Formate verarbeiten können. Davon kann eine Vielzahl von Systemen in allen Geschäftsprozessen betroffen sein, vom Rechnungswesen über die Materialwirtschaft bis hin zur Produktion und dem Vertrieb.

Beachtet werden sollte außerdem, dass die neuen SEPA-Formate deutlich mehr Daten erzeugen und deshalb die Systeme der Betriebe darauf vorbereitet sein müssen. Nur so kann die notwendige Leistung aufrechtgehalten werden.

SEPA-Überweisung

Den Kunden muss die betriebseigene IBAN und BIC mitgeteilt werden – beispielsweise auf Rechnungen oder auf der Webseite. Bei der SEPA-Überweisung sollten SEPA-Überweisungsvordrucke verwendet werden. Unternehmen müssen mit ihrer Bank sprechen, wie lange noch Überweisungsaufträge in den alten Datenformaten eingeliefert werden können (beispielsweise das DTAZV-Format für den Auslandszahlungsverkehr).

Beantragung von Gläubiger-ID

Mit Blick auf das SEPA-Lastschriftverfahren müssen Unternehmen unbedingt eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen. Diese Nummer muss bei jeder Lastschrifteinreichung angegeben werden. Außerdem muss geprüft werden, ob einzelne Abteilungen die Gläubiger-ID mit Geschäftsbereichserkennungen nutzen wollen. Auf glaeubiger-id.bundesbank.de können Unternehmen die ID beantragen.

Alle genannten Punkte werden neben weiteren ausführlich in der Checkliste beschrieben. dhz

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