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Buchhaltung Die passende Software finden

Intelligente Buchhaltungssoftware lässt sich in Handwerksbetrieben als Controllinginstrument einsetzen. Tipps, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Schnelle Informationen sind die Basis für jede gute Unternehmensführung. Korrekte Daten über Gewinn und Verlust schaffen Entscheidungssicherheit und beschleunigen so die Umsetzung von Maßnahmen oder auch Änderungen in der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens.

Nur mit verlässlichen und aktuellen Daten lassen sich zeitnah auch die richtigen Entscheidungen treffen. So liegt es auf der Hand: Professionelle Finanzbuchhaltungssoftware (Fibu) nimmt auch bei Handwerksbetrieben einen immer größeren Stellenwert ein. Denn: Von den reinen Grundfunktionen wie Kassenbücher, Belegverwaltung oder der Übersicht der offenen Posten für Kunden- und Lieferantenseite hinaus, lässt sich Fibu-Software als strategisches Steuerungsmittel einsetzen.

Alle relevante Daten im Blick

Eine optimale Software stellt die wichtigsten Kennzahlen — am besten auf Knopfdruck — zur Verfügung. Die Geschäftsführung erhält so einen schnellen Überblick über Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens. Wichtig: Die Tools sollten nicht nur die momentane Situation analysieren, sondern auch künftige Entwicklungen einbeziehen. Erst dann sind sie ein nützliches Instrument zur Planung und Steuerung.

Angelika Benes

Auswertungen können jederzeit erstellt werden, woraus sich die Möglichkeit ergibt, tagesaktuelle und verlässliche Finanzinformationen zu erhalten. Der Anwender weiß also immer, wo sein Handwerksbetrieb steht und kann schnell handeln. Der zweite Vorteil besteht darin, dass die Auswertungen eine Unterstützung im Gespräch mit der Bank darstellen können beispielsweise bei Kreditverhandlungen.

Doch bevor die wichtigsten Kennzahlen in kompakter Form auf dem Papier stehen, müssen erst alle relevanten Daten erfasst werden. Die Herausforderung besteht darin, dass viele Daten in einem Handwerksunternehmen außerhalb der Fibu generiert werden. Wichtig ist daher, dass die Lösung über reibungslose Schnittstellen an bestehende Software-Programme wie Lohn und Gehalt oder an unterschiedliche Branchensoftware angebunden werden kann.

Automatisches Forderungsmanagement

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, kann dies gerade für kleine und mittlere Handwerksbetriebe schnell negative Folgen haben: die Liquidität ist gefährdet, die eigene Existenz bedroht. Nicht zu vergessen, der Zeitaufwand, der dahinter steckt.

Eine intelligente Fibu verfügt über ein ausgefeiltes Mahnwesen und übergibt Forderungen, die im betriebsinternen Mahnverfahren nicht bezahlt werden, direkt an einen spezialisierten Dienstleister (Inkasso-Unternehmen) — ohne die sonst üblichen Kosten für Anmeldung oder Übermittlung. Zudem lassen sich Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte in Echtzeit einsehen. Jederzeit lässt sich der Inkassoverlauf aufrufen. Die Vorteile: Die Mahnerfolge erhöhen sich und die eigene Kundenbeziehung wird nicht strapaziert.

Zukunftsfähige Lösungen

Ständige Aktualisierungen sind natürlich Pflicht. Selbstverständlich sollte die Software verpflichtende Neuerungen, wie die seit dem 1. Januar geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD), zeitnah umsetzen. Diese haben die bislang gültigen Buchführungsregeln (GoBS und GDPdU) abgelöst und erweitert. Ferner ist es sinnvoll, wenn die Software bereits das branchen- und behördenübergreifende elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) unterstützt, das internationalen Anforderungen entspricht: Rechnungsdaten lassen sich als PDF-Datei übermitteln und umgehend auslesen und verarbeiten. Nachkontrollen reduzieren sich auf ein Minimum.

Die richtige IT-Lösung im Finanzbuchhaltungsbereich entwickelt sich dank ihrer ausgefeilten Controlling- und Reportinginstrumente immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Gerade auch für kleine und mittlere Handwerksunternehmen, die ihren Vorteil der kurzen Entscheidungswege bei immer aktuellem Informationsstand so voll ausspielen können.

Kurze Checkliste für die Auswahl der Fibu-Software:

  • Ist eine DATEV-Schnittstelle für den Import und Export der Daten für den Steuerberater vorhanden? Sie sollte zum Standard gehören.
  • Ist ein flexibles Schnittstellenkonzept vorhanden? Es lässt die Integration in andere Branchensoftware zu.
  • Stehen intelligente Importfunktionen aus gängigen Microsoft-Programmen zur Verfügung? So können relevante Zahlen für das Controlling weiterverarbeitet werden.
  • Sind Inkasso-Schnittstellen bereits integriert? Das erleichtert das Mahnwesen.
  • Werden Branchen- und behördenübergreifende elektronische Rechnungsformate der Zukunft wie ZUGFeRD bereits unterstützt?
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Liveblog: Deutscher Handwerkstag 2016 in Münster

Reporter der Deutschen Handwerks Zeitung berichten vom 8. bis 9. Dezember via Liveblog vom Deutschen Handwerkstag in Münster. Von der Wahl des ZDH-Präsidenten bis zum ZDH-Forum mit Angela Merkel – Bei uns verpassen Sie keinen Programmpunkt.
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Kommentare

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Heike Lorenz

Danke für die Tipps zur Software-Suche

Die habe ich sofort in meinen Friday Five zum Thema Buchhaltung empfohlen: http://das-unternehmerhandbuch.de/2016/05/27/friday-five-5-tipps-fuer-die-buchhaltung/

Sonnige Grüße
Heike Lorenz